Έξυπνοι πίνακες που αναπτύσσονται με δεδομένα σε μοντέλα δεδομένων Excel - ανδρείκελα

Μία από τις προκλήσεις που μπορεί να αντιμετωπίσετε κατά την κατασκευή μοντέλων δεδομένων στο Excel είναι ένας πίνακας δεδομένων που επεκτείνεται με την πάροδο του χρόνου. Δηλαδή, ο πίνακας αυξάνεται στον αριθμό των αρχείων που κατέχει λόγω των νέων δεδομένων που προστίθενται. Για να έχετε μια βασική κατανόηση αυτής της πρόκλησης, ρίξτε μια ματιά στο παρακάτω σχήμα.

Η ημερομηνία και στον πίνακα και στον πίνακα λήγει τον Ιούνιο.

Σε αυτό το σχήμα, βλέπετε έναν απλό πίνακα που χρησιμεύει ως πηγή για το γράφημα. Παρατηρήστε ότι ο πίνακας παραθέτει στοιχεία για τον Ιανουάριο έως τον Ιούνιο.

Φανταστείτε ότι τον επόμενο μήνα, ο πίνακας αυτός θα επεκταθεί για να συμπεριλάβει τα στοιχεία του Ιουλίου. Θα χρειαστεί να ενημερώσετε χειροκίνητα το γράφημά σας για να συμπεριλάβετε τα στοιχεία Ιουλίου. Τώρα φανταστείτε ότι έχετε το ίδιο πρόβλημα στο μοντέλο δεδομένων σας, με πολλούς πίνακες δεδομένων που συνδέονται με πολλούς πίνακες σταδιακής αναβάθμισης και στοιχεία του πίνακα ελέγχου. Μπορείτε να φανταστείτε ότι θα ήταν ένα εξαιρετικά οδυνηρό καθήκον να συμβαδίσετε με τις αλλαγές κάθε μήνα.

Για να επιλύσετε αυτό το ζήτημα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία του πίνακα Excel (μπορείτε να πείτε ότι πέρασαν όλη τη νύχτα με αυτό το όνομα). Το χαρακτηριστικό του πίνακα σας επιτρέπει να μετατρέψετε μια σειρά δεδομένων σε έναν καθορισμένο πίνακα που αντιμετωπίζεται ανεξάρτητα από άλλες σειρές και στήλες στο φύλλο εργασίας. Αφού μετατραπεί ένα εύρος σε πίνακα, το Excel προβάλλει τα μεμονωμένα κελιά στον πίνακα ως ένα μόνο αντικείμενο με λειτουργικότητα που δεν έχει ένα τυπικό εύρος δεδομένων.

Ενεργοποιούνται αυτόματα με τις αναπτυσσόμενες κεφαλίδες φίλτρου έτσι ώστε να μπορείτε να φιλτράρετε και να ταξινομήσετε εύκολα.

• Έρχονται με τη δυνατότητα να προσθέσουν γρήγορα μια συνολική σειρά με διάφορες συναθροιστικές λειτουργίες.

• Μπορείτε να εφαρμόσετε ειδική μορφοποίηση στους πίνακες του Excel ανεξάρτητα από το υπόλοιπο φύλλο εργασίας.

• Πιο σημαντικό για σκοπούς μοντελοποίησης δεδομένων, επεκτείνονται αυτόματα για να επιτρέψουν νέα δεδομένα.

• Το χαρακτηριστικό Πίνακας υπάρχει στο Excel 2003 με διαφορετικό όνομα: το χαρακτηριστικό Λίστα (που βρίσκεται στο μενού δεδομένων του Excel). Το πλεονέκτημα αυτού του γεγονότος είναι ότι οι πίνακες του Excel είναι πλήρως συμβατοί με τις λίστες του Excel 2003.

Μετατροπή εύρους σε πίνακα Excel

Για να μετατρέψετε μια σειρά δεδομένων σε πίνακα Excel, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Επισημάνετε το εύρος κελιών που περιέχουν τα δεδομένα που θέλετε να συμπεριληφθούν στον πίνακα Excel.

1. Στην καρτέλα Εισαγωγή της Κορδέλας, κάντε κλικ στο κουμπί Πίνακας.

2. Αυτό το βήμα ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία πίνακα.

   Στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία πίνακα, επαληθεύστε το εύρος για τον πίνακα και καθορίστε εάν η πρώτη γραμμή του επιλεγμένου εύρους είναι μια γραμμή κεφαλίδας.

3. Κάντε κλικ στο OK για να εφαρμόσετε τις αλλαγές.

4. Μετατροπή μιας σειράς δεδομένων σε πίνακα Excel.

   

   Αφού πραγματοποιηθεί η μετατροπή, παρατηρήστε μερικές μικρές αλλαγές. Το Excel έχει τοποθετήσει τα αναπτυσσόμενα μενού αυτόματου φίλτρου στις γραμμές κεφαλίδας, οι γραμμές στον πίνακα έχουν εναλλακτική σκίαση και κάθε κεφαλίδα που δεν έχει τιμή έχει ονομαστεί από το Excel.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πίνακες του Excel ως πηγή για διαγράμματα, πίνακες περιστροφής, πλαίσια λίστας ή οτιδήποτε άλλο για το οποίο χρησιμοποιείτε συνήθως ένα εύρος δεδομένων. Στο παρακάτω σχήμα, ένα γράφημα έχει συνδεθεί με τον πίνακα Excel.

Τα πινάκια Excel μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως πηγή για διαγράμματα, πίνακες περιστροφής, ονομαστικές περιοχές και ούτω καθεξής.

Εδώ είναι το εντυπωσιακό κομμάτι. Όταν προστίθενται δεδομένα στον πίνακα, το Excel επεκτείνει αυτόματα το εύρος του πίνακα και ενσωματώνει το νέο εύρος σε οποιοδήποτε συνδεδεμένο αντικείμενο. Αυτός είναι ένας πολύ φανταστικός τρόπος να λέμε ότι κάθε γράφημα ή πίνακας περιστροφής που συνδέεται με έναν πίνακα του Excel συλλαμβάνει αυτόματα νέα δεδομένα χωρίς χειροκίνητη παρέμβαση.

Για παράδειγμα, αν προσθέσετε δεδομένα Ιουλίου και Αυγούστου στο τέλος του πίνακα Excel, το γράφημα ενημερώνεται αυτόματα για να καταγράψει τα νέα δεδομένα. Στο ακόλουθο σχήμα, ο Ιούλιος προστίθεται χωρίς δεδομένα και τον Αύγουστο με δεδομένα για να σας δείξει ότι το γράφημα καταγράφει νέες εγγραφές και αυτόματα παραθέτει τα δεδομένα.

Τα πινάκια Excel επεκτείνονται αυτόματα όταν προστίθενται νέα δεδομένα.

Πάρτε μια στιγμή για να σκεφτείτε τι σημαίνουν τα πινάκια Excel σε ένα μοντέλο δεδομένων. Σημαίνουν άξονες που δεν χρειάζεται να αναπροσαρμοστούν ποτέ, διαγράμματα που συλλαμβάνουν αυτόματα νέα δεδομένα και σειρές που αυτομάτως συμβαδίζουν με τις αλλαγές.

Μετατροπή ενός πίνακα Excel σε ένα εύρος

Αν θέλετε να μετατρέψετε έναν πίνακα Excel πίσω σε ένα εύρος, μπορείτε να ακολουθήσετε τα εξής βήματα:

Τοποθετήστε τον κέρσορα σε οποιοδήποτε κελιού μέσα στον πίνακα Excel και επιλέξτε τον πίνακα Υποκαταστήματα σχεδίασης εργαλείων στη Κορδέλα.

1. Κάντε κλικ στο κουμπί Μετατροπή σε εύρος, όπως φαίνεται στην εικόνα.

2. Όταν ερωτηθείτε αν είστε βέβαιοι (μέσω πλαισίου μηνυμάτων), κάντε κλικ στο κουμπί Ναι.

3. Για να καταργήσετε τη λειτουργικότητα πίνακα Excel, μετατρέψτε τον πίνακα πίσω σε ένα εύρος.