Χρησιμοποιήστε ιστογράμματα για να παρακολουθείτε συχνότητα στο Excel Dashboards - dummies

Ένα ιστόγραμμα είναι ένα γράφημα που καταγράφει τη διανομή συχνότητας στους πίνακες εργαλείων και τις αναφορές του Excel. Μια κατανομή συχνότητας δείχνει πόσο συχνά συμβαίνει ένα συμβάν ή μια κατηγορία δεδομένων. Με ένα ιστόγραμμα, μπορείτε να δείτε οπτικά τη γενική διανομή ενός συγκεκριμένου χαρακτηριστικού.

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ιστόγραμμα με γνώμονα τη φόρμουλα, το οποίο επιτρέπει ένα επίπεδο αυτοματοποίησης και διαδραστικότητας, το οποίο είναι χρήσιμο κατά την ενημέρωση των ταμπλό κάθε μήνα.

1Πριν δημιουργήσετε το ιστόγραμμά σας, χρειάζεστε έναν πίνακα που περιέχει τα ανεπεξέργαστα δεδομένα σας και πρέπει να δημιουργήσετε έναν πίνακα bin.

Τα ακατέργαστα δεδομένα θα πρέπει ιδανικά να αποτελούνται από εγγραφές που αντιπροσωπεύουν μοναδικές μετρήσεις για τα δεδομένα που θέλετε να ομαδοποιήσετε. Για παράδειγμα, ο πίνακας πρώτων δεδομένων σε αυτό το σχήμα περιέχει μοναδικά αντίγραφα πωλήσεων και τον αριθμό των μονάδων που πώλησε το καθένα.

Ο πίνακας δεξαμενών υπαγορεύει τις παραμέτρους ομαδοποίησης που χρησιμοποιούνται για να σπάσουν τα πρωτογενή σας δεδομένα στις ομάδες συχνοτήτων. Ο πίνακας δεξαμενών λέει στο Excel να συγκεντρώνει όλους τους αντιπροσώπους πωλήσεων που πωλούν λιγότερες από 5 μονάδες στην πρώτη ομάδα συχνότητας, τυχόν αντιπρόσωποι πωλήσεων που πωλούν 5 έως 14 μονάδες στη δεύτερη ομάδα συχνότητας και ούτω καθεξής.

Μπορείτε να ορίσετε ελεύθερα τις δικές σας παραμέτρους ομαδοποίησης όταν δημιουργείτε το τραπέζι του bin. Ωστόσο, είναι γενικά καλή ιδέα να κρατήσετε τις παραμέτρους σας όσο το δυνατόν πιο διαχωρισμένες. Συνήθως θέλετε να τερματίσετε τα τραπέζια σας με τον μεγαλύτερο αριθμό στο σύνολο δεδομένων. Αυτό σας επιτρέπει να έχετε καθαρές ομαδοποιήσεις που τελειώνουν σε ένα πεπερασμένο αριθμό - όχι σε ένα ανοικτό άκρο μεγαλύτερο από τον χαρακτηρισμό.

2Επιλέξτε μια νέα στήλη στον πίνακα απορριμμάτων για να κρατήσετε τους τύπους συχνότητας. Ονομάστε τους νέους τύπους συχνοτήτων στη στήλη, όπως φαίνεται σε αυτό το σχήμα.

Η συνάρτηση συχνότητας του Excel μετράει πόσο συχνά συμβαίνουν οι τιμές εντός των ορίων που καθορίζετε σε έναν πίνακα bin.

3Επιλέξτε τα κελιά στη στήλη που δημιουργήθηκε και στη συνέχεια πληκτρολογήστε τον τύπο συχνότητας που βλέπετε στην προηγούμενη εικόνα και πατήστε Ctrl + Shift + Enter στο πληκτρολόγιό σας.

Η λειτουργία Συχνότητα έχει μια διαμάχη που συγχέει συχνά τους πρώτους χρήστες. Η συνάρτηση συχνότητας είναι ένας τύπος πίνακα - ένας τύπος που επιστρέφει πολλές τιμές ταυτόχρονα. Για να λειτουργήσει σωστά αυτός ο τύπος, πρέπει να πατήσετε Ctrl + Shift + Enter στο πληκτρολόγιό σας αφού πληκτρολογήσετε τον τύπο. Αν πατήσετε απλά το πλήκτρο Enter, δεν θα έχετε τα αποτελέσματα που χρειάζεστε.

Σε αυτό το σημείο, πρέπει να έχετε έναν πίνακα που να δείχνει τον αριθμό των επαναλήψεων πωλήσεων που εμπίπτουν σε καθένα από τους κάδους σας. Θα μπορούσατε να γράψετε αυτό το τραπέζι, αλλά οι ετικέτες δεδομένων θα έβγαιναν άγρια. Για καλύτερα αποτελέσματα, θα πρέπει να δημιουργήσετε έναν απλό πίνακα τροφοδότη χαρτών που δημιουργεί τις κατάλληλες ετικέτες για κάθε κάδο.Το κάνετε αυτό στο επόμενο βήμα.

4Επιλέξτε έναν νέο πίνακα που τροφοδοτεί τα διαγράμματα λίγο πιο καθαρά, όπως φαίνεται στο επόμενο σχήμα. Χρησιμοποιήστε έναν απλό τύπο που συνδυάζει τους κάδους σε κατάλληλες ετικέτες. Χρησιμοποιήστε μια άλλη φόρμουλα για να φέρετε τα αποτελέσματα των υπολογισμών σας συχνότητας.

Σε αυτό το σχήμα, οι τύποι στην πρώτη εγγραφή του πίνακα τροφοδότη χαρτών είναι ορατοί. Αυτοί οι τύποι ουσιαστικά αντιγράφονται ώστε να δημιουργηθεί ένας πίνακας κατάλληλος για τη χαρτογράφηση.

5Χρησιμοποιήστε τον πίνακα τροφοδοσίας χαρτών που δημιουργήθηκε πρόσφατα για να σχεδιάσετε τα δεδομένα σε ένα γράφημα στήλης.

Αυτή η εικόνα απεικονίζει το διάγραμμα που προκύπτει. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πολύ καλά το αρχικό γράφημα στήλης ως το ιστόγραμμά σας.

Αν θέλετε τα ιστογράμματα να έχουν κενά μεταξύ των σημείων δεδομένων, τελειώσατε. Εάν σας αρέσει το συνεχές, μπλοκαρισμένο βλέμμα που παίρνετε χωρίς κενά μεταξύ των σημείων δεδομένων, ακολουθήστε τα επόμενα λίγα βήματα.

6 Κάντε δεξί κλικ σε οποιαδήποτε από τις στήλες του γραφήματος και επιλέξτε Μορφοποίηση σειρών δεδομένων.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Format Data Series.

7 Ρυθμίστε την ιδιότητα Gap Width στο 0%, όπως φαίνεται σε αυτό το σχήμα.

Τα κενά μεταξύ των στηλών θα εξαλειφθούν.