Χρησιμοποιήστε Power Query και Power Pivot μαζί για καλύτερα μοντέλα αναφοράς - dummies

Χρησιμοποιώντας το Power Pivot και το Power Query μαζί, μπορείτε να δημιουργήσετε μοντέλα αναφοράς που είναι εύκολο να διαχειριστείτε και να συντηρήσετε. Ένα μοντέλο αναφοράς παρέχει το θεμέλιο πάνω στο οποίο κατασκευάζεται ο μηχανισμός αναφοράς. Όταν δημιουργείτε μια διαδικασία αναφοράς που εισάγει, μεταμορφώνει, διαμορφώνει και συγκεντρώνει δεδομένα, βασίζεστε ουσιαστικά σε ένα μοντέλο αναφοράς.

Η δημιουργία ενός κακά σχεδιασμένου μοντέλου αναφοράς μπορεί να σας κοστίσει ώρες χειρωνακτικής εργασίας που δαπανάται για τη συντήρηση και ανανέωση των μηχανισμών αναφοράς. Από την άλλη πλευρά, η δημιουργία ενός αποτελεσματικού μοντέλου σας επιτρέπει να επαναλαμβάνετε εύκολα τις μηνιαίες διαδικασίες αναφοράς χωρίς να καταστρέφετε τις εκθέσεις σας ή τη νοημοσύνη σας.

Ο διαχωρισμός των δεδομένων και η ανάλυση

Μια βασική ιδέα σε ένα μοντέλο αναφοράς είναι ο διαχωρισμός των δεδομένων και η ανάλυση. Η βασική ιδέα είναι ότι δεν θέλετε τα δεδομένα σας να είναι υπερβολικά δεμένα με κάθε τρόπο παρουσίασης αυτών των δεδομένων.

Για να ολοκληρώσετε το μυαλό σας γύρω από αυτή την έννοια, παρουσιάστε ένα τιμολόγιο. Όταν λάβετε ένα τιμολόγιο, δεν υποθέτετε ότι τα οικονομικά δεδομένα σε αυτό είναι η πραγματική πηγή των δεδομένων. Είναι απλώς μια παρουσίαση δεδομένων που αποθηκεύονται αλλού σε μια βάση δεδομένων. Αυτά τα δεδομένα μπορούν να αναλυθούν και να παρουσιαστούν σε εσάς με πολλούς άλλους τρόπους: σε διαγράμματα, σε πίνακες ή ακόμα και σε ιστότοπους. Αυτή η δήλωση μπορεί να φανεί προφανής, αλλά οι χρήστες του Excel συχνά συγχωνεύουν (ή συνδυάζουν) δεδομένα, ανάλυση και παρουσίαση.

Για παράδειγμα, ορισμένα βιβλία εργασίας του Excel περιέχουν 12 καρτέλες, το καθένα από τα οποία αντιπροσωπεύει ένα μήνα. Σε κάθε καρτέλα, τα δεδομένα για τον συγκεκριμένο μήνα παρατίθενται μαζί με τους τύπους, τους πίνακες περιστροφής και τις περιλήψεις. Τώρα, τι συμβαίνει όταν σας ζητηθεί να δώσετε μια περίληψη ανά τρίμηνο; Προσθέτετε περισσότερους τύπους και καρτέλες για να ενοποιήσετε τα δεδομένα σε κάθε καρτέλα μήνα; Το θεμελιώδες πρόβλημα σε αυτό το σενάριο είναι ότι οι καρτέλες αντιπροσωπεύουν τις τιμές δεδομένων που συντήκονται στην παρουσίαση της ανάλυσής σας.

Μια καλύτερη εναλλακτική λύση είναι η δημιουργία μοντέλων αναφοράς όπου τα δεδομένα και τα επίπεδα ανάλυσης διαχωρίζονται. Το στρώμα δεδομένων χειρίζεται την εισαγωγή και μετατροπή ακατέργαστων δεδομένων σε περιοχές σταδιοποίησης. Το στρώμα ανάλυσης χρησιμεύει ως πλατφόρμα για τη συγκέντρωση και παρουσίαση της ανάλυσης αυτών των πρώτων δεδομένων.

Όσον αφορά τη δημιουργία μοντέλων αναφοράς όπου υπάρχει ο βέλτιστος διαχωρισμός των δεδομένων και η ανάλυση, δεν μπορείτε να νικήσετε τον ισχυρό συνδυασμό Power Query και Power Pivot.

Ο τρόπος αλληλεπίδρασης Power Query και Power Pivot

Το Power Query είναι το τέλειο εργαλείο για τη δημιουργία του στρώματος δεδομένων. Χρησιμοποιώντας το Query Power, μπορείτε να

• Εισάγετε δεδομένα από μια μεγάλη γκάμα εξωτερικών πηγών δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων των SQL Server, Microsoft Access, Web Services, ακόμα και του Facebook.
• Μετατρέψτε και καθαρίστε δεδομένα προτού τα εισαγάγετε στο μοντέλο αναφοράς σας.
• Συγχώνευση δεδομένων από μια ποικιλία πηγών δεδομένων ή προσάρτηση πινάκων.
• "Ανατρέξτε" σε ακατέργαστα δεδομένα από μια μορφή μήτρας σε ένα επίπεδο τραπέζι.
• Προσθέστε δεδομένα στο εσωτερικό μοντέλο δεδομένων του Query Power.

Αφού έχετε Power Query παρέχοντας το απαραίτητο επίπεδο δεδομένων, το Power Pivot μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία του στρώματος ανάλυσης. Με το Power Pivot, μπορείτε να

• Προσθήκη σχέσεων και να ορίσετε ιδιότητες πίνακα και στήλης.
• Προσθέστε προσαρμοσμένους τύπους με εκφράσεις ανάλυσης δεδομένων (DAX).
• Συγκεντρωτικά δεδομένα σε ιεραρχικές προβολές.
• Δημιουργήστε αναφορές συγκεντρωτικού πίνακα που συγκεντρώνουν και παρουσιάζουν δεδομένα από διάφορες οπτικές γωνίες.

Η χρήση του Query Power και του Pivot Power παρέχουν δύο πλεονεκτήματα:

• Το επίπεδο δεδομένων μπορεί να ανανεωθεί εύκολα χωρίς να χρειαστεί να επαναλάβετε χειροκίνητα τα βήματα μετασχηματισμού και καθαρισμού δεδομένων (το Power Query το κάνει για εσάς). Αν χρειάζεστε δεδομένα που δεν υπάρχουν στο επίπεδο δεδομένων, μπορείτε εύκολα να επεξεργαστείτε τα ερωτήματα Power Query για να εισαγάγετε νέα δεδομένα και να μην διαταράξετε το επίπεδο ανάλυσης.
• Κάθε επιπλέον ανάλυση μπορεί εύκολα να δημιουργηθεί με την εκκίνηση πρόσθετων πινάκων περιστροφής από το μοντέλο Power Query.

Εν ολίγοις, χρησιμοποιώντας το συνδυασμό ενός και δύο Power Query και Power Pivot, μπορείτε να δημιουργήσετε ισχυρά μοντέλα αναφοράς, τα οποία είναι ευέλικτα, επεκτάσιμα και εύκολα συντηρητικά.