Επιλέγοντας μια στρατηγική εκκαθάρισης και αρχειοθέτησης με το QuickBooks 2011 - ανδρείκελα

Η απόφαση για το πότε και πώς θέλετε να καθαρίσετε ή να αρχειοθετήσετε το αρχείο της εταιρείας σας QuickBooks 2011 είναι ως επί το πλείστον θέμα της κοινής λογικής. Η πρώτη σας σκέψη θα πρέπει να είναι αν πρέπει να συμπυκνώσετε το αρχείο της εταιρείας καθόλου. Αν το QuickBooks εξακολουθεί να τρέχει με λογική ταχύτητα, αν δεν βρίσκεστε τρελός λόγω πολλών αχρησιμοποίητων αντικειμένων σε λίστες ή εάν το αρχείο δεδομένων δεν έχει γίνει τεράστιο μεγάλο (μεγαλύτερο από 100MB περίπου), ίσως να μην χρειαστεί συνοψίζω. Δεν επιτυγχάνετε κανένα όφελος, σε πολλές περιπτώσεις, με τον καθαρισμό. Και χωρίς να καθαρίσετε, εξακολουθείτε να έχετε πλήρη οικονομικά αρχεία στα χέρια σας.

Η εκτέλεση μιας διαδικασίας καθαρισμού δεν μειώνει αναγκαστικά το μέγεθος του αρχείου δεδομένων του QuickBooks. Εάν πραγματικά πρέπει να να έχει ένα μικρότερο αρχείο δεδομένων, τι πρέπει να κάνετε είναι πρώτα να εκτελέσετε μια λειτουργία καθαρισμού και στη συνέχεια να αποθηκεύσετε και να επαναφέρετε ένα φορητό αρχείο δεδομένων QuickBooks.

Το άλλο μέρος για τον καθαρισμό και την αρχειοθέτηση των αρχείων της εταιρείας QuickBooks είναι μια άλλη συνήθης έννοια: Θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων του QuickBooks. Συνιστάται να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο αρχείου στο τέλος του έτους, αφού εσείς ή η CPA σας έχει κάνει τελικές προσαρμογές για το έτος. Είναι πολύ καλή ιδέα να δημιουργήσετε ένα αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων QuickBooks που χρησιμοποιείται για την προετοιμασία της φορολογικής σας δήλωσης και των οικονομικών καταστάσεων, διότι μπορείτε αργότερα να εξηγήσετε κάποιον αριθμό σε επιστροφή ή οικονομική κατάσταση, εξετάζοντας το αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων.

Μερικές φορές οι άνθρωποι αλλάζουν εκ προθέσεως ή ακούσια παλιές συναλλαγές. Αυτό σημαίνει ότι κάποιος μπορεί, δυστυχώς, να αλλάξει τις συναλλαγές σε ένα αρχείο δεδομένων QuickBooks σε ένα προηγούμενο έτος. Όταν παρουσιαστεί αυτή η αλλαγή, κάποιος που εξετάζει αργότερα το αρχείο δεδομένων του QuickBooks ενδέχεται να μην είναι σε θέση να εξηγήσει έναν αριθμό σε μια φορολογική δήλωση ή σε μια οικονομική κατάσταση. Για παράδειγμα, εάν κάποιος αργότερα επιστρέψει και αλλάξει μια συναλλαγή σε ένα προηγούμενο έτος και η συναλλαγή αυτή χρησιμοποιείται για τον υπολογισμό των συνολικών εσόδων του έτους, δεν μπορείτε πλέον να χρησιμοποιείτε τα δεδομένα του QuickBooks για να εξηγήσετε τους αριθμούς στη φορολογική σας δήλωση και τις οικονομικές καταστάσεις σας για τα συνολικά έσοδα.

Εάν εξακολουθείτε να έχετε σύγχυση σχετικά με αυτό το ζήτημα - και είναι λίγο δύσκολο - ρωτήστε τον φορολογικό σας σύμβουλο ή την CPA σας για το πρόβλημα.Μπορεί να σας εξηγήσει τον κίνδυνο αλλαγής των δεδομένων του QuickBooks που χρησιμοποιήθηκε για την προετοιμασία μιας επιστροφής ή μιας οικονομικής κατάστασης μετά την προετοιμασία της επιστροφής ή μετά τη δημοσίευση και τη διανομή αυτών των οικονομικών καταστάσεων.