Του λογισμικού < < του QuickBooks - ανδρείκελα

Μια κρίσιμα σημαντική εργασία που πρέπει να ολοκληρώσετε είτε εσείς είτε κάποιος συν-εργαζόμενος είναι ένα αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου δεδομένων QuickBooks. Λίγα στοιχεία που είναι αποθηκευμένα στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας αξίζουν την ίδια φροντίδα με το αρχείο δεδομένων QuickBooks. Αρκετά κυριολεκτικά, το αρχείο δεδομένων του QuickBooks περιγράφει τις οικονομικές υποθέσεις της επιχείρησής σας. Δεν θέλετε απολύτως να χάσετε το αρχείο δεδομένων.

Η απώλεια του αρχείου δεδομένων, για παράδειγμα, μπορεί να σημαίνει ότι δεν γνωρίζετε πόσα χρήματα έχετε, δεν ξέρετε αν κάνετε ή χάνετε χρήματα και δεν θα μπορείτε εύκολα ή με ακρίβεια προετοιμάστε τις ετήσιες φορολογικές δηλώσεις σας.

Ευτυχώς, η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του αρχείου δεδομένων QuickBooks είναι αρκετά απλή. Θα πρέπει να ολοκληρώσετε μόνο εννέα βήματα:

1Επιλέξτε την εντολή Αρχείο → Δημιουργία αντιγραφής.

Το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφων ή αντιγράφων ασφαλείας, το οποίο παρέχει τρεις επιλογές: την επιλογή αποθήκευσης αντιγράφου ασφαλείας του αρχείου QuickBooks, την επιλογή δημιουργίας φορητού αρχείου εταιρείας και την επιλογή δημιουργίας αντιγράφου λογιστή.

2Θα θέλετε να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας, κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής αντιγράφων ασφαλείας. στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να συνεχίσετε

Μπορείτε να δημιουργήσετε είτε ένα αρχείο πλήρους αντιγράφου ασφαλείας είτε ένα φορητό αρχείο εταιρείας κατά την αντιγραφή του αρχείου QuickBooks. Ένα φορητό αρχείο εταιρείας είναι μικρότερο από ένα αρχείο αντιγράφου ασφαλείας, επομένως είναι πιο βολικό να μετακινηθείτε. Για παράδειγμα, μπορείτε να αποστέλλετε ευκολότερα με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ένα φορητό αρχείο εταιρείας.

Το τρίψιμο με τα αρχεία φορητών εταιρειών είναι το εξής: Το QuickBooks πρέπει να εργαστεί σκληρά για να περιορίσει το φορητό αρχείο της επιχείρησης σε μικρό μέγεθος. Το QuickBooks πρέπει επίσης να κάνει περισσότερη δουλειά για να ξεκλειδώσει το αρχείο αργότερα όταν θέλετε να εργαστείτε μαζί του.

Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί Επόμενο, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφου ή αντιγράφων ασφαλείας. Μπορείτε να μεταβείτε απευθείας στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αντιγραφής ή δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας επιλέγοντας την εντολή Αρχείο → Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας.

3Ειδείξτε αν θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο αντιγράφων ασφαλείας του QuickBooks στον υπολογιστή της εταιρείας σας ή στο κέντρο δεδομένων εκτός γραφείου της QuickBooks.

Κάντε κλικ στην επιλογή Τοπική δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας για να υποδείξετε ότι θέλετε να αποθηκεύσετε το αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου σας στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας ή σε κάποια αφαιρούμενη συσκευή αποθήκευσης, όπως μια μονάδα flash.

4Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές για να επιλέξετε μια θέση δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου "Επιλογές δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας".

5Επιλέξτε σε ποιο φάκελο ή θέση δίσκου πρέπει να δημιουργηθεί αντίγραφο ασφαλείας για το αρχείο της εταιρείας.

Απλά εισάγετε ένα όνομα διαδρομής απευθείας στο πλαίσιο που δηλώνει το σημείο αποθήκευσης των αντιγράφων ασφαλείας.

Αν δεν ξέρετε πώς να εισάγετε ένα όνομα διαδρομής, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση.Όταν το QuickBooks εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Αναζήτηση φακέλου, χρησιμοποιήστε τη λίστα φακέλων του για να επιλέξετε το δίσκο ή το φάκελο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τα αντίγραφα ασφαλείας του QuickBooks.

6 (Προαιρετικό) Επιλέξτε τις επιλογές δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου "Επιλογές δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας" για να καθορίσετε πότε θα πρέπει να σας υπενθυμίζουν τα αρχεία QuickBooks να δημιουργούν αντίγραφα ασφαλείας και πώς θα πρέπει να δημιουργούν αντίγραφα ασφαλείας για το QuickBooks:

Προσθήκη χρονικών σφραγίδων: Για να προσθέσετε την ημερομηνία και την ώρα της λειτουργίας δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας όνομα, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Προσθήκη ημερομηνίας και ώρας του αντιγράφου ασφαλείας στο όνομα αρχείου.

Περιορισμός αντιγράφων ασφαλείας: Για να ενημερώσετε τα βιβλία QuickBooks για να απαλλαγείτε από παλιά αντίγραφα ασφαλείας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Limit the Number of Backup Copies (Αρχείο αριθμός αντιγράφων αντιγράφων σε αυτό το φάκελο) στο πλαίσιο ελέγχου X και στη συνέχεια καθορίστε πόσες αντίγραφα ασφαλείας θέλετε να διατηρήσετε χρησιμοποιώντας το παρακείμενο πλαίσιο κειμένου.

Ρύθμιση παραμέτρων δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας: Επιλέξτε την επιλογή Υπενθύμιση για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας όταν κλείνω το αρχείο της επιχείρησής μου Κάθε πλαίσιο X Times και το παρακείμενο πλαίσιο κειμένου για να καθορίσετε ότι θέλετε να σας υπενθυμίζεται ότι θα δημιουργηθεί αντίγραφο ασφαλείας για το αρχείο QuickBooks όταν κλείνετε το QuickBooks. Οι επιλογές διαστημάτων σας περιλαμβάνουν κάθε φορά, κάθε άλλη φορά, κάθε τρίτη φορά και ούτω καθεξής.

Ενεργοποίηση επιβεβαίωσης δεδομένων: Χρησιμοποιήστε τα κουμπιά επαλήθευσης για να ενημερώσετε το QuickBooks ότι πρέπει να ελέγξει την ακεραιότητα των δεδομένων όταν δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας. Επιλέξτε το κουμπί επιλογής Πλήρης επαλήθευση για την καλύτερη και πιο ολοκληρωμένη επαλήθευση του QuickBooks.

Εναλλακτικά, αν είστε κάποιος που δεν έχει χρόνο για τα επιπλέον δευτερόλεπτα του διπλού ελέγχου, ότι η επαλήθευση των δεδομένων έχει, βεβαίως, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Ταχύτερη επαλήθευση. Καλύτερα, προσέξτε εντελώς τον άνεμο - προσοχή είναι για τα μωρά ούτως ή άλλως - και επιλέξτε το κουμπί επιλογής Όχι επαλήθευσης.

7Κάντε κλικ στο OK όταν ολοκληρώσετε τον καθορισμό της θέσης και των επιλογών αντιγράφων ασφαλείας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

Το QuickBooks εμφανίζει ένα πλαίσιο διαλόγου (δεν εμφανίζεται) που σας ζητάει όταν θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας.

8Επιλέξτε πότε θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας.

Συνήθως, θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας όταν επιλέγετε την εντολή Αποθήκευση αντιγραφής ή αντιγραφής. Σε αυτήν την περίπτωση, όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφων ή αντιγράφων ασφαλείας που ζητάει την ερώτηση όταν; ερώτηση, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση τώρα.

Ωστόσο, μπορείτε επίσης να ενημερώσετε το QuickBooks να προγραμματίζει τακτικά αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων QuickBooks σύμφωνα με κάποιο έξυπνο σχήμα από - όταν το QuickBooks ρωτά πότε ?? ερώτηση - κάνοντας κλικ στο κουμπί Αποθήκευση τώρα και προγραμματισμός μελλοντικών αντιγράφων ή κάνοντας κλικ στο κουμπί Μόνο προγραμματισμός μελλοντικών αντιγράφων.

Εάν ενημερώσετε το QuickBooks ότι θέλετε να προγραμματίσετε αντίγραφα ασφαλείας, το QuickBooks εμφανίζει μερικά πλαίσια διαλόγου που χρησιμοποιείτε για να δημιουργήσετε το νέο πρόγραμμα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας ορίζοντας το χρονοδιάγραμμα και καθορίζοντας τις ημέρες και τις ώρες που πρέπει να προγραμματιστούν τα αντίγραφα ασφαλείας.

9 Κάντε κλικ στο Τέλος για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αντιγραφής ή αντιγράφων ασφαλείας.

Αφού ορίσετε πώς θα πρέπει να λειτουργήσει η λειτουργία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος. Το QuickBooks δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας (ή δημιουργεί αντίγραφο) του τρέχοντος αρχείου της εταιρείας QuickBooks και αποθηκεύει το νέο αντίγραφο αρχείου στη θέση δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.