Βασικά στοιχεία της δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας του αρχείου δεδομένων QuickBooks 2012 - ανδρείκελα

Μια κρίσιμα σημαντική εργασία που πρέπει να ολοκληρώσετε είτε εσείς είτε κάποιος συνάδελφος είναι να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων του QuickBooks 2012 αρχείο. Αρκετά κυριολεκτικά, το αρχείο δεδομένων του QuickBooks περιγράφει τις οικονομικές υποθέσεις της επιχείρησής σας. Δεν θέλετε απολύτως να χάσετε το αρχείο δεδομένων.

Η απώλεια του αρχείου δεδομένων, για παράδειγμα, μπορεί να σημαίνει ότι δεν γνωρίζετε πόσα χρήματα έχετε, δεν γνωρίζετε αν κάνετε ή χάνετε χρήματα και δεν θα μπορείτε εύκολα ή με ακρίβεια προετοιμάστε τις ετήσιες φορολογικές δηλώσεις σας.

Ευτυχώς, η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του αρχείου δεδομένων QuickBooks είναι αρκετά απλή. Θα πρέπει να ολοκληρώσετε μόνο τρία βήματα:

Επιλέξτε την εντολή Αρχείο → Δημιουργία αντιγραφής.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφων ή αντιγράφων ασφαλείας, το οποίο παρέχει τρεις επιλογές: την επιλογή αποθήκευσης αντιγράφου ασφαλείας του αρχείου QuickBooks, την επιλογή δημιουργίας φορητού αρχείου εταιρείας και την επιλογή δημιουργίας αντιγράφου λογιστή.
Θέλετε να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας, κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής αντιγράφων ασφαλείας. Στη συνέχεια, πατήστε Επόμενο για να συνεχίσετε.

Μπορείτε να δημιουργήσετε είτε ένα αρχείο πλήρους αντιγράφου ασφαλείας είτε ένα φορητό αρχείο εταιρείας κατά την αντιγραφή του αρχείου QuickBooks. Ένα φορητό αρχείο εταιρείας είναι μικρότερο από ένα αρχείο αντιγράφου ασφαλείας, επομένως είναι πιο βολικό να μετακινηθείτε.

Για παράδειγμα, μπορείτε να αποστέλλετε ευκολότερα με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ένα φορητό αρχείο εταιρείας. Το τρίψιμο με τα φορητά αρχεία της εταιρείας είναι αυτό: Το QuickBooks πρέπει να εργαστεί σκληρά για να περιορίσει το φορητό αρχείο της εταιρείας σε μικρό μέγεθος. Το QuickBooks πρέπει επίσης να κάνει περισσότερες εργασίες για να απενεργοποιήσει το αρχείο αργότερα όταν θέλετε να εργαστείτε με αυτό.

Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί Επόμενο, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφων ή αντιγράφων ασφαλείας, που εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

Μπορείτε απλά να μεταβείτε απευθείας στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αντιγράφων ή αντιγράφων ασφαλείας που φαίνεται παρακάτω επιλέγοντας την εντολή Αρχείο → Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας.
Υποδείξτε αν θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο αντιγράφων ασφαλείας του QuickBooks στην τοπική εταιρεία σας ή στο κέντρο δεδομένων QuickBooks offsite.

Κάντε κλικ στην επιλογή Τοπική δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας για να δηλώσετε ότι θέλετε να αποθηκεύσετε το αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου σας στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας.
Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές για να επιλέξετε μια θέση δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Επιλογές δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.
Καθορίστε σε ποιο φάκελο ή θέση στο δίσκο πρέπει να δημιουργηθεί αντίγραφο ασφαλείας για το αρχείο της εταιρείας.

Απλώς εισάγετε ένα όνομα διαδρομής απευθείας στο πλαίσιο που δηλώνει το σημείο αποθήκευσης των αντιγράφων ασφαλείας.
(Προαιρετικό) Επιλέξτε τις επιλογές δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου "Επιλογές δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας" που εμφανίζεται παραπάνω για να καθορίσετε πότε θα πρέπει να σας υπενθυμίζουν τα αρχεία QuickBooks και πώς θα πρέπει να δημιουργούν αντίγραφα ασφαλείας για τα αρχεία QuickBooks:
1. Timestamps: Για να προσθέσετε την ημερομηνία και την ώρα της λειτουργίας δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας όνομα, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Προσθήκη ημερομηνίας και ώρας του αντιγράφου ασφαλείας στο όνομα αρχείου.
2. Περιορισμός αντιγράφων ασφαλείας: Για να ενημερώσετε το QuickBooks, πρέπει να απαλλαγείτε από παλιά αντίγραφα ασφαλείας, να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Περιορισμός του αριθμού των αντιγράφων ασφαλείας σε αυτό το φάκελο και στη συνέχεια να καθορίσετε πόσες αντίγραφα ασφαλείας θέλετε να διατηρήσετε χρησιμοποιώντας το παρακείμενο πλαίσιο κειμένου.
3. Υπενθυμίσεις δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας: Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Υπενθύμιση για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας όταν κλείνω το αρχείο της εταιρείας μου και το παρακείμενο πλαίσιο κειμένου για να καθορίσετε ότι θέλετε να υπενθυμίζεται ότι θα δημιουργηθεί αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου QuickBooks κάθε φορά, κάθε δεύτερη φορά, κάθε τρίτη φορά, και ούτω καθεξής, να κλείσετε το QuickBooks.
4. Επαλήθευση δεδομένων: Χρησιμοποιήστε τα κουμπιά επαλήθευσης για να ενημερώσετε το QuickBooks ότι θα πρέπει να ελέγξει την ακεραιότητα των δεδομένων όταν δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας. Σημειώστε το πλήρες κουμπί επαλήθευσης για την καλύτερη και πιο ολοκληρωμένη επαλήθευση του QuickBooks.
Κάντε κλικ στο κουμπί OK όταν ολοκληρώσετε τον προσδιορισμό της τοποθεσίας και των επιλογών αντιγράφων ασφαλείας και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

Το QuickBooks εμφανίζει ένα παράθυρο διαλόγου που σας ρωτάει πότε θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας.
Αποφασίστε πότε θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας.

Συνήθως, θέλετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας όταν επιλέγετε την εντολή Αποθήκευση αντιγραφής ή αντιγραφής. Ωστόσο, μπορείτε να ενημερώσετε επίσης τα προγράμματα QuickBooks να προγραμματίζουν τακτικά αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων QuickBooks σύμφωνα με κάποιο έξυπνο σχήμα.

Αν πείτε στο QuickBooks ότι θέλετε να προγραμματίσετε αντίγραφα ασφαλείας, το QuickBooks εμφανίζει μερικά παράθυρα διαλόγου που χρησιμοποιείτε για να δημιουργήσετε το νέο χρονοδιάγραμμα για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας, αναφέροντας το χρονοδιάγραμμα και λέγοντας τις ημέρες και τις ώρες που πρέπει να προγραμματιστούν τα αντίγραφα ασφαλείας.
Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση αντιγραφής ή δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.

Αφού ορίσετε πώς θα πρέπει να λειτουργήσει η λειτουργία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος. Το QuickBooks δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας (ή δημιουργεί αντίγραφο) του τρέχοντος αρχείου της εταιρείας QuickBooks και αποθηκεύει το νέο αντίγραφο αρχείου στη θέση δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας.