3 Εργαλεία Διαχείρισης Εργασιών στο QuickBooks 2016 - dummies

Τα QuickBooks δεν είναι απλώς ένα σύστημα εισαγωγής δεδομένων για τη συλλογή λογιστικών πληροφοριών. Είναι επίσης ένα εργαλείο για να διασφαλιστεί ότι η οικονομική και λογιστική ουσία γίνεται: QuickBooks 2016 μπορεί να σας βοηθήσει να δείτε ότι οι λογαριασμοί πληρώνονται, υποβάλλονται φορολογικές δηλώσεις, οι πελάτες τιμολογούνται, τα τιμολόγια αυτά εκτυπώνονται κ.ο.κ. Ανακαλύψτε τρία χρήσιμα εργαλεία για να βεβαιωθείτε ότι τα λογιστικά πράγματα που χρειάζεστε για να παραμείνετε στην κορυφή γίνεται: Δημιουργία λίστας, υπενθυμίσεις και προειδοποιητικός διαχειριστής.

Οργάνωση με τη λίστα σύνταξης του QuickBooks

Αν επιλέξετε την εντολή Company To Do List στο QuickBooks 2016, εμφανίζεται ένα παράθυρο λίστας υποχρεώσεων.

Για να προσθέσετε στοιχεία δράσης στο παράθυρο λίστας εργασιών, κάντε κλικ στο κουμπί "Για να κάνετε" και περιγράψτε την εργασία χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου Add To Do που εμφανίζεται. Μπορείτε να δώσετε μια περιγραφή της εργασίας και επίσης να ορίσετε πράγματα όπως η προτεραιότητα της εργασίας, η ημερομηνία λήξης της, ο πελάτης που συνδέεται με την εργασία και ούτω καθεξής.

Για να καταργήσετε εργασίες από το παράθυρο λίστας εργασιών, κάντε διπλό κλικ στην εργασία και, στη συνέχεια, αλλάξτε την κατάσταση σε Done ή Inactive.

Για να εκτυπώσετε μια λίστα υποχρεώσεων, κάντε κλικ στο κουμπί Reports (Αναφορές) του παραθύρου της λίστας υποχρεώσεων.

Χρησιμοποιήστε τις υπενθυμίσεις του QuickBook, ώστε τα πράγματα να εξαφανίζονται

Μπορεί να σας ενδιαφέρει να γνωρίζετε ότι το QuickBooks παρακολουθεί τα πράγματα που πιστεύει ότι πρέπει να κάνετε: εργασίες που πρέπει να κάνετε. λογιστικά καθήκοντα (όπως οι τραπεζικές καταθέσεις που θέλει να κάνετε). τιμολόγια, επιταγές και άλλα στοιχεία που θα πρέπει να εκτυπώσετε. και ούτω καθεξής.

Μπορείτε να δείτε αυτή τη μικρή λίστα επιλέγοντας την εντολή Εταιρεία → Υπενθυμίσεις.

Μπορείτε να εξομαλύνετε τον τρόπο με τον οποίο σας υπενθυμίζει τα αρχεία QuickBooks επιλέγοντας την εντολή Επεξεργασία → Προτιμήσεις, επιλέγοντας την προτίμηση των Υπενθυμίσεις, κάνοντας κλικ στην καρτέλα Προτιμήσεις εταιρείας και στη συνέχεια επιλέγοντας ή αποεπιλέγοντας τις επιλογές όπως επιθυμείτε.

Μείνετε μπροστά με ειδοποιήσεις QuickBooks

Ένα άλλο, πραγματικά χρήσιμο εργαλείο διαχείρισης εργασιών μέσα στο QuickBooks είναι το παράθυρο του Alerts Manager, το οποίο εμφανίζεται όταν επιλέγετε την εντολή Company → Manager Alerts.

Το παράθυρο "Διαχείριση ειδοποιήσεων" εμφανίζει μια λίστα με όλα τα είδη προσεγμένων προτάσεων λογιστικής (όπως "Ώρα για την δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των δεδομένων σας") καθώς και τις νομικές απαιτήσεις ("Πρέπει να στείλετε στους πωλητές σας αυτά τα darn 1099s").

Αυτές οι υπενθυμίσεις είναι πραγματικά χρήσιμες για νέους ή έμπειρους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, λογιστές και λογιστές.

Το μενού της Εταιρείας εμφανίζει επίσης μια άλλη εντολή, Ειδοποιήσεις συντήρησης, που πρέπει να γνωρίζετε. Η εντολή Εταιρεία → Ειδοποιήσεις συντήρησης εμφανίζει ένα παράθυρο ειδοποιήσεων συντήρησης QuickBooks που δεν χρησιμοποιείτε για προσωπική διαχείριση εργασιών και παραγωγικότητα, αλλά μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να επαληθεύσετε ότι το πρόγραμμα QuickBooks είναι ενημερωμένο.