10 παγίδες διαχείρισης έργων και πώς να τις αποφύγετε με το Πρόγραμμα 2016 - Dummies

Η διαχείριση ενός έργου είναι δύσκολη. Το πεδίο εφαρμογής, οι πόροι, οι προσδοκίες, τα χρονοδιαγράμματα και οι προϋπολογισμοί αλλάζουν συνεχώς. Παρόλο που το Project 2016 μπορεί να σας βοηθήσει με τους μηχανισμούς της οργάνωσης, του προγραμματισμού και της παρακολούθησης ενός έργου, δεν μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε όλες τις παγίδες στη διαχείριση έργων. Εδώ είναι μια ματιά σε δέκα από τις πιο κοινές παγίδες και συμβουλές για το πώς να τις αποφύγετε.

Ξεκινώντας πολύ μικρό

Για να ξεκινήσετε στο δεξί πόδι σε ένα νέο έργο, ξεκινήστε με να αναπαράγετε τη μεγάλη εικόνα και να εργάζεστε με συστηματικό τρόπο. Πρέπει να κατανοήσετε το σκοπό, τους στόχους και τη στρατηγική σημασία του έργου προτού να βγάλετε τα λεπτομερή καθήκοντα που είναι απαραίτητα για την ολοκλήρωση του έργου.

Ξεκινήστε θέτοντας τα εξής ερωτήματα: Πρέπει το έργο να οργανωθεί από παραδοτέο; Με φάση; Με γεωγραφία; Με τύπο τεχνολογίας; Σκεφτείτε τις συνέπειες της οργάνωσης του έργου σας με κάθε έναν από αυτούς τους τρόπους.

Όταν καθορίζετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να οργανώσετε το έργο, μπορείτε να ξεκινήσετε τη δομή κατάρρευσης εργασίας (WBS). Εάν αποφασίσετε να οργανώσετε το έργο σας κατά φάση, κάθε φάση του έργου αντικατοπτρίζεται στο ανώτατο επίπεδο του WBS. εάν αποφασίσετε ότι τα παραδοτέα είναι ένας καλύτερος τρόπος να οργανωθεί το έργο, αυτά είναι τα κορυφαία επίπεδα. Όταν το ανώτατο επίπεδό σας είναι εγκατεστημένο, μπορείτε να αρχίσετε να αποσυνθέτετε το ανώτερο επίπεδο σε πιο λεπτομερή πακέτα εργασίας και από τα πακέτα εργασίας σε εργασίες.

Αν δεν καλύψετε τις υποθέσεις σας

Δεν θα μπορούσατε να σχεδιάσετε ένα έργο χωρίς κάποιες υποθέσεις. Κάνοντας υποθέσεις δεν είναι πρόβλημα, αλλά πιστεύοντας ότι άλλοι άνθρωποι γνωρίζουν - ή μοιράζονται - υποθέσεις σας είναι ένα πρόβλημα.

Όποτε ξεκινάτε ένα νέο έργο, δημιουργήστε ένα αρχείο καταγραφής υποθέσεων - είτε σε υπολογιστικό φύλλο Excel είτε ως πίνακα Word. Δηλώστε την παραδοχή, καθορίστε την προθεσμία για την επικύρωσή της και προσθέστε ένα πεδίο για σχόλια. Είναι πολύ απλό, αλλά διασφαλίζει ότι όλοι λειτουργούν με την ίδια σειρά υποθέσεων.

Επικολλήστε την υπόθεση στην ενότητα Σημειώσεις των εργασιών που επηρεάζονται από την παραδοχή.

Επεξεργασία του έργου σας ως το μοναδικό VIP (πολύ σημαντικό έργο)

Το έργο σας είναι σημαντικό για εσάς. στην πραγματικότητα, μπορεί να είναι η πιο σημαντική πτυχή της δουλειάς σας. Μπορεί όμως να μην είναι τόσο σημαντικό για όλους τους άλλους. Εάν εργάζεστε σε έναν οργανισμό που έχει πολλά τρέχοντα έργα, η δική σας δεν είναι πιθανότατα η προτεραιότητα νούμερο ένα. Όποτε οι πόροι έλκονται από το έργο σας για να βοηθήσετε σε ένα άλλο, απλά επιστρέψτε στο πρόγραμμα και αναθεωρήστε το σχέδιό σας για να ολοκληρώσετε το έργο.Μπορεί να χρειαστεί να αναθεωρήσετε τη γραμμή βάσης ή ακόμα και να δημιουργήσετε μια νέα.

Πιστεύοντας ότι η διαθεσιμότητα είναι ένα σετ δεξιοτήτων

Όταν εργάζεστε βαθιά μέσα στο έργο και προσπαθείτε να εξισορροπήσετε τη διαθεσιμότητα πόρων με το έργο που πρέπει να ολοκληρωθεί, η ευκολότερη στρατηγική είναι να αναζητήσετε την πρώτη μη κατανεμημένη, να διατεθεί, να διαθέσει πόρους και να εκχωρήσει το συγκεκριμένο άτομο σε μια εργασία. Το πρόβλημα είναι ότι ο μη κατανεμημένος πόρος μπορεί να μην έχει τις ικανότητες για να κάνει το έργο. Η θέση ενός υπαλλήλου στο τμήμα πληροφορικής, για παράδειγμα, δεν εγγυάται, ούτε καν υπονοεί, ότι μπορεί να δημιουργήσει μια βάση δεδομένων ή να αρχικοποιήσει ένα σύστημα. Προσδιορίστε τις δεξιότητες που απαιτούνται για την ολοκλήρωση του έργου και προσδιορίστε τα σύνολα δεξιοτήτων των διαθέσιμων πόρων. Ίσως χρειαστεί να εντοπίσετε επίπεδα δεξιοτήτων , όπως επίπεδο εισόδου, μεσαίο επίπεδο και εμπειρογνώμονα.

Εγγραφή στο μύθο απεριόριστων πόρων

Εάν δεν υπολογίζετε την προσπάθεια και τη διάρκεια κάθε εργασίας, διατρέχετε τον κίνδυνο να εκχωρήσετε υπερβολική εργασία σε έναν μόνο πόρο. Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι πόροι δεν προορίζονται για έργα με πλήρη απασχόληση. Πολλοί πόροι λειτουργούν σε μια οργάνωση μήτρα - εργάζονται σε πολλά έργα ή εργάζονται στο έργο.

Αν δεν καθορίσετε πόσο καιρό οι πόροι πρέπει να δαπανήσουν για το έργο και να ρυθμίσετε το έργο ανάλογα, αντιμετωπίζετε μια δυσάρεστη έκπληξη όταν το έργο καθυστερεί επειδή οι πόροι του δεν είναι 100% αφιερωμένοι ή επειδή έχετε υπερτιμηθεί.

Βασιζόμενη σε μη ρεαλιστικές εκτιμήσεις

Ως διαχειριστής έργου, βασίζεστε στα μέλη της ομάδας για να παρέχετε ακριβείς εκτιμήσεις κόστους και διάρκειας της εργασίας τους. Μετά από όλα, δεν μπορείτε να είστε ειδικός σε κάθε θέμα. Ωστόσο, επειδή εξακολουθείτε να είστε υπόλογοι για το χρονοδιάγραμμα και τον προϋπολογισμό που αναπτύξατε, θα πρέπει να κατανοήσετε τον τρόπο με τον οποίο αναπτύχθηκαν οι εκτιμήσεις και στη συνέχεια να επαληθεύσετε την κατάλληλη μέθοδο εκτίμησης.

Στην ενότητα "Σημειώσεις", τεκμηριώνετε τη βάση των εκτιμήσεων και τις παραδοχές που χρησιμοποιήθηκαν για την εκπόνηση μιας εκτίμησης για να παρακολουθήσετε τις μεταβλητές που σχετίζονται με την εκτίμηση.

Ξεχάστε να προετοιμαστείτε για το νόμο του Murphy

Ένας διευθυντής έργου μπορεί να κάνει μια στάση. Όντας στην επιχείρηση της επίλυσης προβλημάτων και της παράδοσης αποτελεσμάτων, ωστόσο, δεν σημαίνει ότι μπορείτε να αντέξετε οικονομικά να είστε τυφλά αισιόδοξοι για τα έργα. Η έγκαιρη παράδοση και ο προϋπολογισμός εξαρτάται εν μέρει από τη δημιουργία αποθεματικού για απρόβλεπτα τόσο για το χρονοδιάγραμμα όσο και για τον προϋπολογισμό. Μπορείτε να δημιουργήσετε αποθεματικό για μεμονωμένες εργασίες που είναι εγγενώς επικίνδυνες και να ορίσετε ένα γενικό αποθεματικό έργου. Για τα απλούστερα έργα, αρκεί ένα αποθεματικό 10%. Για τεχνολογία αιχμής, ίσως χρειαστεί ένα αποθεματικό 50 τοις εκατό ή περισσότερο.

Βυζιά στην συνάντηση τρέλα

Το εμπόδιο νούμερο ένα για την ολοκλήρωση των καθηκόντων είναι αναμφισβήτητα η συνάντηση. Μπορείτε να ανακαλέσετε τις εργάσιμες ημέρες, στις οποίες μετακομίζατε από μια συνάντηση στην άλλη, μόνο για να φτάσετε στο τέλος της ημέρας και συνειδητοποιήστε ότι δεν ολοκληρώσατε οποιαδήποτε δική σας δουλειά. Ίσως δεν χρειαζόταν να παρευρεθείτε σε όλες αυτές τις συναντήσεις. Και αν τουλάχιστον είχαν τρέξει πιο αποτελεσματικά, θα μπορούσαν να έχουν ολοκληρώσει το μισό χρόνο.

Σταματήστε την τρέλα συνάντησης! Προγραμματίστε συναντήσεις - ακόμη και εβδομαδιαίες συναντήσεις κατάστασης - μόνο όταν είναι απαραίτητο. Πειραματιστείτε κρατώντας συναντήσεις ομάδας κάθε δύο εβδομάδες ή πραγματοποιώντας συσκέψεις one-on-one με μεμονωμένα μέλη της ομάδας. Εάν ένα συγκεκριμένο θέμα της ημερήσιας διάταξης απαιτεί εισροή από έναν ενδιαφερόμενο, ζητήστε από το άτομο αυτό να παραστεί μόνο σε εκείνο το μέρος της συνάντησης και στη συνέχεια να δικαιολογηθεί για να επιστρέψει στην εργασία.

Ξεχνώντας ότι είναι μόνο ένα μοντέλο

Αφού γνωρίζετε πώς να δημιουργήσετε ένα αποτελεσματικό χρονοδιάγραμμα χρησιμοποιώντας το Project, μην σφάλλετε το χρονοδιάγραμμα για την πραγματικότητα. Το χρονοδιάγραμμα είναι απλά ένα μοντέλο της πραγματικότητας, δεδομένων των διαθέσιμων πληροφοριών εκείνη τη στιγμή. Οι πληροφορίες, οι υποθέσεις, οι εκτιμήσεις και οι πόροι αλλάζουν όλα. οι κίνδυνοι και τα ζητήματα είναι πάντα παρόντα. και φυσικά, το αντικείμενο του έργου αλλάζει. Μόλις αρχίσετε το έργο, είναι μάλλον ξεπερασμένο.

Κάντε το καλύτερό σας για να ενημερώσετε το μοντέλο με τις πιο πρόσφατες πληροφορίες, αλλά να θυμάστε ότι απλά ο προγραμματισμός ενός συμβάντος δεν εγγυάται ότι θα συμβεί.

Βασιζόμενη σε θαύματα

Εάν δεν μπορείτε να υπολογίσετε πώς να εκπληρώσετε μια προθεσμία δεδομένων των πόρων και των πληροφοριών που εισάγετε στο Project, είναι απίθανο να τηρήσετε αυτήν την προθεσμία. Στην πραγματικότητα, το Project μπορεί να σας βοηθήσει να γνωστοποιήσετε τα προβλήματα που είναι εγγενή σε μια επιθετική ημερομηνία παράδοσης. Μπορείτε να παρουσιάσετε στους συμμετέχοντες το χρονοδιάγραμμα και να τους ζητήσετε να σας βοηθήσουν να αποφασίσετε πώς να επιταχύνετε την ολοκλήρωση των εργασιών. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να παρέχουν σχετικές πληροφορίες που σας βοηθούν να ολοκληρώσετε νωρίτερα. σε άλλες περιπτώσεις, ωστόσο, θέλουν το έργο να πραγματοποιηθεί μέχρι μια συγκεκριμένη ημερομηνία, αλλά δεν υπάρχει εύλογος τρόπος για να τηρηθεί η προθεσμία.

Όταν αντιμετωπίζετε μια μη ρεαλιστική προθεσμία, συναντήστε το όσο καλύτερα μπορείτε. Εάν η προθεσμία είναι απλώς αδύνατη, ωστόσο, να την αναγνωρίσετε. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Project για να αναζητήσετε εναλλακτικές προσεγγίσεις για την επίτευξη των παραδοτέων του έργου - αν και δεν μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να συμπιέσετε το χρόνο.