Χρησιμοποιώντας ονομαστικές εύνοιες στο Excel Φόρμες - dummies

Μια ονομαστική περιοχή στο Excel δεν είναι τίποτα περισσότερο από ένα κύτταρο ή ένα εύρος κυττάρων που έχει δοθεί ένα φιλικό, περιγραφικό όνομα. Ο ορισμός του ονόματός σας επιτρέπει τη χρήση αναγνωρίσιμων ονομάτων στους τύπους σας αντί για τις διευθύνσεις κελιών.

Για παράδειγμα, πείτε ότι έχετε πωλήσεις γραμμικών στοιχείων στα κελιά A1: A25 και έχετε ένα ποσοστό φόρου στο κελί B1. Θα μπορούσατε να υπολογίσετε ένα συνολικό ποσό πώλησης με φόρο χρησιμοποιώντας αυτόν τον τύπο:

= SUM (A1: A25) * (1 + B1)

Τώρα φανταστείτε ότι δώσατε στα ονόματά σας περιγραφικά ονόματα, καλώντας κελιά A1: 25 Sale_Items και καλώντας το cell B1 Tax_Percent. Θα μπορούσατε τότε να υπολογίσετε το συνολικό ποσό πώλησης με τον φόρο χρησιμοποιώντας αυτόν τον τύπο:

= SUM (Sales_Items) * (1 + Tax_Percent)

Αμέσως, μπορείτε να δείτε πόσο πιο εύκολο είναι να καταλάβετε τι συμβαίνει στο τύπος. Ο τύπος είναι ευκολότερος όχι μόνο να διαβάζεται αλλά και να εξηγείται σε άλλους που δεν είναι εξοικειωμένοι με το βιβλίο εργασίας.

Δημιουργία εύρους ονομασίας

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να δημιουργήσετε μια ονομαστική περιοχή:

Επιλέξτε το κελί ή το εύρος κελιών που θέλετε να ονομάσετε.

1. Επιλέξτε Ορισμός ονόματος από την καρτέλα Φόρμες. Αυτό ενεργοποιεί το παράθυρο διαλόγου Νέο όνομα.

2. Στο πλαίσιο εισαγωγής ονόματος, εισαγάγετε ένα φιλικό, περιγραφικό όνομα για το εύρος σας.

   

3. Στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο Scope (Σκοπός), επιλέξτε αν θέλετε το φάσμα που έχετε ορίσει να είναι διαθέσιμο για χρήση σε όλο το βιβλίο εργασίας ή μόνο σε ένα συγκεκριμένο φύλλο.

4. Πατήστε το κουμπί OK για να δημιουργήσετε το όνομά σας.

5. Λάβετε υπόψη αυτούς τους κανόνες και τις βέλτιστες πρακτικές όταν επιλέγετε ένα όνομα για την εμβέλειά σας:

Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διαστήματα στα ονόματα εύρους. Χρησιμοποιήστε μια υπογράμμιση για να μιμηθεί ένα διάστημα αντί (για παράδειγμα, Sales_Items).

• Τα ονόματα εύρους πρέπει να αρχίζουν με ένα γράμμα ή μια υπογράμμιση.

• Τα ονόματα εύρους δεν μπορούν να είναι ίδια με τις διευθύνσεις κελιών. Για παράδειγμα, δεν μπορείτε να ονομάσετε το εύρος Q1 επειδή το Excel διαθέτει ήδη ένα κελί Q1.

• Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε γράμμα ως όνομα εμβέλειας εκτός από το R και το C. Αυτά διατηρούνται στο Excel για το στυλ αναφοράς R1C1.

• Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σύμβολα χειριστή (+, -, *, /, &) στα ονόματα εύρους. Τα μόνα σύμβολα που ισχύουν στα ονόματα εύρους είναι η περίοδος (.), Ερωτηματικό (?), Σύμβολο υπογράμμισης (_) και σύσφιξη (), εφόσον δεν χρησιμοποιούνται ως ο πρώτος χαρακτήρας του ονόματος.

• Αποφύγετε τη χρήση ονομάτων που χρησιμοποιεί το Excel εσωτερικά, για παράδειγμα, Print_Area. Παρόλο που το Excel επιτρέπει αυτό το όνομα, η χρήση του μπορεί να προκαλέσει σφάλματα σύγκρουσης ονομάτων στο βιβλίο εργασίας.Άλλα ονόματα που πρέπει να αποφύγετε είναι Auto_Activate, Auto_Close, Auto_Deactivate, Auto_Open, Consolidate_Area, Criteria, Data_Form, Βάση δεδομένων, Εξαγωγή, Φίλτρο δεδομένων, Print_Titles, Recorder και Sheet_Title.

• Το μέγιστο μήκος για ένα όνομα εμβέλειας είναι 255 χαρακτήρες. Τούτου λεχθέντος, θα πρέπει να αποφύγετε γενικά πολύ μεγάλα ονόματα. Θυμηθείτε ότι ο σκοπός ενός ονόματος εμβέλειας είναι να παράσχετε ένα νόημα, εύκολο να θυμάστε το όνομα που μπορείτε εύκολα να πληκτρολογήσετε σε μια φόρμουλα.

• Εργασία με το πλαίσιο ονόματος

Το πλαίσιο ονόματος, που βρίσκεται στα αριστερά της φόρμας φόρμουλας, προσφέρει μερικές εύχρηστες λειτουργίες για εργασία με ονόματα εύρους. Μπορείτε να κάνετε κλικ στον επιλογέα drop-down στο πλαίσιο Όνομα για να δείτε όλες τις ονοματολογίες που ονομάζονται στο βιβλίο εργασίας σας. Κάνοντας κλικ σε οποιοδήποτε από τα οριζόμενα εύρη στη λίστα επιλέγει αυτόματα αυτό το εύρος.

Το πλαίσιο ονομάτων χρησιμεύει επίσης ως γρηγορότερος τρόπος για να δημιουργήσετε μια ονομαστική περιοχή. Για να δημιουργήσετε μια ονομαστική περιοχή με το πλαίσιο ονόματος, πρώτα επιλέξτε το κελί ή το εύρος που θέλετε να ονομάσετε. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα έγκυρο όνομα απευθείας στο πλαίσιο ονόματος. Πατήστε το πλήκτρο Enter για να δημιουργήσετε το όνομα.

Το πλαίσιο ονόματος μπορεί να αλλάξει. Εάν έχετε ένα πολύ μακρύ όνομα για το πλαίσιο ονόματος, απλά μετακινήστε το δείκτη του ποντικιού σας πάνω από το δεξί άκρο του πλαισίου ονομάτων μέχρι να μετατραπεί σε οριζόντιο βέλος. Όταν ο κέρσορας σας γίνει ένα οριζόντιο βέλος, κάντε κλικ και σύρετε για να διευρύνετε το πλαίσιο ονόματος.