Επιπρόσθετες επιλογές προσαρμογής για το QuickBooks 2014 Τιμολόγια - Εικονίδια

Τα εργαλεία προσαρμογής φόρμας του QuickBooks μπερδεύουν εύκολα τους νέους χρήστες του QuickBooks. Αλλά τυπικά, ο τρόπος για να ξεκινήσετε οποιαδήποτε προσαρμογή είναι να μιλάτε με το τι καλεί το QuickBooks τις πρόσθετες επιλογές προσαρμογής του.

1Κάντε κλικ στην καρτέλα Μορφοποίηση του παραθύρου Δημιουργία τιμολογίου και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή διάταξης δεδομένων.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Επιπρόσθετη προσαρμογή. Αυτό το παράθυρο διαλόγου σας δίνει τον έλεγχο τόσο των πληροφοριών που εμφανίζονται στα τιμολόγιά σας όσο και του τρόπου εκτύπωσης των τιμολογίων. Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου Επιπρόσθετη προσαρμογή εάν εργάζεστε με ένα από τα προεπιλεγμένα πρότυπα τιμολογίου - μόνο εάν εργάζεστε με ένα αντίγραφο.

Συνεπώς, τα QuickBooks ενδέχεται να σας ζητήσουν να δημιουργήσετε αντίγραφο ενός προτύπου τιμολογίου όταν κάνετε κλικ στο κουμπί πρόσθετης προσαρμογής.

2Εισαγάγετε τις πληροφορίες κεφαλίδας.

Η καρτέλα Κεφαλίδα του πλαισίου διαλόγου Επιπρόσθετη προσαρμογή σάς επιτρέπει να καθορίσετε ποια πληροφορία μεταφέρεται στο πάνω τμήμα του παραθύρου Δημιουργία τιμολογίων και στην επάνω περιοχή μιας πραγματικής έντυπης φόρμας τιμολογίου. Αυτές οι πληροφορίες, που ονομάζονται κεφαλίδες, παρέχουν τον αριθμό τιμολογίου, την ημερομηνία τιμολόγησης και τις πληροφορίες χρέωσης και αποστολής.

Μπορείτε επίσης να επιλέξετε τον τρόπο με τον οποίο οι πληροφορίες επισημαίνονται συμπληρώνοντας ή επεξεργάζοντας τα περιεχόμενα των πλαισίων κειμένου. Για παράδειγμα, τα πλαίσια ελέγχου Τίτλος προεπιλογής σας επιτρέπουν να καθορίσετε αν ο τίτλος του εντύπου θα εμφανίζεται στην έκδοση οθόνης του τιμολογίου (αυτό θα ήταν στο παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων) και στην εκτυπωμένη έκδοση του τιμολογίου.

Το πλαίσιο κειμένου "Προεπιλεγμένο τίτλο" σάς επιτρέπει να καθορίσετε ποιος θα είναι ο τίτλος του εντύπου. Με παρόμοιο τρόπο, τα πλαίσια ελέγχου ημερομηνίας σάς επιτρέπουν να καθορίσετε αν η ημερομηνία θα πρέπει να εμφανίζεται τόσο στην έκδοση οθόνης όσο και στην έκδοση εκτύπωσης του τιμολογίου και ποια ετικέτα θα πρέπει να χρησιμοποιείται για την περιγραφή της ημερομηνίας του τιμολογίου. Ο αριθμός χρησιμοποιεί το έξυπνο τιμολόγιο περιγραφικού κειμένου ως τον τίτλο της φόρμας τιμολογίου.

3Εισαγάγετε πληροφορίες στη στήλη.

Το τμήμα των τιμοκαταλόγων στη στήλη περιγράφει λεπτομερώς τα στοιχεία για τα οποία χρεώνεται ένα τιμολόγιο. Για παράδειγμα, οι στήλες τιμολογίου προϊόντων περιγράφουν τα συγκεκριμένα προϊόντα, συμπεριλαμβανομένης της τιμής και της ποσότητας. Περιγράφουν επίσης τα στοιχεία που τιμολογούνται. Οι στήλες τιμολογίου υπηρεσίας περιγράφουν τις συγκεκριμένες υπηρεσίες που χρεώνονται.

Όπως μπορείτε να μαντέψετε από το να κοιτάξετε προσεκτικά το σχήμα, η καρτέλα Στήλες του πλαισίου διαλόγου Επιπρόσθετη προσαρμογή μοιάζει με την καρτέλα Κεφαλίδα. Χρησιμοποιείτε τα πλαίσια ελέγχου οθόνης και εκτύπωσης για να δηλώσετε εάν ένα συγκεκριμένο στοιχείο πληροφοριών σε επίπεδο στήλης πρέπει να εμφανίζεται ως στήλη στο παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων ή στο πραγματικό τιμολόγιο που δημιουργήθηκε.

Ομοίως, χρησιμοποιείτε τα πλαίσια κειμένου Τίτλος για να δώσετε τις περιγραφικές ετικέτες που χρησιμοποιεί το QuickBook στο παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων και στην τυπωμένη φόρμα τιμολογίου.

Η μόνη ασυνήθιστη επιλογή που εμφανίζεται στην καρτέλα "Στήλες" είναι τα πλαίσια κειμένου "Παραγγελία". Τα πλαίσια παραγγελίας σας επιτρέπουν να δηλώσετε τη σειρά (από αριστερά προς τα δεξιά) στην οποία θα εμφανίζονται οι στήλες. Εάν ο αριθμός του στοιχείου ή ο κωδικός πρέπει να εμφανίζεται στην πρώτη στήλη στα αριστερά, για παράδειγμα, εισάγετε την τιμή 1 στο πλαίσιο Παραγγελίας σειράς στοιχείου.

4Εισαγάγετε πληροφορίες για στήλες prog.

Οι στήλες prog; μέρος του τιμολογίου παρέχει πληροφορίες σχετικές με καταστάσεις στις οποίες χρησιμοποιείτε χρεώσεις προόδου. Μπορείτε να κάνετε κλικ στην καρτέλα Prog Cols του παραθύρου διαλόγου Επιπρόσθετη προσαρμογή για να προσθέσετε και να αφαιρέσετε πληροφορίες όπως το ποσό που έχει παραγγελθεί, το ποσό που είχε προηγουμένως τιμολογηθεί και οποιαδήποτε ποσά που έχουν παραγγελθεί εκ των προτέρων.

Οι καρτέλες Header, Columns και Prog Cols σάς επιτρέπουν να κάνετε αλλαγές στις φόρμες τιμολογίων σας, αλλά μην πάρετε πολύ νευρικοί για να κάνετε τέλειες αλλαγές την πρώτη φορά. Μπορείτε εύκολα να δείτε ακριβώς πώς φαίνονται οι αλλαγές σας χρησιμοποιώντας το πλαίσιο προεπισκόπησης (εάν η όρασή σας είναι καλύτερο από ό, τι το δικό μου) ή κάνοντας κλικ στο κουμπί OK και στη συνέχεια προσεκτικά να αναθεωρήσετε τη νέα έκδοση του παραθύρου Δημιουργία τιμολογίων.

Εάν συνειδητοποιήσετε ότι έχετε κάνει κάποιο λάθος - ίσως έχετε χρησιμοποιήσει το λανθασμένο κομμάτι του περιγραφικού κειμένου ή έχετε παραγγείλει εσφαλμένα τις στήλες - μπορείτε να προσαρμόσετε ξανά το τιμολόγιό σας και έτσι να διορθώσετε τα προηγούμενα λάθη σας.

5Επιλογή πληροφοριών υποσέλιδου.

Στην καρτέλα υποσέλιδου του πλαισίου διαλόγου Επιπρόσθετη προσαρμογή μπορείτε να καθορίσετε ποιες πληροφορίες εμφανίζονται στο παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων κάτω από την περιοχή των στηλών και στο πραγματικό εκτυπωμένο τιμολόγιο κάτω από την περιοχή των στηλών.

Οι πληροφορίες υποσέλιδου περιλαμβάνουν ένα μήνυμα πελάτη, το συνολικό τιμολόγιο, πληροφορίες πληρωμών και πίστωσης, ένα πεδίο οφειλόμενο στον ισολογισμό και (προαιρετικά) ένα μεγαλύτερο πλαίσιο κειμένου. Εργάζεστε με την καρτέλα υποσέλιδου με τον ίδιο τρόπο που συνεργάζεστε με άλλες καρτέλες.

Εάν θέλετε να εμφανιστούν κάποιες πληροφορίες, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Οθόνη και το πλαίσιο ελέγχου Εκτύπωση. Για να αλλάξετε το κομμάτι του κειμένου που χρησιμοποιεί το QuickBooks, επεξεργαστείτε τα περιεχόμενα του πλαισίου κειμένου "Τίτλος".

6Επιλέξτε πληροφορίες εκτύπωσης.

Η καρτέλα "Εκτύπωση" του πλαισίου διαλόγου Επιπρόσθετη προσαρμογή σάς επιτρέπει να ασκήσετε λίγο έλεγχο σχετικά με τον τρόπο εκτύπωσης των τιμολογίων που χρησιμοποιούν το πρότυπο που έχετε προσαρμόσει.

Για παράδειγμα, τα κουμπιά επιλογής στο επάνω μέρος της καρτέλας σάς επιτρέπουν να καθορίσετε ότι κατά την εκτύπωση αυτού του συγκεκριμένου προτύπου τιμολογίου, τα QuickBooks θα πρέπει να χρησιμοποιούν τις παλιές ρυθμίσεις του παλιού εκτυπωτή τιμολογίου ή άλλες ειδικές ρυθμίσεις εκτύπωσης. Οι ρυθμίσεις εκτύπωσης σας επιτρέπουν επίσης να ενημερώσετε το QuickBooks πώς θα αριθμούσε τις σελίδες ενός τιμολογίου πολλαπλών σελίδων.

Μπορείτε να επαναφέρετε όλες τις προσαρμοσμένες ρυθμίσεις τιμολογίου στην προεπιλεγμένη τους κατάσταση κάνοντας κλικ στο κουμπί Προεπιλογή. Όταν το κάνετε αυτό, όμως, καταργείτε τυχόν αλλαγές ή προσαρμογές που έχετε κάνει.