5 καλά Λογιστικά Στοιχεία Ελέγχου που Ελαχιστοποιούν Κλοπή

Εδώ είναι μια περίληψη πέντε ισχυρών τεχνικών για την ελαχιστοποίηση των προβλημάτων που προκύπτουν όταν έχετε άτομα με διαφορετικά επίπεδα δεξιοτήτων και επίπεδα της αξιοπιστίας που συνεργάζεται με τα δεδομένα του QuickBooks:

• Συγκρίνετε τακτικά τον αριθμό των φυσικών απογραφών με τα λογιστικά βιβλία απογραφής. Ένα από τα πράγματα που μπορείτε να κάνετε, τόσο για να ελαχιστοποιήσετε τις απώλειες αποθέματός σας όσο και για να διατηρήσετε ακριβή λογιστικά αρχεία, είναι να συγκρίνετε τακτικά τις φυσικές μετρήσεις του αποθέματός σας με αυτό που δείχνουν τα λογιστικά σας αρχεία.

  Αυτή η προσέγγιση για την συχνά καταμέτρηση των πιο πολύτιμων και ευκολότερων αντικειμένων επιτυγχάνει δύο πράγματα:

  • Η συρρίκνωση των αποθεμάτων αναγνωρίζεται γρήγορα.

  • Ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης μπορεί να ελαχιστοποιήσει τη συρρίκνωση του αποθέματος αναγνωρίζοντας τον τύπο απογραφής που κλαπεί πιο συχνά ή ακόμα και όταν το απόθεμα κλέβεται πιο συχνά.

• Εναρμόνιση τραπεζικών λογαριασμών. Μια άλλη μέθοδος που οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων πρέπει να χρησιμοποιούν είναι να συμβιβάσουν τους δικούς τους τραπεζικούς λογαριασμούς. Συχνά, η κλοπή εργαζομένων από το λογιστικό προσωπικό συμβαίνει καθώς οι υπάλληλοι υπολογίζουν πώς να γράφουν επιταγές στον τραπεζικό λογαριασμό της εταιρείας που δεν βλέπει ο ιδιοκτήτης.

  Ένας σίγουρος τρόπος για να βρείτε μια πλασματική και δόλια συναλλαγή είναι να έχει ο ιδιοκτήτης να συμβιβάσει τη δήλωση τράπεζας. Επιπλέον, οποιεσδήποτε φλυκτές, ύποπτες συναλλαγές τείνουν να γίνονται εμφανείς όταν ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης εξετάζει προσεκτικά τους ελέγχους.

• Διαχωρίστε τη λογιστική από τη φύλαξη όπου είναι δυνατόν. Σε μια μικρή επιχείρηση, είναι δύσκολο να διαχωρίζετε πάντα τη λογιστική για κάποια δραστηριότητα από τη φυσική φύλαξη ή τη φυσική ευθύνη για τη δραστηριότητα αυτή.

  Για παράδειγμα, είναι δύσκολο να διαχωρίσετε τη λογιστική απογραφή από τη φυσική φύλαξη ή την πρόσβαση σε αυτό το απόθεμα. Ένας υπάλληλος καταστήματος, για παράδειγμα, μπορεί εύκολα να κλέψει τσιγάρα και επίσης να προσαρμόσει τα αποθέματα μέσω των ταμειακών πωλήσεων τσιγάρων. Παρ 'όλα αυτά, όπου μπορείτε να διαχωρίσετε τη φυσική φύλαξη από τη λογιστική, εμφανίζεται ένας ενσωματωμένος έλεγχος σφαλμάτων. Το πρόσωπο που πραγματοποιεί τον λογιστικό έλεγχο εμμέσως ελέγχει τη φύλαξη του περιουσιακού στοιχείου από τους φυσικούς θεματοφύλακες.

• Εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους στη χρήση των QuickBooks. Θα πρέπει να εκπαιδεύσετε τους υπαλλήλους σας να χρησιμοποιούν το QuickBooks εάν έχετε επιχείρηση οποιουδήποτε μεγέθους για δύο βασικούς λόγους:

  • Πρώτον, κάποιος που ξέρει να χρησιμοποιεί το QuickBooks είναι λιγότερο πιθανό να κάνει λάθη αθέλητα.

  • Δεύτερον, η ακατάστατη λογιστική καταγράφει κλοπή εργαζομένων καμουφλάζ.

• Κλείστε το αρχείο QuickBooks. Παρόλο που δεν απαιτείται να κλείσετε το οικονομικό έτος στο QuickBooks, ίσως να θέλετε να το κάνετε αυτό για να διατηρήσετε την ακεραιότητα των δεδομένων σας.Ακολουθήστε τα εξής βήματα:

  1. Επιλέξτε την εντολή Επεξεργασία → Προτιμήσεις

  2. Επιλογή Λογαριασμού → καρτέλα Προτιμήσεις Εταιρείας

  3. Κάντε κλικ στο κουμπί Ημερομηνία κλεισίματος Ρύθμιση ημερομηνίας / κωδικού πρόσβασης.

     Όταν σας ζητάει η QuickBooks, καθορίστε μια ημερομηνία λήξης και έναν κωδικό πρόσβασης.

     Αφού δώσετε αυτές τις πληροφορίες, το QuickBooks απαγορεύει ή περιορίζει στους χρήστες την αλλαγή ή την εισαγωγή συναλλαγών που χρονολογούνται πριν από την ημερομηνία λήξης.