Έλεγχος εγγράφων με το SharePoint 2010 - ανδρείκελα

Η Κορδέλα στο SharePoint 2010 εμφανίζει πολλές από τις ίδιες ενέργειες εγγράφων με το μενού Επεξεργασία. Ένα από τα πλεονεκτήματα της χρήσης της Κορδέλας είναι ότι μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να αναλάβετε δράση σε πολλά έγγραφα ταυτόχρονα. Για παράδειγμα, λέτε ότι θέλετε να ελέγξετε τρία έγγραφα ταυτόχρονα.

Δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε με την Κορδέλα:

1. Στη βιβλιοθήκη εγγράφων σας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε κάθε έγγραφο που θέλετε να ελέγξετε.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Έλεγχος στην καρτέλα "Έγγραφα" της κορδέλας SharePoint.

3. Κάντε κλικ στο OK στη γραμμή επιβεβαίωσης.

   Τα έγγραφα τερματίζονται.

Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το μενού Επεξεργασία ενός εγγράφου για να αποκτήσετε πρόσβαση στην εντολή του μενού Έλεγχος.

Το check-out - και ο ομόλογός του, το check in - είναι απλώς καλή εθιμοτυπία βιβλιοθήκης εγγράφων. Ποιος καλύτερος τρόπος να ενημερώσετε τους άλλους ότι κάνετε αλλαγές σε ένα έγγραφο από το να το ελέγξετε; Ο έλεγχος ενός εγγράφου ορίζει τη σημαία Έλεγχος εκτός λειτουργίας (Yes) και αποθηκεύει το όνομα του ατόμου που εξέτασε το έγγραφο.

Σε γενικές γραμμές, ελέγξτε κάθε έγγραφο που σκοπεύετε να επεξεργαστείτε για περισσότερο από πέντε λεπτά. Με άλλα λόγια, εάν πρέπει να κάνετε κάτι περισσότερο από απλά να αλλάξετε μια λάθος λέξη ή να ενημερώσετε την ημερομηνία σε ένα υποσέλιδο, δείτε το έγγραφο. Φυσικά, μην ξεχνάτε να ελέγχετε τα έγγραφα όταν ολοκληρωθούν οι επεξεργασίες σας.

Ένας λόγος για να χρησιμοποιήσετε το SharePoint Workspace (παλαιότερα γνωστό ως Microsoft Groove) για την πρόσβαση σε έγγραφα σε βιβλιοθήκες εγγράφων του SharePoint είναι ότι μπορείτε να εργαστείτε με τα έγγραφα εκτός σύνδεσης, να κάνετε αλλαγές και, στη συνέχεια, να συγχρονίσετε αυτές τις αλλαγές. Είναι πολύ πιο εύκολο να θυμηθείτε να συγχρονίζετε το SharePoint Workspace στην αρχή και στο τέλος κάθε ημέρας από ό, τι πρέπει να θυμάστε να ελέγχετε και να ελέγχετε τα έγγραφα.

Όταν ελέγχετε ένα έγγραφο ταυτόχρονα, το SharePoint 2010 σας ζητά να αποθηκεύσετε το έγγραφο στο φάκελο Local Drafts. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να δείτε μόνοι σας:

1. Σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω στη στήλη Όνομα για το έγγραφο που θέλετε να ελέγξετε.

2. Όταν εμφανιστεί το βέλος, κάντε κλικ για να εμφανιστεί το μενού Επεξεργασία του εγγράφου και επιλέξτε Έλεγχος.

   Το SharePoint εμφανίζει τη γραμμή εντολών ελέγχου.

   

3. Αποδεχτείτε την προεπιλεγμένη τιμή για να χρησιμοποιήσετε το τοπικό πρόχειρο φακέλου κάνοντας κλικ στο κουμπί OK.

   Το έγγραφο αποσυνδέεται και μεταφορτώνεται στον τοπικό σας σκληρό δίσκο.

   Αν ο διαχειριστής σας δεν έχει αλλάξει τη θέση, ο φάκελος τοπικών σχεδίων μπορεί να βρεθεί στο C: users% username% documentssharepoint drafts.

Για να ανοίξετε το έγγραφο που μόλις αναιρέσατε και κατεβάσατε, πρέπει να περιηγηθείτε στο φάκελο Τοπικά Πρόχειρα με την Εξερεύνηση των Windows και στη συνέχεια να ανοίξετε το αρχείο.Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν θέλουν να ασχοληθούν με αυτό το επιπλέον βήμα.

Όταν εξετάζετε ένα έγγραφο, αν είναι σε κάποια εφαρμογή συμβατή με τα Windows (όπως το Word), θα λάβετε ένα μήνυμα που θα σας επιτρέψει να καθορίσετε αν θα ελέγξετε το έγγραφο στο φάκελο Τοπικά Πρόχειρα. Γενικά, θέλετε να επιλέξετε την επιλογή Use My Folder Drafts Folder, επειδή δημιουργεί ένα προσωρινό αρχείο στον σκληρό σας δίσκο και θα σας αφήσει να επεξεργαστείτε το αρχείο που έχετε κάνει check out ακόμα και όταν είστε εκτός σύνδεσης.

Επιλέγοντας να μην χρησιμοποιήσετε τον τοπικό φάκελο drafts, το αρχείο θα ανοίξει από το διακομιστή του SharePoint. Αυτό μπορεί να αναγκάσει το σύστημά σας να κρεμάσει και να μην ανταποκρίνεται επειδή πρέπει να περιμένει τις αλλαγές σας να ταξιδεύουν πέρα ​​δώθε μέσω του δικτύου προς το διακομιστή. Εάν χάσετε τη σύνδεση δικτύου, τότε θα μπορούσατε να χάσετε αλλαγές στο έγγραφό σας.

Κατεβάστε ένα τοπικό αντίγραφο του αρχείου όταν κάνετε αλλαγές. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το φάκελο τοπικών σχεδίων, το SharePoint Workspace ή να κατεβάσετε το αρχείο με το χέρι και να το ανεβάσετε ξανά όταν ολοκληρώσετε τις αλλαγές.

Τα έγγραφα που έχουν εξαχθεί δείχνουν ένα βέλος στο εικονίδιο τύπου εγγράφου. Όπως φαίνεται εδώ, το στοιχείο της βάσης ελέγχεται έξω, ενώ τα δύο πρώτα δεν είναι.

Αν θέλετε να δείτε ποιος έχει ελεγχθεί ένα έγγραφο, θα πρέπει να εμφανίσετε τη στήλη Έλεγχος προς σε στη βιβλιοθήκη εγγράφων.

Για να ελέγξετε ένα έγγραφο αφού ολοκληρώσετε τις αλλαγές σας, μπορείτε να επαναλάβετε τα βήματα που ακολουθήσατε νωρίτερα για να ελέγξετε το έγγραφο, μόνο στο Βήμα 2, επιλέξτε την επιλογή Έλεγχος από το μενού Επεξεργασία ή κάντε κλικ στο κουμπί στην καρτέλα "Έγγραφο" της Κορδέλας.

Εάν αλλάξετε γνώμη και θέλετε να υποθέσετε ότι το check out δεν συνέβη ποτέ, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Απόρριψη Check Out αντί για έλεγχο στο έγγραφο. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο, αν κατά λάθος έχετε ελέγξει το λάθος έγγραφο.