5 Λογαριασμοί ελέγχου για QuickBooks - dummies

Ακολουθεί μια σύντομη περίληψη πέντε ισχυρών τεχνικών για την ελαχιστοποίηση των προβλημάτων που προκύπτουν όταν έχετε ανθρώπους με διαφορετικά επίπεδα των δεξιοτήτων και της αξιοπιστίας που εργάζονται με τα δεδομένα σας στο QuickBooks:

• Συγκρίνετε τακτικά τον αριθμό των φυσικών απογραφών με τα λογιστικά βιβλία απογραφής. Ένα πράγμα που μπορείτε να κάνετε, τόσο για να ελαχιστοποιήσετε τις απώλειες αποθέματός σας όσο και για να διατηρήσετε ακριβή λογιστικά αρχεία, συγκρίνει τακτικά τις φυσικές μετρήσεις του αποθέματός σας με αυτό που δείχνουν τα λογιστικά σας αρχεία. Η συχνή μέτρηση των πιο πολύτιμων και ευκολότερων αντικειμένων επιτυγχάνει δύο πράγματα:

  • Η συρρίκνωση των αποθεμάτων αναγνωρίζεται γρήγορα.

  • Ο ιδιοκτήτης επιχείρησης μπορεί να ελαχιστοποιήσει τη συρρίκνωση του αποθέματος, προσδιορίζοντας τον τύπο απογραφής που κλαπεί πιο συχνά ή ακόμα και όταν το απόθεμα κλέβεται συχνότερα.

• Εναρμόνιση τραπεζικών λογαριασμών. Ένα άλλο πράγμα που οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων πρέπει να κάνουν, κατά τη γνώμη μου, είναι να συμφιλιώσουν τους τραπεζικούς τους λογαριασμούς. Συχνά, η κλοπή εργαζομένων από το λογιστικό προσωπικό συμβαίνει καθώς οι υπάλληλοι υπολογίζουν πώς να γράφουν επιταγές στον τραπεζικό λογαριασμό της εταιρείας που δεν βλέπει ο ιδιοκτήτης. Ένας σίγουρος τρόπος να βρεθεί μια πλασματική και δόλια συναλλαγή είναι να έχει ο ιδιοκτήτης να συμφιλιώσει τη δήλωση τράπεζας. Επιπλέον, οποιεσδήποτε φλυκτές, ύποπτες συναλλαγές τείνουν να γίνονται εμφανείς όταν ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης εξετάζει προσεκτικά τους ελέγχους.

• Διαχωρίστε τη λογιστική από τη φύλαξη όπου είναι δυνατόν. Σε μια μικρή επιχείρηση, δεν είναι πάντα εύκολο να χωριστεί η λογιστική για κάποια δραστηριότητα από τη φυσική φύλαξη ή τη φυσική ευθύνη για τη δραστηριότητα αυτή. Για παράδειγμα, είναι δύσκολο να διαχωρίσετε τη λογιστική απογραφή από τη φυσική φύλαξη ή την πρόσβαση σε αυτό το απόθεμα. Ένας υπάλληλος καταστήματος, για παράδειγμα, μπορεί να είναι σε θέση να κλέψει εύκολα τα τσιγάρα και επίσης να προσαρμόσει τα αποθέματα καταγραφής μέσω πωλήσεων ταμειακών βιβλίων για τσιγάρα. Παρ 'όλα αυτά, όπου μπορείτε να διαχωρίσετε τη φυσική φύλαξη από τη λογιστική, εμφανίζεται ενσωματωμένος έλεγχος σφαλμάτων. Το πρόσωπο που διενεργεί λογιστικά έμμεσα ελέγχει τη φύλαξη του περιουσιακού στοιχείου από τους φυσικούς θεματοφύλακες.

• Εκπαιδεύστε τους υπαλλήλους στη χρήση των QuickBooks. Θα πρέπει να εκπαιδεύσετε τους υπαλλήλους σας να χρησιμοποιούν το QuickBooks εάν έχετε επιχείρηση οποιουδήποτε μεγέθους, για δύο βασικούς λόγους: Κάποιος που ξέρει πώς να χρησιμοποιεί QuickBooks είναι λιγότερο πιθανό να κάνει αθέλητα σφάλματα και ακατάστατα λογιστικά αρχεία καμουφλάζ κλοπή εργαζομένων.

• Κλείστε το αρχείο QuickBooks. Ακολουθεί μια τελευταία τεχνική που αξίζει να εξεταστεί. Παρόλο που δεν απαιτείται να κλείσετε το οικονομικό έτος στο QuickBooks, ίσως να θέλετε να το κάνετε αυτό για να διατηρήσετε την ακεραιότητα των δεδομένων σας.Δείτε πώς: Επιλέξτε την εντολή Επεξεργασία → Προτιμήσεις, επιλέξτε Λογιστικά, επιλέξτε την καρτέλα Προτιμήσεις εταιρείας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο ημερομηνίας Ρύθμιση ημερομηνίας / κωδικού πρόσβασης. Όταν σας ζητάει η εφαρμογή QuickBooks, καθορίστε ημερομηνία λήξης και κωδικό πρόσβασης. Αφού δώσετε αυτές τις πληροφορίες, το QuickBooks απαγορεύει ή περιορίζει στους χρήστες την αλλαγή ή την εισαγωγή συναλλαγών που χρονολογούνται πριν από την ημερομηνία λήξης.