Προσθήκη και επεξεργασία νέων λογαριασμών Microsoft CRM - ανδρείκελοι

Οι λογαριασμοί είναι εταιρείες. Τα υποκείμενα μπορεί να είναι τμήματα της κύριας εταιρείας ή μπορεί να είναι χωριστές φυσικές τοποθεσίες της ίδιας εταιρείας. Οτιδήποτε προσθέτετε στο Microsoft CRM, μπορείτε να επεξεργαστείτε. Και οτιδήποτε προσθέτετε μπορεί να διαγραφεί, αλλά μια καλύτερη πρακτική είναι να απενεργοποιήσετε έναν Λογαριασμό αντί να τον διαγράψετε. Εάν απενεργοποιήσετε, μπορείτε πάντα να αναζωπυρώσετε τις πληροφορίες αν ανακαλύψετε αργότερα ότι το χρειάζεστε. Η διαγραφή είναι για πάντα.

Λήψη της προσέγγισης συντομεύσεων: Γρήγορη δημιουργία

Γρήγορη δημιουργία, στην οποία έχετε πρόσβαση στο κάτω αριστερό τμήμα της κύριας σελίδας του CRM, σας επιτρέπει να εισάγετε έναν νέο λογαριασμό, επαφή, μόλυβδο ή ευκαιρία Οσο πιο γρηγορα γινεται. Η Γρήγορη Δημιουργία είναι η προσέγγιση του τεμπέλη του ανθρώπου στην εισαγωγή δεδομένων. Η λειτουργία γρήγορης δημιουργίας επιτυγχάνει την ταχύτητά της, εξαλείφοντας τα πάντα εκτός από τα πεδία Απαιτούμενη επιχείρηση . Αυτές είναι οι ετικέτες πεδίων που εμφανίζονται με κόκκινο χρώμα στην οθόνη. Τα υποχρεωτικά πεδία των υποχρεωτικών πεδίων είναι υποχρεωτικά πεδία που το σύστημα χρειάζεται για να αποθηκεύσει και να ανακτήσει τα αρχεία αργότερα.

Μέσα στο παράθυρο Γρήγορη δημιουργία, μπορείτε να επιλέξετε να δημιουργήσετε διάφορους τύπους αρχείων, μεταβαίνοντας στη λίστα επιλογής στο παράθυρο. Για να ξεκινήσετε την προσθήκη ενός νέου λογαριασμού μέσω της λειτουργίας γρήγορης δημιουργίας, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Ανοίξτε τη Γρήγορη δημιουργία.

2. Επιλέξτε λογαριασμούς στο παράθυρο Γρήγορης δημιουργίας.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί Μετάβαση στο ίδιο παράθυρο.

Εμφανίζεται το παράθυρο Δημιουργία λογαριασμού, όπως φαίνεται στο σχήμα 1.

Εικόνα 1: Η μέθοδος γρήγορης δημιουργίας για την εκκίνηση νέου λογαριασμού.

4. Στο πεδίο Όνομα λογαριασμού του πλαισίου διαλόγου Γρήγορη δημιουργία, πληκτρολογήστε το όνομα της εταιρείας του οποίου η εγγραφή δημιουργείτε.

Ως χρήστης, το όνομά σας εμφανίζεται ως ιδιοκτήτης από προεπιλογή.

5. Επιλέξτε την επιλογή Αποθήκευση ή την επιλογή Αποθήκευση και άνοιγμα.

Η επιλογή "Αποθήκευση" αποθηκεύει την εγγραφή που μόλις καθορίσατε και σας μεταφέρει σε ένα άλλο κενό παράθυρο διαλόγου Γρήγορη δημιουργία, το οποίο σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια άλλη εγγραφή λογαριασμού. Η λειτουργία Αποθήκευση είναι αποτελεσματική εάν έχετε περισσότερες από λίγες εγγραφές για να τις εισαγάγετε ταυτόχρονα. Η λειτουργία "Αποθήκευση και Άνοιγμα" αποθηκεύει επίσης την εγγραφή που μόλις δημιουργήσατε, αλλά σας μεταφέρει αμέσως στο πλήρες σύνολο οθονών και πεδίων καταγραφής λογαριασμού, ώστε να μπορείτε να εκτελέσετε πιο ολοκληρωμένη εργασία εισαγωγής πληροφοριών για τη συγκεκριμένη Εγγραφή.

Παρά τις καλύτερες προθέσεις σας να επιστρέψετε αργότερα και να συμπληρώσετε τις υπόλοιπες πληροφορίες, μπορείτε να χρονοτριβήσετε. Σκεφθείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Αποθήκευση και Άνοιγμα. Ακόμα και αν ξεκινήσετε με την επιλογή Γρήγορη δημιουργία, επιλέγοντας Αποθήκευση και Άνοιγμα όταν ολοκληρώσετε την εισαγωγή όλων των υποχρεωτικών πεδίων, θα μεταβείτε στο παράθυρο Λεπτομέρειες.Αυτός είναι ο τόπος που πρέπει να γίνει.

Οι εγγραφές λογαριασμού και οι τέσσερις ενότητες τους

Κάθε εγγραφή λογαριασμού έχει τέσσερα σχετικά παράθυρα: Γενικά, Λεπτομέρειες, Διαχείριση και Πληροφορίες λογαριασμού. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτά τα παράθυρα ή να δημιουργήσετε έναν νέο λογαριασμό, μεταβαίνοντας στο πλέγμα προβολής λίστας λογαριασμών και επιλέγοντας Νέος λογαριασμός από τη γραμμή ενεργειών. Αυτή η μέθοδος, όπως διακρίνεται από τη Γρήγορη Δημιουργία, είναι ο πλήρης τρόπος εισαγωγής δεδομένων για την έναρξη μιας νέας εγγραφής λογαριασμού.

Το σχήμα 2 δείχνει την καρτέλα Γενικά του παραθύρου Λογαριασμός.

Εικόνα 2: Η καρτέλα Γενικά του παραθύρου Λογαριασμός.

Η καρτέλα Γενικά περιέχει τα περισσότερα κρίσιμα στοιχεία επικοινωνίας για τον λογαριασμό σας, συμπεριλαμβανομένου του απαιτούμενου πεδίου: Όνομα λογαριασμού. Τα περισσότερα από τα πεδία της καρτέλας "Γενικά" είναι αυτονόητα, αλλά οι άλλες τρεις καρτέλες αξίζουν μια μικρή συζήτηση:

• Η καρτέλα "Λεπτομέρειες" περιέχει κυρίως οικονομικές πληροφορίες, όπως ετήσια έσοδα και σύμβολο μετοχών εάν η εταιρεία είναι εισηγμένη στο χρηματιστήριο. Αυτό παρέχει δυνητικά χρήσιμες δημογραφικές πληροφορίες σχετικά με το λογαριασμό, υποθέτοντας ότι κάποιος από τον οργανισμό σας κάνει την έρευνα για να συμπληρώσει τις πληροφορίες και να τις κρατήσει σε ισχύ.
• Η καρτέλα "Διαχείριση" έχει λογιστικές πληροφορίες, οι οποίες χρησιμοποιούνται για σκοπούς χρέωσης.
• Η καρτέλα "Πληροφορίες λογαριασμού" έχει δημογραφικές πληροφορίες, και όχι πολλά από αυτά. Αυτός είναι ένας καλός χώρος για να προσθέσετε πρόσθετα προσαρμοσμένα πεδία που είναι σημαντικά για τον οργανισμό σας. Τα προσαρμοσμένα πεδία μπορούν να προστεθούν σε οποιονδήποτε από αυτούς τους τέσσερις τομείς, αλλά υπάρχουν πολλά ακίνητα διαθέσιμα στην υποπεριοχή Info Account.

Ρύθμιση υπο-λογαριασμών

Οι εγγραφές λογαριασμού ενδέχεται να είναι γονείς άλλων εγγραφών λογαριασμού. Ένα παιδί Η εγγραφή μπορεί επίσης να αναφέρεται ως υποκεφάλαιο . Συνήθως, θα χρησιμοποιούσατε το υποσύστημα για να υποτάξετε μια εγγραφή σε μια άλλη. Ένα καλό παράδειγμα συμβαίνει όταν πρόκειται για μια εταιρεία που έχει πολλαπλές τοποθεσίες. Τα κεντρικά γραφεία θα είναι ο μητρικός λογαριασμός και κάθε περιφερειακή τοποθεσία θα είναι υποευθυντής. Συνδέοντας τους Λογαριασμούς με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το σύστημα αναφοράς για να ενοποιήσετε, υποσύνολο ή συνολικά έσοδα για όλους τους σχετικούς Λογαριασμούς.

Το παράθυρο Γενικά, το οποίο είναι το πρώτο και το προεπιλεγμένο παράθυρο κατά τη δημιουργία μιας νέας εγγραφής λογαριασμού, περιέχει το πεδίο που σχετίζεται με έναν λογαριασμό στον άλλο. Αυτό το πεδίο έχει την ένδειξη Μητρική Λογαριασμός και έχει μια λίστα επιλογής που περιέχει όλους τους υπόλοιπους λογαριασμούς στο σύστημα. Δεν υπάρχει ουσιαστικά κανένα όριο στον αριθμό των επιπέδων γονικής μέριμνας που είναι δυνατόν. Με άλλα λόγια, κάθε γονικός λογαριασμός μπορεί να έχει πολλά παιδιά, εγγόνια και μεγάλα-εγγόνια.

Καθώς δημιουργείτε αυτήν τη δομή, η καλύτερη προσέγγιση είναι να χαράξετε τις σχέσεις μεταξύ των λογαριασμών και να ξεκινήσετε από την κορυφή. Πρώτα εισάγετε τον γονικό λογαριασμό και εισάγετε τα παιδιά.