4 τρόποι για να διατηρήσετε τα οικονομικά αρχεία τακτοποιημένα στο QuickBooks 2016 - dummies

Η αξιοπιστία και η χρησιμότητα των δεδομένων σας QuickBooks 2016 εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το πόσο τακτοποιημένα και τακτοποιημένα κρατάτε τα οικονομικά σας αρχεία. Για να μπορέσετε να βοηθήσετε εσάς ή το προσωπικό σας να κάνετε καλύτερη δουλειά σε αυτό, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε τις ακόλουθες τέσσερις τεχνικές.

Τεχνική # 1: Τακτοποιήστε τακτικά τους τραπεζικούς λογαριασμούς σας στο QuickBooks

Όταν εξοφλήσετε έναν τραπεζικό λογαριασμό, όχι μόνο βελτιώνετε την ακρίβεια των τραπεζικών λογαριασμών σας (συμπεριλαμβανομένων των υπολοίπων λογαριασμού σας). αλλά εσείς επίσης ελέγχετε εμμέσως μια δέσμη άλλων συναλλαγών, συμπεριλαμβανομένων όλων των εσόδων που εισρέουν σε έναν συγκεκριμένο τραπεζικό λογαριασμό. Και ελέγχετε τα έξοδα που καταβάλλονται από έναν συγκεκριμένο λογαριασμό.

Λοιπόν, κατώτατη γραμμή: Συγκεντρώστε τους τραπεζικούς λογαριασμούς σας τακτικά.

Τεχνική # 2: Ενημέρωση υπολοίπων λογαριασμού δανείου

Αν έχετε δανειστεί χρήματα από την τράπεζα, θα πρέπει να ελέγξετε ξανά το υπόλοιπο του λογαριασμού. Και θα πρέπει να ενημερώσετε το υπόλοιπο του λογαριασμού εάν δεν ταιριάζει με τα αρχεία του δανειστή για το τέλος του έτους.

Τα υπόλοιπα του λογαριασμού δανείων συνήθως πάσχουν από «λάθος» με την πάροδο του χρόνου, επειδή η κατανομή των πληρωμών στο κεφάλαιο και τα στοιχεία ενδιαφέροντος τους είναι ελαφρώς μειωμένη. Αυτό το σφάλμα αρχίζει να αυξάνεται με την πάροδο του χρόνου.

Μπορείτε συχνά να ορίσετε υπόλοιπα λογαριασμών δανείου προσθέτοντας μια καταχώριση ημερολογίου που "διορθώνει" το εσφαλμένο υπόλοιπο λογαριασμού και στη συνέχεια ρίχνει την απαιτούμενη οφειλή ή πιστωτική αντιστάθμιση στην κατηγορία εξόδων τόκων δανείου.

Τεχνική # 3: Έλεγχος ορφανών πληρωμών

Οι χρήστες βρίσκουν εκπληκτικά εύκολο να εισάγουν πληρωμές πελατών αλλά στη συνέχεια δεν εφαρμόζουν ποτέ τις πληρωμές σε ένα τιμολόγιο. Όταν συμβεί αυτό το σφάλμα, η επιχείρηση παραλείπει τα έσοδα από τη κατάσταση αποτελεσμάτων και υποτιμά τα έσοδα και τα κέρδη της. Αυτό είναι ένα κακό λάθος.

Μπορείτε να βρείτε οποιεσδήποτε από αυτές τις ορφανές πληρωμές στο αρχείο QuickBooks σας, δημιουργώντας έναν ισολογισμό σε μετρητά. Εάν ένα ισοζύγιο τρεχουσών συναλλαγών εμφανίζει αρνητική τιμή για εισπρακτέους λογαριασμούς, αυτό σημαίνει ότι έχετε εισάγει πληρωμές σε QuickBooks αλλά ποτέ δεν έχετε εφαρμόσει την πληρωμή σε ένα τιμολόγιο.

Για να διορθώσετε αυτό το σφάλμα (ή να διορθώσετε αυτό το σφάλμα πολλές φορές αν έχετε κάνει πολλά σφάλματα), πρέπει να προβάλετε τις πληρωμές πελατών σας ή να δημιουργήσετε μια αναφορά συναλλαγών για έναν πελάτη για να βρείτε αυτά που δεν έχετε εφαρμόσει.

Τεχνική # 4: Ελέγξτε τον ισολογισμό σας

Γνωρίζετε πού εμφανίζονται συχνά τα λογιστικά σφάλματα πιο εντυπωσιακά; Στο ισολογισμό σας.

Για το λόγο αυτό, πάρτε τη συνήθεια να δημιουργείτε τακτικά έναν ισολογισμό. Αναζητήστε περίεργους αριθμούς, για παράδειγμα, ανεκμετάλλευτα κεφάλαια συνολικού ύψους $ 40.000 (δηλαδή τα QuickBooks νομίζουν ότι έχετε 40 μάρκες μετρητών που βρίσκονται γύρω από το γραφείο κάπου) ή ένα υπόλοιπο μετρητών που είναι $ 11.000 (δηλαδή έχετε υπερβεί το λογαριασμό ελέγχου κατά 11 μεγαλειώδης).

Μπορείτε να διερευνήσετε τους αστείες αριθμούς ισολογισμού κάνοντας διπλό κλικ στην παράξενη τιμή στο παράθυρο αναφοράς και στη συνέχεια κοιτάζοντας τα δεδομένα συναλλαγών που προσθέτουν μέχρι κάποια προφανώς εσφαλμένη τιμή.

Ένα τελευταίο σημείο σχετικά με αυτήν την τεχνική ελέγχου σφαλμάτων: Συχνά, το σφάλμα που παράγει μια τρελή τιμή ισολογισμού δεν είναι μια συναλλαγή που εισήχθη εσφαλμένα, αλλά μια συναλλαγή που παραλείφθηκε.

Εάν θέλετε πραγματικά να σκάψετε τα πράγματα καθαρισμού του ισολογισμού, μπορείτε να ξεπεράσετε τον πολύ μακρύ κατάλογο των εργασιών εκκαθάρισης του ισολογισμού στο ιστολόγιο του Evergreen Small Business.