Ρυθμίστε τις φυσικές μετρήσεις και τις τιμές αποθέματος στο QuickBooks 2013 - dummies

Η συρρίκνωση των αποθεμάτων, η αλλοίωση και (δυστυχώς) η κλοπή συνδυάζονται για τη μείωση του αποθέματος που έχετε φυσικά. Για να καταγράψετε αυτές τις μειώσεις αποθεμάτων στο QuickBooks 2013, υπολογίζετε φυσικά το αποθεματικό σας και στη συνέχεια ενημερώνετε τα αρχεία σας στο QuickBooks με τα αποτελέσματα των φυσικών σας μετρήσεων.

Για να καταγράψετε τις πληροφορίες φυσικής καταμέτρησης στο QuickBooks, χρησιμοποιείτε ένα ειδικό εργαλείο. Συγκεκριμένα, χρησιμοποιείτε την εντολή Ρύθμιση ποσότητας / τιμής σε χέρι. Αυτή η εντολή είναι διαθέσιμη σε δύο διαφορετικά μέρη.

Εάν εμφανιστεί η λίστα στοιχείων, κάντε κλικ στο κουμπί Δραστηριότητες (που εμφανίζεται στο κάτω μέρος του παραθύρου Λίστα αντικειμένων) και επιλέξτε την εντολή Ρύθμιση ποσότητας / τιμής σε χέρι. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε τον προμηθευτή → Δραστηριότητες αποθέματος → Προσαρμογή ποσότητας / τιμής στην εντολή Χέρι. Επιλέγοντας οποιαδήποτε εντολή εμφανίζεται το παράθυρο Ρύθμιση ποσότητας / τιμής στο χέρι.

Για να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο Adjust Quantity / Value on Hand, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Adjustment Type (Τύπος προσαρμογής) για να υποδείξετε τι προσαρμόζετε.

   Μπορείτε να ρυθμίσετε την ποσότητα ή την αξία τόσο της ποσότητας όσο και της αξίας των αντικειμένων που κρατάτε στο απόθεμα. Απλά επιλέξτε την κατάλληλη καταχώρηση από την αναπτυσσόμενη λίστα Τύπος προσαρμογής: Ποσότητα, Συνολική αξία ή Ποσότητα και Συνολική τιμή.

2. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Προσαρμογή ημερομηνίας για να καταγράψετε την ημερομηνία της φυσικής σας μέτρησης.

   Με άλλα λόγια, θέλετε να προσαρμόσετε τις ποσότητες σας από την ημέρα που πραγματοποιήσατε ή ολοκληρώσατε τον αριθμό του φυσικού αποθέματος.

3. Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Προσαρμογή λογαριασμού για να προσδιορίσετε το λογαριασμό εξόδων που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την παρακολούθηση του κόστους συρρίκνωσης του αποθέματος.

4. (Προαιρετικό) Καταχωρίστε έναν αριθμό αναφοράς (εάν χρησιμοποιείτε αριθμούς) για να προσδιορίσετε ή να διαχωρίσετε τη συναλλαγή με μοναδικό και ουσιαστικό τρόπο.

5. (Προαιρετικό) Προσδιορισμός του Πελάτη: Εργασία και τάξη.

   Εάν είναι κατάλληλο και σε πολλές περιπτώσεις δεν θα είναι, χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Πελάτης: Εργασία για να προσδιορίσετε τον πελάτη και την εργασία που σχετίζεται με τη συρρίκνωση του αποθέματος. Με παρόμοιο τρόπο, εάν χρειάζεται, χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Κατηγορίας για να προσδιορίσετε την κλάση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την παρακολούθηση της συρρίκνωσης αυτού του αποθέματος.

6. Παρέχετε τις σωστές ποσότητες αποθέματος.

   Οι στήλες Στοιχείο, Περιγραφή και Τρέχουσα ποσότητα στο χέρι του παραθύρου Ρύθμιση ποσότητας / τιμής στο χέρι προσδιορίζουν τα στοιχεία αποθέματος που κρατάτε και μετράει η τρέχουσα ποσότητα.

   Χρησιμοποιήστε τη στήλη Νέα ποσότητα για να δώσετε τη σωστή ποσότητα φυσικού αριθμού του στοιχείου.Αφού εισαγάγετε τη νέα ποσότητα, το QuickBooks υπολογίζει τη διαφορά ποσότητας και εμφανίζει αυτήν την τιμή στη στήλη "Διαφορά ποσότητας".

7. Ρυθμίστε την τιμή.

   Αν επιλέξετε την καταχώρηση Συνολική τιμή ή την καταχώριση Ποσότητα και συνολική αξία από την αναπτυσσόμενη λίστα Τύπος προσαρμογής, το QuickBooks εμφανίζει μια επεκταμένη έκδοση του παραθύρου Ρύθμιση ποσότητας / τιμής στο χέρι.

   Το παράθυρο αυτό σας επιτρέπει να εισαγάγετε τόσο τη σωστή ποσότητα φυσικών μετρήσεων όσο και την ενημερωμένη τιμή για το στοιχείο αποθέματος. Εισάγετε την ποσότητα φυσικών μετρήσεων, προφανώς, στη στήλη Νέα Ποσότητα. Εισάγετε τη νέα ενημερωμένη τιμή στη στήλη "Νέα τιμή".

   Πιθανότατα να χρησιμοποιήσετε αυτή την έκδοση του παραθύρου Adjust Quantity / Value on Hand μόνο εάν χρησιμοποιείτε μια μέθοδο αποτίμησης χαμηλότερου κόστους ή αποθέματος αγοράς. Για παράδειγμα, τόσο τα λογιστικά πρότυπα όσο και οι φορολογικοί κανόνες σας επιτρέπουν να επισημάνετε το απόθεμά σας στο χαμηλότερο από το αρχικό του κόστος ή τη δίκαιη αγοραία αξία του.

   

8. Παρέχετε μια περιγραφή υπενθύμισης.

   Εάν θέλετε να περιγράψετε περαιτέρω την προσαρμογή ποσότητας ή αξίας, χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Memo για αυτό το σκοπό. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να ανατρέξετε στα φύλλα εργασίας φυσικής καταμέτρησης, στους ανθρώπους που εκτελούν τον φυσικό αριθμό ή στην τεκμηρίωση που εξηγεί την προσαρμογή αποτίμησης.

9. Αποθηκεύστε τη ρύθμιση.

   Αφού χρησιμοποιήσετε το παράθυρο Ρύθμιση ποσότητας / τιμής στο χέρι για να περιγράψετε τις αλλαγές ποσότητας ή τις αλλαγές αξίας στο απόθεμά σας, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο ή στο κουμπί Αποθήκευση & Νέα για να αποθηκεύσετε τη συναλλαγή προσαρμογής.

   Όπως ίσως γνωρίζετε σε αυτό το σημείο της ζωής σας, το Save & Close αποθηκεύει τη συναλλαγή και κλείνει το παράθυρο. Αποθήκευση & Νέα αποθηκεύει τη συναλλαγή αλλά αφήνει ανοιχτό το παράθυρο σε περίπτωση που θέλετε να πραγματοποιήσετε πρόσθετες αλλαγές.