10 χρυσές Κανόνες Διαχείρισης Έργων - ανδρείκελα

Καθώς αρχίζετε να χρησιμοποιείτε το Project 2016, τα κοινά λόγια (ή οι αφορισμοί, τα αξιώματα και οι εντολές) εδώ μπορούν να σας βοηθήσουν να ανακαλέσετε βασικές αρχές διαχείρισης έργου. Τραβήξτε τους στον τοίχο του γραφείου σας, ώστε να μπορείτε να τις αναθεωρήσετε καθ 'όλη τη διάρκεια της εργασίας.

Roll with it

Ο σχεδιασμός κυλιόμενων κυμάτων είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να απλοποιηθεί η διαχείριση ενός έργου. Δεν σχεδιάζετε πλέον στο μέλλον από ό, τι μπορείτε λογικά να δείτε - και δεν σχεδιάζετε με περισσότερες λεπτομέρειες από ό, τι έχει νόημα. Όταν ένα έργο αρχικά ναυλωθεί, έχετε μόνο ημερομηνίες ορόσημο. Καθώς αρχίζετε να καταλαβαίνετε περισσότερα για το έργο, μπορείτε να ορίσετε τον κύκλο ζωής του έργου και τα βασικά παραδοτέα που θα δημιουργηθούν σε κάθε φάση του.

Κατασκευάστε το έργο σε φάσεις. Ξεκινήστε με τις αρχικές φάσεις και συμπληρώστε λεπτομερείς εργασίες, ακολουθίες, πόρους και διάρκειες. Αφήστε τις μεταγενέστερες φάσεις σε υψηλό επίπεδο λεπτομέρειας. με αυτόν τον τρόπο, θα έχετε λιγότερη εργασία για να επαναλάβετε αργότερα εργασίες που απλά δεν μπορούν να προβλεφθούν στην αρχή του έργου. Θα έχετε επίσης λιγότερη ανάγκη να χειριστείτε τη βασική γραμμή αυτών των μεταγενέστερων εργασιών: Εάν οι εργασίες είναι πολύ μεγάλες στο μέλλον, οι απαιτήσεις χρόνου τους δεν θα ταιριάζουν με τους πόρους που αρχικά έχετε ορίσει για αυτούς.

Όταν είναι νωρίς στο παιχνίδι, αποφύγετε να καταλάβετε λεπτομέρειες σχετικά με τα καθήκοντα που είναι πολύ στο μέλλον. Το έργο μπορεί να σας βοηθήσει με τον προγραμματισμό κυλιόμενων κυμάτων όταν χρησιμοποιείτε αυτές τις δυνατότητες του προγράμματος:

• Προβολή διαγράμματος δικτύου: Σας βοηθά να απεικονίσετε γραφικά τις φάσεις του έργου
• Χρονοδιάγραμμα: Εμφάνιση ορόσημα, παραδοτέα και φάσεις υψηλό επίπεδο
• Επέκταση εργασιών και κατάρρευση: Σας επιτρέπει να αποκρύψετε ή να εμφανίσετε φάσεις έργου

Βάλτε τις πάπιες στη σειρά

Πριν ξεκινήσετε τη δημιουργία του έργου, κάντε την εργασία σας. Εάν δεν διαθέτετε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε όταν καθίσετε στον υπολογιστή για να συνεργαστείτε με το Project, θα σταματήσετε συνεχώς, στο μεσαίο σχέδιο και θα ξεφύγετε για να βρείτε τις πληροφορίες - δεν είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος εργασίας.

Προτού να καθίσετε για να χτίσετε ένα χρονοδιάγραμμα έργου, σκεφτείτε τις παρακάτω πληροφορίες έργου:

• Έλεγχος πραγματικότητας βασικών προσδοκιών: Με βάση την εμπειρία σας στη διαχείριση παρόμοιων έργων με την πάροδο του χρόνου, προσδιορίστε εάν τα παραδοτέα, και το προκαταρκτικό χρονοδιάγραμμα είναι εντός λογικής. Αποφασίστε αν θα συζητήσετε αλλαγές στο πεδίο και τον προϋπολογισμό, για να αποφύγετε ένα έργο που δεν είναι ρεαλιστικό από την αρχή.
• Πληροφορίες πόρων: Εάν ο πόρος είναι ανθρώπινος, καταγράψτε το πλήρες όνομα του πόρου, τις πληροφορίες επικοινωνίας, τις ικανότητες, το κόστος, το χρονοδιάγραμμα, τις διενέξεις χρονισμού, το όνομα του διαχειριστή και τα στοιχεία επικοινωνίας του διαχειριστή.Για τον εξοπλισμό ή τις εγκαταστάσεις, βρείτε τη διαθεσιμότητα και το κόστος.
• Δομή ομάδας: Προσδιορίστε αν ένα μέλος της ομάδας καταγράφει την πρόοδο όλων των άλλων ή όλοι οι πόροι κάνουν τη δική τους παρακολούθηση. Αποφασίστε ποιος ενημερώνει το πρόγραμμα μετά τις αλλαγές, ποιος λαμβάνει αντίγραφα των αναφορών και ποιος έχει πρόσβαση στο κύριο πρόγραμμα online.
• Προσδοκίες διαχείρισης: Ρωτήστε αν η διοίκηση αναμένει να δει αντίθετα τις βασικές εκθέσεις που έχουν προγραμματιστεί κανονικά ή έναν άλλο τύπο αναφοράς. Ρωτήστε πώς και από ποιον θέλετε να εγκριθεί ο προϋπολογισμός σε διάφορες φάσεις του σχεδιασμού του έργου και ρωτήστε εάν οποιαδήποτε συμφέροντα μεταξύ επιχειρήσεων θα απαιτούν αναφορές ή έγκριση από πολλαπλές πηγές.
• Εταιρικές πολιτικές: Αυτά τα έγγραφα μπορούν να περιγράφουν πολιτικές εργασίας και υπερωριών, ημερολόγια διακοπών, χρεώσεις γενικών εξόδων ή προσαυξήσεις έργων και κοινή χρήση (ή όχι) πληροφοριών με πελάτες και πωλητές.

Αφού εξετάζετε τα ζητήματα αυτής της λίστας, είστε έτοιμοι να καθίσετε και να αρχίσετε να εισάγετε πληροφορίες σε ένα έργο Έργου. (Ακούτε μια ηχώ εδώ;)

Περιμένετε το απροσδόκητο

Ξέρετε ότι είναι εκεί έξω - ο Murphy και ο βίαιος νόμος του που ορίζει ότι οτιδήποτε μπορεί να πάει στραβά θα πάει στραβά. Τα περισσότερα έργα, ιδίως τα μεγαλύτερα και πιο σύνθετα έργα, δεν ολοκληρώνονται εγκαίρως ή με προϋπολογισμό. Η δουλειά σας ως διαχειριστής του έργου είναι να σχεδιάσετε όσο ακριβέστερα μπορείτε και στη συνέχεια να κάνετε συνετές προσαρμογές όποτε κάποιος ρίχνει ένα κλειδί στα έργα - και το Project σας προσφέρει πολλά εργαλεία για να το κάνετε. Αλλά πέρα ​​από όλα τα αυτοματοποιημένα χαρακτηριστικά του Project, μπορείτε να προβλέψετε την αλλαγή απλά σχεδιάζοντας για αυτό. Η κρίσιμη διαδρομή καθορίζει τη διάρκεια του έργου. Κάθε σοφός διαχειριστής έργου χτίζει τον αποθεματικό χρόνο έκτακτης ανάγκης και τα κεφάλαια στα σχέδιά του / της. Όταν ένα έργο αναδιπλώνεται με καθυστέρηση μιας εβδομάδας και $ 5 000 πάνω από τον προϋπολογισμό, μόνο ο υπεύθυνος του έργου γνωρίζει ότι ήταν

τέσσερις εβδομάδες αργότερα και $ 25.000 δαπανηρότερες από τις αρχικά προγραμματισμένες, χωρίς αποθεματικό για απρόβλεπτα. Προσθέστε το αποθεματικό για απρόβλεπτα πριν από τα μεγάλα παραδοτέα ή το τέλος μιας φάσης για την αντιμετώπιση απροσδόκητων συμβάντων. Μπορείτε ακόμη να προσθέσετε μια εργασία έκτακτης ανάγκης και να την διαθέσετε με τον Murphy.

Χρησιμοποιήστε τον τύπο πόρων πόρων (αντί για εργασία ή υλικό) για να προσθέσετε ένα καθορισμένο ποσό αποθεματικού για απρόβλεπτα σε μια εργασία ή φάση.

Αν και το πρόγραμμα διαχείρισης έργων μπορεί να απλοποιήσει πολλές πτυχές της εργασιακής σας ζωής, οι περισσότεροι άνθρωποι που χρησιμοποιούν το Project για πρώτη φορά κατακλύζονται από τον χρόνο που περνούν την είσοδο και την ενημέρωση των δεδομένων. Αυτά τα καθήκοντα είναι βέβαιο ότι θα είναι δυσκίνητα, αλλά η ανταμοιβή από τον έλεγχο των αυτοματοποιημένων δυνατοτήτων ενημέρωσης και αναφοράς στο Έργο δεν υπερβαίνει την εργασία που υπομένουν.

Όποτε είναι δυνατόν, οι εργασίες εισαγωγής από το Outlook ή το Excel σε Project θα σας βοηθήσουν να επιταχύνετε την εισαγωγή δεδομένων στη φάση προγραμματισμού.

Παρακολουθήστε όσο πιο συχνά μπορείτε - τουλάχιστον μία φορά την εβδομάδα. Αν δεν έχετε την τάση να παρακολουθείτε την πρόοδο ενός έργου, μπορείτε να τελειώσετε πίσω από την παροιμιώδη οκτώ μπάλα.Αυτή η στρατηγική όχι μόνο σας εξοικονομεί από την ανάγκη να εισάγετε ένα βουνό δεδομένων παρακολούθησης, αλλά επίσης σας επιτρέπει - και την ομάδα σας - να δείτε την κατάσταση του έργου ανά πάσα στιγμή. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εντοπίσετε αμέσως την καταστροφή πλησιάζοντας και να κάνετε προληπτικές προσαρμογές.

Αντιπρόσωπος, εκπρόσωπος, εκπρόσωπος

Αποφύγετε την ανάγκη να προσπαθείτε να κάνετε τα πάντα για ένα έργο μόνοι σας. Παρόλο που η δημιουργία και η διατήρηση του αρχείου του Έργου από μόνος σας μπορεί να φαίνεται ότι σας δίνει μεγαλύτερο έλεγχο στο αποτέλεσμα, είναι σχεδόν αδύνατο να πετάτε σόλο σε ένα μεγαλύτερο έργο (και ενδεχομένως μια εργασία πλήρους απασχόλησης). Φυσικά, δεν μπορείτε να επιτρέψετε δεκάδες ανθρώπους να κάνουν αλλαγές στο σχέδιο, επειδή θα διακινδυνεύσατε να χάσετε το κομμάτι του ποιος έκανε τι και πότε. Ωστόσο, μετά από αυτές τις λίγες απλές πρακτικές μπορείτε να μετατρέψετε μερικά δάχτυλα στην πίτα έργου από επιβλαβή σε χρήσιμη:

Ορίστε ένα άτομο για να χειριστείτε όλα τα δεδομένα.

Η αποστολή του ατόμου αυτού είναι να εισάγει όλα τα δεδομένα παρακολούθησης στο κύριο αρχείο.

• Σπάστε το έργο σε μερικά υποπρογράμματα και αναθέστε στους ανθρώπους τους οποίους εμπιστεύεστε να ενεργούν ως διαχειριστές αυτών των υποπρογραμμάτων. Αφήστε τους να χειριστούν τη δική τους παρακολούθηση και προσαρμογές και, στη συνέχεια, να συγκεντρώσουν αυτά τα έργα σε ένα master project έτσι ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε τη συνολική κατάσταση.
• Ορίστε ομοιόμορφες διαδικασίες για την ομάδα μπροστά. Μην αφήνετε ένα μέλος της ομάδας να αναφέρει την ώρα σε ένα φύλλο εργασίας για το διαδίκτυο, άλλο να σας στείλει την πρόοδό του μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλοι καταγράφουν τις ώρες εργασίας τους στο φύλλο χρόνου. Σχεδιάστε μια στρατηγική που χρησιμοποιεί τις λειτουργίες του έργου για να επικοινωνούν με συνέπεια.
• Μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδο σε υψηλό επίπεδο, όπως 25%, 50%, 75% και 100% πλήρεις. Το έγγραφο

Οι περισσότεροι άνθρωποι έχουν ακούσει την προειδοποίηση διαχείρισης έργου "Καλύψτε τις υποθέσεις σας" και το Project σας βοηθά να το κάνετε εύκολα. Χρησιμοποιήστε αυτές τις λειτουργίες για να τεκμηριώσετε τα στοιχεία του έργου:

Περιοχή σημειώσεων:

Χρησιμοποιήστε το για εργασίες και πόρους για να κάνετε μια καταγραφή πληροφοριών φόντου, αλλαγών ή ειδικών προβλημάτων.

• Αναφορές: Προσαρμόστε τις για να ενσωματώσετε όλες τις σχετικές πληροφορίες και να βοηθήσετε τις τάσεις και τις αλλαγές των εγγράφων.
• Οπτικές αναφορές: Χρησιμοποιήστε αυτήν τη νέα δυνατότητα για να ζωγραφίσετε την εικόνα της κατάστασης του έργου για τους ενδιαφερόμενους με οπτική επαφή.
• Αποθηκεύστε πολλές εκδόσεις του έργου, ειδικά εάν αλλάξετε τη βασική γραμμή σε νεότερες εκδόσεις. Με αυτόν τον τρόπο, έχετε ένα αρχείο κάθε βήμα στο σχεδιασμό του έργου για να αναφερθώ όταν προκύπτουν ερωτήσεις κάτω από το δρόμο. Κρατήστε την ομάδα στον βρόχο

Ακολουθήστε αυτές τις μεθόδους για να διατηρήσετε ανοιχτά τα κανάλια επικοινωνίας:

Χρησιμοποιήστε τις λειτουργίες του έργου που ενσωματώνονται με το Outlook ή άλλα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Χρησιμοποιήστε τα για αποστολή αρχείων έργου ή άλλων τύπων επικοινωνιών.

• Ενημερώστε το σχέδιο διαχείρισης επικοινωνιών. Έγγραφο που χρειάζεται ποιες πληροφορίες, πότε και πόσο συχνά.
• Ελέγξτε την πρόοδο με τα μέλη της ομάδας συναντώντας τακτικά προσωπικά, μέσω τηλεφώνου ή μέσω συνάντησης λογισμικού. Βεβαιωθείτε ότι όλα τα μέλη της ομάδας έχουν την τελευταία έκδοση του χρονοδιαγράμματος του έργου για να αναφερθούν σε αυτές τις συναντήσεις.
• Εμφανίστε τον κώδικα δομής αναλύσεων εργασίας (WBS) στις αναφορές. Στη συνέχεια, μπορείτε εύκολα να αναφέρετε συγκεκριμένες εργασίες σε μεγάλα έργα χωρίς σύγχυση.
• Μετρήστε την επιτυχία Όταν ξεκινάτε το έργο, θα πρέπει να έχετε μια ιδέα για το τι αποτελεί επιτυχία και θα πρέπει να ξέρετε πώς να μετρήσετε αυτή την επιτυχία. Έχετε ακούσει αυτό: "Μπορείτε να έχετε το παραδοτέο στο χρόνο, με προϋπολογισμό ή να το κάνετε σωστά. Επιλέξτε δύο. "Η επιτυχία μπορεί να συνεπάγεται την επίτευξη πολλών στόχων, όπως η ικανοποίηση του πελάτη

η ικανοποίηση από τη διαχείριση

η αντιμετώπιση των περιορισμών του προϋπολογισμού

• η έγκαιρη
• Για να προσδιορίσετε τον τρόπο με τον οποίο θα μετρήσετε την επιτυχία, > Η επιτυχία στον προϋπολογισμό σημαίνει ότι δεν υπερβαίνει τις αρχικές εκτιμήσεις κατά περισσότερο από 10 τοις εκατό;
• Το έργο θα εξεταστεί εγκαίρως αν εργάζεστε σε αυτόν τον εκτιμώμενο αριθμό εβδομάδων μείον μια περίοδο δύο μηνών όταν είστε σε αναμονή για συνδικαλιστική απεργία ή είναι ο συνολικός χρόνος εργασίας λιγότερο σημαντικός από την τήρηση συγκεκριμένης προθεσμίας;
• Πώς θα μετρήσετε την ικανοποίηση του πελάτη;

Η επιτυχημένη εκτόξευση προϊόντων περιλαμβάνει υψηλά στοιχεία πωλήσεων μετά την εκτόξευση ή το έργο ήταν επιτυχές απλώς και μόνο επειδή το έχετε μετακομίσει έξω από την πόρτα;

• Τοποθετήστε ορόσημα στο έργο που αντικατοπτρίζουν την επίτευξη κάθε τύπου επιτυχίας. Όταν φτάσετε σε ένα, μπορείτε να πατήσετε την ομάδα σας στο πίσω μέρος. Η γνώση της επιτυχίας σας βοηθά να παρακινήσετε την ομάδα σας να φτάσει εκεί.
• Διατηρήστε μια ευέλικτη στρατηγική
• Τα πράγματα συμβαίνουν. Δεν υπήρξε ποτέ ένα έργο που δεν απαιτούσε καταλύματα για εκπλήξεις κατά μήκος του δρόμου. Το σήμα ενός καλού διαχειριστή έργου είναι ότι είναι σε εγρήγορση σε αυτές τις αλλαγές και κάνει προσαρμογές για να τις αντιμετωπίσει γρήγορα.
• Δεν είναι εύκολο να κάνεις προσαρμογές για να δεχτείς κακές ειδήσεις. στην πραγματικότητα, μπορεί να είναι πραγματικά δύσκολο να παραδώσει κακά νέα. Ωστόσο, η αποφυγή ενός προβλήματος στο έργο και η ελπίδα ότι απλώς θα εξαφανιστεί έχει μια δυσάρεστη συνήθεια να χτυπήσει το χιονοστιβάδα σε ένα ακόμα χειρότερο πρόβλημα. Τα παρακάτω εργαλεία μπορούν να σας βοηθήσουν να κρατήσετε ειδοποίηση για τις αλλαγές και να κάνετε προσαρμογές:

Η επιλογή περιγράμματος εργασίας μπορεί να σας βοηθήσει να αλλάξετε το περίγραμμα της εργασίας για εμπρός φόρτωση, πίσω φόρτωση ή διαφορετικά να αλλάξετε τη διάδοση της εργασίας κατά τη διάρκεια το έργο.

Χρησιμοποιήστε τον Επιθεωρητή Εργασιών για να δείτε ποια είναι η οδήγηση μιας εργασίας. Μπορείτε να αναζητήσετε επιλογές όπως την προσθήκη πόρων, την αναθεώρηση σχέσεων εξάρτησης από την εργασία και τη χρήση αποθεματικού.

Ενεργοποιήστε τη μορφοποίηση της κρίσιμης διαδρομής για να δείτε την κρίσιμη διαδρομή του έργου και να παρακολουθήσετε πόση χαλάρωση παραμένει. Προσαρμογή των καθηκόντων σας για να χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά τη χαλάρωσή τους μπορεί να σας κρατήσει στο χρονοδιάγραμμα σε μια κρίση.

Μάθετε από τα λάθη σας

• Ένα μεγάλο δώρο που προσφέρει το Project είναι η δυνατότητα να κοιτάξετε πίσω μετά την ολοκλήρωση ενός έργου ώστε να μπορείτε να μάθετε από τα λάθη σας. Μπορείτε να αναθεωρήσετε το αρχικό πρόγραμμα και κάθε έκδοση μετά από αυτό, για να δείτε πόσο καλά υπολογίζετε το χρόνο και τα χρήματα και, στη συνέχεια, να μάθετε πώς να το κάνετε καλύτερα.
• Χρησιμοποιώντας τα αρχεία του έργου, μπορείτε να εντοπίσετε τις τάσεις για να μάθετε, παραδείγματος χάριν, πού πάντα φαίνονται να χάνετε το χρονοδιάγραμμα ή γιατί πάντα αφήνετε πολύ λίγο χρόνο για έρευνα αγοράς και πάρα πολύ χρόνο για ερωτήσεις και απαντήσεις.Ίσως πάντα να ξεχνάτε να έχετε προϋπολογισμό για προσωρινή βοήθεια κατά τη διάρκεια των περιόδων βιασμού ή έχετε υπερβολικό προσωπικό από νωρίς, όταν χρειάζεστε λίγους μόνο ανθρώπους.
• Χρησιμοποιήστε τον πλούτο των πληροφοριών στα χρονοδιαγράμματα του Έργου για να εκπαιδεύσετε τον εαυτό σας με τα δικά σας πλεονεκτήματα και αδυναμίες ως σχεδιαστής και διαχειριστή του έργου και να βελτιώσετε τις δεξιότητές σας σε κάθε έργο που αναλαμβάνετε.