Τι πρέπει να ψάξετε κατά τον έλεγχο ή τον έλεγχο ενός χρηματοοικονομικού μοντέλου

Μέρος της Χρηματοοικονομικής Μοντελοποίησης στο Excel Για Ανδρείκελα Cheat Sheet

Εάν χρησιμοποιείτε το Excel για λίγο, ίσως προτιμάτε να δημιουργήσετε από μόνη της τα δικά σας υπολογιστικά φύλλα ή οικονομικά μοντέλα. Σε ένα εταιρικό περιβάλλον, όμως, οι άνθρωποι σπάνια έχουν αυτή την ευκαιρία. Αντ 'αυτού, αναμένεται να αναλάβουν ένα υπάρχον μοντέλο που έχει κατασκευάσει κάποιος άλλος.

Ίσως να προχωράτε σε ένα ρόλο που αναλαμβάνετε από κάποιον άλλο και υπάρχει ένα υπάρχον μοντέλο χρηματοοικονομικής αναφοράς που θα χρειαστεί να ενημερώνετε κάθε μήνα. Ή έχετε ενημερωθεί για να υπολογίσετε τις προμήθειες πωλήσεων ανά τρίμηνο με βάση ένα τερατώδες υπολογιστικό φύλλο 50 φύλλων που δεν σας αρέσει πραγματικά η εμφάνιση. Όχι μόνο κληρονομήστε τα μοντέλα των άλλων μαζί με τις εισροές, τις παραδοχές και τους υπολογισμούς που εισήγαγε ο αρχικός μοντέρνας, αλλά κληρονομήστε και τα λάθη του μοντέλου.

Εάν πρόκειται να αναλάβετε την ευθύνη για το μοντέλο κάποιου άλλου, θα πρέπει να είστε έτοιμοι να το αναλάβετε και να το καταστήσετε δικό σας. Πρέπει να είστε υπεύθυνοι για τη λειτουργία αυτού του μοντέλου και να είστε σίγουροι ότι λειτουργεί σωστά. Ακολουθεί μια λίστα με τα πράγματα που πρέπει να ελέγξετε όταν κληρονομήσετε για πρώτη φορά το οικονομικό μοντέλο κάποιου άλλου:

• Γνωρίστε την εμφάνιση και την αίσθηση. Ανατρέξτε σε κάθε φύλλο για να δείτε ποια σχέδια χρωμάτων έχουν χρησιμοποιηθεί. Διαβάστε τις τυχόν τεκμηρίωση. Υπάρχει ένα κλειδί για να δείτε ποια κύτταρα είναι ποια; Έχει διαφοροποιήσει το μοντέλο μεταξύ τύπων και σκληρών κωδικοποιημένων υποθέσεων;
• Ρίξτε μια καλή ματιά στις φόρμουλες. Είναι συνεπείς; Περιέχουν τυχόν σκληρές κωδικοποιημένες τιμές που δεν θα ενημερώνονται αυτόματα και συνεπώς θα προκαλέσουν σφάλματα;
• Εκτελέστε έλεγχο σφάλματος. Πατήστε το κουμπί Ελέγχου σφαλμάτων στην ενότητα "Έλεγχος φόρμουλας" της καρτέλας Φόρμες στη Κορδέλα για να δείτε με μια ματιά αν υπάρχουν σφάλματα Excel στο φύλλο που μπορεί να προκαλέσουν προβλήματα.
• Ελέγξτε για συνδέσμους σε εξωτερικά αρχεία. Οι εξωτερικοί σύνδεσμοι μπορεί να αποτελούν έγκυρο μέρος της επιχειρησιακής διαδικασίας, αλλά πρέπει να ξέρετε αν αυτό το αρχείο λαμβάνει οποιεσδήποτε πληροφορίες από εξωτερικά βιβλία εργασίας για να βεβαιωθείτε ότι κανείς δεν αλλάζει κατά λάθος φύλλο ή ονόματα αρχείων, προκαλώντας σφάλματα στο μοντέλο σας. Βρείτε εξωτερικούς συνδέσμους πατώντας το κουμπί Επεξεργασία συνδέσεων στην ενότητα Συνδέσεις της καρτέλας Δεδομένα στην Κορδέλα.
• Ελέγξτε τα οριζόμενα εύρη. Οι ονομαστικές σειρές μπορούν να είναι χρήσιμες σε ένα οικονομικό μοντέλο, αλλά μερικές φορές περιέχουν λάθη εξαιτίας περιττών ονομάτων, καθώς και εξωτερικών συνδέσεων. Ανατρέξτε στις ονοματολογίες που ονομάσατε στη Διαχείριση ονομάτων, η οποία βρίσκεται στην ενότητα Ορισμένα ονόματα της καρτέλας Φόρμες στη Κορδέλα.Διαγράψτε οποιεσδήποτε ονομαστικές σειρές που περιέχουν σφάλματα ή δεν χρησιμοποιούνται και εάν περιέχουν δεσμούς σε εξωτερικά αρχεία, λάβετε υπόψη και βεβαιωθείτε ότι είναι απαραίτητα.
• Ελέγξτε τους αυτόματους υπολογισμούς. Οι τύποι θα πρέπει να υπολογίζονται αυτόματα, αλλά μερικές φορές όταν ένα αρχείο είναι πολύ μεγάλο, ή ένας μοντέλος θέλει να ελέγξει τις αλλαγές με μη αυτόματο τρόπο, ο υπολογισμός έχει ρυθμιστεί σε μη αυτόματο αντί για αυτόματο. Αν δείτε τη λέξη "Υπολογισμός" στην κάτω αριστερή γραμμή κατάστασης, αυτό σημαίνει ότι ο υπολογισμός έχει οριστεί σε μη αυτόματο τρόπο, οπότε πιθανότατα πρόκειται για κάποια περίπλοκη έρευνα! Πατήστε το κουμπί Επιλογές υπολογισμού στην ενότητα Υπολογισμός της καρτέλας Φόρμες στη Κορδέλα για να αλλάξετε μεταξύ του υπολογισμού του χειροκίνητου και του αυτόματου βιβλίου εργασίας.

Εκτός από αυτά τα βήματα, θα βρείτε μερικά χρήσιμα εργαλεία ελέγχου στο Excel που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ελέγξετε, να ελέγξετε, να επικυρώσετε και, εάν είναι απαραίτητο, να διορθώσετε ένα κληρονομούμενο μοντέλο, ώστε να μπορείτε να είστε σίγουροι αποτελέσματα του οικονομικού μοντέλου σας:

• Επιθεωρήστε το βιβλίο εργασίας. Γνωρίστε τις κρυμμένες λειτουργίες του μοντέλου σας και εντοπίστε δυνητικά προβληματικά χαρακτηριστικά που διαφορετικά θα ήταν δύσκολο να βρείτε με αυτό το ελάχιστα γνωστό εργαλείο. Για να το χρησιμοποιήσετε, ανοίξτε το βιβλίο εργασίας, κάντε κλικ στο κουμπί Αρχείο στην Κορδέλα. στην καρτέλα Πληροφορίες, κάντε κλικ στο κουμπί Ελέγξτε για ζητήματα.
• F2: Εάν τα κελιά πηγής μιας φόρμας βρίσκονται στην ίδια σελίδα, η συντόμευση F2 βάζει το κελί σε λειτουργία επεξεργασίας, επομένως αυτή η συντόμευση είναι ένας καλός τρόπος να βλέπετε οπτικά από πού προέρχονται τα δεδομένα προέλευσης.
• Προηγούμενα ίχνη / εξαρτώμενα: Τα εργαλεία ελέγχου του Excel εντοπίζουν οπτικά τις σχέσεις με τα βέλη της γραμμής ιχνηλάτησης. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτά τα εργαλεία στην ενότητα "Έλεγχος φόρμουλας" της καρτέλας "Φόρμες" στην κορδέλα.
• Αξιολογήστε τη φόρμουλα: Ξεσκεπάζετε τους μακρούς και σύνθετους τύπους χρησιμοποιώντας το εργαλείο "Αξιολόγηση φόρμουλας" στην ενότητα "Έλεγχος φόρμουλας" της καρτέλας "Φόρμες" στη Κορδέλα.
• Εργαλεία ελέγχου σφαλμάτων: Αν κάνετε κάποιο λάθος - ή τι πιστεύει το Excel είναι ένα λάθος - ένα πράσινο τρίγωνο θα εμφανιστεί στην επάνω αριστερή γωνία του κελιού. Αυτό θα συμβεί αν παραλείψετε παρακείμενα κελιά ή εάν εισάγετε μια εισαγωγή ως κείμενο, που μοιάζει με έναν αριθμό.
• Παράθυρο παρακολούθησης: Εάν έχετε κελιά εξόδου που θέλετε να παρακολουθήσετε, αυτό το εργαλείο θα εμφανίσει το αποτέλεσμα συγκεκριμένων κελιών σε ξεχωριστό παράθυρο. Μπορείτε να βρείτε αυτό το εργαλείο στην ενότητα "Έλεγχος φόρμουλας" της καρτέλας "Φόρμες" στην κορδέλα. Είναι χρήσιμο για τον έλεγχο των τύπων για να δείτε την επίδραση μιας αλλαγής στις υποθέσεις σε ξεχωριστό κελί ή κύτταρα.
• Προβολή τύπων: Για να δείτε όλους τους τύπους με μια ματιά και όχι για τις προκύπτουσες τιμές, πατήστε το κουμπί Εμφάνιση τύπων στην ενότητα "Έλεγχος φόρμουλας" της καρτέλας Φόρμες στην Κορδέλα (ή χρησιμοποιήστε τη συντόμευση Ctrl +). Η εμφάνιση των τύπων είναι επίσης ένας πολύ γρήγορος και εύκολος τρόπος να διαπιστωθεί εάν υπάρχουν τυχόν σκληρές κωδικοποιημένες τιμές.