Χρησιμοποιώντας τα ειδικά αρχεία αριθμών Excel 2007 - dummies

Το Excel 2007 περιλαμβάνει ένα ικανό μορφότυπο αριθμού ειδική κατηγορία που περιέχει τέσσερις μορφές: τον ταχυδρομικό κώδικα, τον ταχυδρομικό κώδικα + 4, τον αριθμό τηλεφώνου και τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης. Αυτές οι μορφές ειδικών αριθμών, που περιγράφονται παρακάτω, έρχονται πραγματικά χρήσιμες κατά τη δημιουργία μεγάλων τραπεζιών με αυτό το είδος δεδομένων στο Excel:

• Κωδικός: Διατηρεί οποιαδήποτε αρχικά μηδενικά στην τιμή (σημαντική για τους ταχυδρομικούς κώδικες και απολύτως καμία σημασία σε αριθμητικούς υπολογισμούς). Παράδειγμα: 00123.

• Τ.Κ. + 4: Διαχωρίζει αυτόματα τα τέσσερα τελευταία ψηφία από τα πρώτα πέντε ψηφία και διατηρεί τα αρχικά μηδενικά. Παράδειγμα: 00123-5555.

• Αριθμός τηλεφώνου: Αυτόματα περικλείει τα πρώτα τρία ψηφία του αριθμού σε παρενθέσεις και διαχωρίζει τα τελευταία τέσσερα ψηφία από τα προηγούμενα τρία με παύλα. Παράδειγμα: (999) 555-1111.

• Αριθμός κοινωνικής ασφάλισης: Τοποθετεί αυτόματα τις παύλες στην τιμή για να διαχωρίσει τα ψηφία του σε ομάδες τριών, δύο και τεσσάρων. Παράδειγμα: 666-00-9999.

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να εφαρμόσετε οποιοδήποτε από τα ειδικά φορμά:

1. Επιλέξτε τα κελιά που περιέχουν τους αριθμούς που θέλετε να μορφοποιήσετε.

2. Από την καρτέλα Αρχική σελίδα, κάντε κλικ στο πρόγραμμα εκκίνησης του αριθμού διαλόγου αριθμού στην κάτω δεξιά γωνία της ομάδας αριθμών.

   Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου "Μορφοποίηση κελιών", με την καρτέλα Αριθμός στην κορυφή.

3. Στη λίστα Κατηγορία, επιλέξτε Ειδικά.

   Οι διαθέσιμες ειδικές μορφές εμφανίζονται στη λίστα Τύπος.

   

   Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο διαλόγου "Μορφοποίηση κελιών" για να εφαρμόσετε ειδικές μορφές όπως τον ταχυδρομικό κώδικα και τον αριθμό τηλεφώνου.

4. Επιλέξτε τη μορφή που θέλετε από τη λίστα Τύπος.

   Όταν κάνετε κλικ σε μια μορφή στη λίστα Τύπος, το Excel εμφανίζει το αποτέλεσμα που θα είχε αυτό στην πρώτη από τις τιμές στην τρέχουσα επιλογή κελιών στην περιοχή Δείγμα πάνω από τη λίστα Τύπος.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

   Το Excel εφαρμόζει τη μορφή στην επιλογή κελιών.