Βίντεο: Section, Week 7 2024
Στο ACT! 2008, προσθέτοντας ένα αρχείο στην καρτέλα "Έγγραφα" είναι εύκολο και αξίζει τον κόπο. Η καρτέλα "Έγγραφα", που μπορείτε να βρείτε στα παράθυρα "Επαφές", "Ομάδες" ή "Εταιρείες", σας επιτρέπει να επισυνάψετε ή να δημιουργήσετε μια συντόμευση σε όλα τα αρχεία σας που σχετίζονται με την τρέχουσα επαφή, ομάδα ή εταιρεία. Μπορείτε να προσθέσετε ή να δημιουργήσετε μια συντόμευση σε μια πρόταση που δημιουργήθηκε στο Excel, μια σύμβαση που δημιουργήθηκε στο Word ή ακόμα και ένα αρχείο PDF που σαρώσατε στον υπολογιστή σας.
Απλώς ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να προσθέσετε ένα έγγραφο στην καρτέλα "Έγγραφα":
1. Εμφανίστε την επαφή, την ομάδα ή την εταιρική εγγραφή στην οποία θέλετε να προσθέσετε ένα έγγραφο.
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Έγγραφα".
3. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη εγγράφου στην εικονιδική γραμμή της καρτέλας "Έγγραφα".
Έχετε δύο επιλογές εδώ:
• Αρχείο: Επιλέγοντας αυτή την επιλογή κλωνίζετε το αρχικό αρχείο και προσθέτετέ το στο ACT! βάση δεδομένων. Αφού προσθέσετε ένα έγγραφο στην καρτέλα "Έγγραφα", μπορείτε να ανοίξετε το αρχείο απευθείας από το ACT! για προβολή, επεξεργασία ή εκτύπωση. Η κατάργηση ενός αρχείου από την καρτέλα "Έγγραφα" δεν αφαιρεί το πρωτότυπο έγγραφο από τον υπολογιστή σας και το αντίστροφο. Να θυμάστε: Επειδή το αρχείο που προσθέτετε στην καρτέλα "Έγγραφα" είναι ένας κλώνος του πρωτοτύπου, οι αλλαγές που κάνετε στο αρχικό έγγραφο δεν εμφανίζονται στο κλωνοποιημένο έγγραφο που βρίσκεται στην καρτέλα "Έγγραφα" στο κλωνοποιημένο έγγραφο εμφανίζονται στο πρωτότυπο. Εξετάστε τη διαγραφή του αρχικού εγγράφου για να αποφύγετε τυχόν σύγχυση.
• Συντόμευση: Δημιουργεί μια συντόμευση που συνδέει πίσω στο αρχικό έγγραφο αντί να την αντιγράψει. Η τοποθεσία του πρωτότυπου εγγράφου εμφανίζεται στην καρτέλα "Έγγραφα".
Η διαδρομή "Τα έγγραφά μου" είναι συγκεκριμένη τόσο για το μηχάνημα όσο και για το χρήστη. Η αγορά ενός νέου υπολογιστή ή η αλλαγή των πληροφοριών του χρήστη στην υπάρχουσα σας καταστήσει τις συντομεύσεις σας άκυρες. Εξετάστε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε ένα νέο φάκελο των Windows, όπως τα έγγραφα ACT, τα οποία μπορούν να δημιουργηθούν ξανά σε έναν νέο υπολογιστή και να προβληθούν από διάφορους χρήστες. Επιπλέον, οι χρήστες απομακρυσμένης βάσης δεδομένων που δεν έχουν πρόσβαση σε αυτούς τους φακέλους δεν μπορούν να δουν το έγγραφο.
Ανάλογα με την επιλογή σας, ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Σύνδεση αρχείου ή Σύνδεση συντόμευσης.
4. Περιηγηθείτε στο έγγραφο που θέλετε να προσθέσετε, επιλέξτε το και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Άνοιγμα.
ACT! προσθέτει το έγγραφο στο ACT! βάση δεδομένων και εμφανίζει το μέγεθος, τον τύπο και την τελευταία τροποποιημένη ημερομηνία στην καρτέλα "Έγγραφα". Τα συνημμένα αρχεία εμφανίζουν το όνομα του εγγράφου. οι συνημμένες συντομεύσεις εμφανίζουν τη διαδρομή προς το αρχείο.
Τα έγγραφα που προσθέτετε στην καρτέλα "Έγγραφα" γίνονται μέρος της βάσης δεδομένων σας, έτσι ώστε οι χρήστες απομακρυσμένου συγχρονισμού να έχουν πρόσβαση και σε αυτά τα έγγραφα.Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ένα αρχείο στην καρτέλα "Έγγραφα" από την Εξερεύνηση των Windows ή τον υπολογιστή μου, σύροντας το εικονίδιο του εγγράφου στην καρτέλα "Έγγραφα".
