Που μοιράζεστε βιβλία εργασίας Excel 2016 που αποθηκεύονται στο λογισμικό OneDrive - dummies

Μπορείτε να μοιραστείτε όλα τα βιβλία εργασίας του Excel 2016 μέσω του OneDrive στο Cloud. Για να μοιραστείτε βιβλία εργασίας Excel 2016 από το OneDrive, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Ανοίξτε το αρχείο του βιβλίου εργασίας που θέλετε να κάνετε κοινή χρήση στο Excel 2016 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση στην άκρα δεξιά της γραμμής με την Κορδέλα.

Το Excel ανοίγει το παράθυρο εργασιών Κοινή χρήση στη δεξιά πλευρά της περιοχής φύλλου εργασίας.

Αν δεν έχετε αποθηκεύσει ακόμη το βιβλίο εργασίας στο OneDrive, αυτό το παράθυρο κοινής χρήσης περιλαμβάνει ένα κουμπί Αποθήκευση στο Cloud το οποίο, όταν κάνετε κλικ, σας μεταφέρει στο παρασκήνιο στην οθόνη Save As όπου μπορείτε να επιλέξετε το φάκελο OneDrive όπου θέλετε αποθηκεύονται.

Όταν το βιβλίο εργασίας έχει αποθηκευτεί στο Cloud, το παράθυρο κοινής εργασίας περιέχει την επιλεγμένη επιλογή Πρόσκληση ατόμων.
Κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου Πρόσκληση ατόμων και στη συνέχεια ξεκινήστε να πληκτρολογείτε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του πρώτου προσώπου με το οποίο θέλετε να μοιραστείτε το βιβλίο εργασίας.

Κατά την πληκτρολόγηση, το Excel ταιριάζει με τα γράμματα με τα ονόματα και τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν εισαχθεί στο βιβλίο διευθύνσεων. Όταν εντοπίσει πιθανούς αγώνες, εμφανίζονται σε ένα αναπτυσσόμενο μενού και μπορείτε να επιλέξετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου, κάνοντας κλικ στο όνομά του στη λίστα.

Για να βρείτε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη λίστα διευθύνσεων και να τις προσθέσετε σε αυτό το πλαίσιο κειμένου, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση στο βιβλίο διευθύνσεων για τις επαφές (στην αμέσως αριστερή πλευρά της αναπτυσσόμενης λίστας "Επεξεργασία") και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τις επιλογές στο παράθυρο διαλόγου "Λίστα διευθύνσεων": Παγκόσμια λίστα διευθύνσεων. Για να μοιραστείτε το βιβλίο εργασίας με πολλά άτομα, πληκτρολογήστε ένα ερωτηματικό (; ) μετά από κάθε διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προσθέτετε σε αυτό το πλαίσιο κειμένου.
(Προαιρετικό) Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού "Επεξεργασία" και επιλέξτε "Προβολή" από το μενού για να αποτρέψετε τα άτομα που προσκαλείτε να πραγματοποιήσουν αλλαγές στο βιβλίο εργασίας που μοιράζεστε.

Από προεπιλογή, το Excel 2016 επιτρέπει στα άτομα με τα οποία μοιράζεστε τα βιβλία εργασίας να πραγματοποιούν αλλαγές στο βιβλίο εργασίας που αποθηκεύονται αυτόματα στο OneDrive. Εάν θέλετε να περιορίσετε τους παραλήπτες σας να αναθεωρήσουν τα δεδομένα σε μια έκδοση μόνο για ανάγνωση χωρίς να είναι σε θέση να κάνουν αλλαγές στο αρχείο, φροντίστε να αντικαταστήσετε την επιλογή "Επεξεργασία" (Can Edit) με την προβολή "Προβολή" πριν από την κοινή χρήση του βιβλίου εργασίας.
(Προαιρετικό) Κάντε κλικ στο Συμπερίληψη ενός Προσωπικού Μηνύματος με το πλαίσιο κειμένου Πρόσκληση και πληκτρολογήστε οποιοδήποτε προσωπικό μήνυμα που θέλετε να ενσωματώσετε ως μέρος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη γενική πρόσκληση για κοινή χρήση του αρχείου.

Από προεπιλογή, το Excel δημιουργεί μια γενική πρόσκληση.
(Προαιρετικό) Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Απαίτηση χρήστη για σύνδεση πριν από την πρόσβαση στο έγγραφο εάν θέλετε τα άτομα με τα οποία μοιράζεστε το βιβλίο εργασίας να πρέπει να συνδεθούν σε έναν λογαριασμό Windows Live προτού ανοίξουν το βιβλίο εργασίας.

Μην επιλέξετε αυτό το πλαίσιο ελέγχου εκτός αν δίνετε τις πληροφορίες σύνδεσης στους αποδέκτες της πρόσκλησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και δεν δίνετε αυτές τις πληροφορίες σύνδεσης σε οποιονδήποτε δεν βρίσκεται τον εσωτερικό κύκλο σας ή δεν είναι κάποιος που εμπιστεύεστε πλήρως.
Κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση στο παράθυρο εργασιών Κοινή χρήση.

Μόλις κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί Κοινή χρήση, το Excel αποστέλλει με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο την πρόσκληση για κοινή χρήση του βιβλίου εργασίας με καθέναν από τους παραλήπτες που έχουν εισαχθεί στο πλαίσιο κειμένου Τύπος ονόματος ή διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το πρόγραμμα προσθέτει επίσης τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και την κατάσταση επεξεργασίας κάθε παραλήπτη (μπορεί να επεξεργαστεί ή να προβάλει) στην ενότητα Κοινόχρηστο με το κάτω μέρος της οθόνης κοινής χρήσης.

Όλοι οι άνθρωποι με τους οποίους μοιράζεστε ένα βιβλίο εργασίας λαμβάνουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχει μια υπερ-σύνδεση στο βιβλίο εργασίας του OneDrive. Όταν ακολουθούν αυτόν τον σύνδεσμο (και υπογράφουν στον ιστότοπο, αν αυτό απαιτείται), ανοίγει ένα αντίγραφο του βιβλίου εργασίας σε μια νέα σελίδα στο προεπιλεγμένο πρόγραμμα περιήγησης ιστού χρησιμοποιώντας την εφαρμογή διαδικτυακού ιστού του Excel. Αν έχετε δώσει στον χρήστη άδεια για να επεξεργαστείτε το αρχείο, η εφαρμογή Ιστού περιέχει ένα αναπτυσσόμενο κουμπί Επεξεργασία βιβλίου εργασίας.

Όταν ο χρήστης κάνει κλικ σε αυτό το κουμπί στο Excel Online, μπορεί να επιλέξει μεταξύ της επιλογής "Επεξεργασία σε Excel" ή "Επεξεργασία σε Excel" από το αναπτυσσόμενο μενού του. Όταν ο χρήστης επιλέξει Επεξεργασία στο Excel, το βιβλίο εργασίας κατεβάζεται και ανοίγει στην έκδοση του Excel. Όταν ο χρήστης επιλέξει Επεξεργασία στο Excel Online, το πρόγραμμα περιήγησης ανοίγει το βιβλίο εργασίας σε μια νέα έκδοση του Excel Online, που περιέχει τις καρτέλες Αρχική, Εισαγωγή, Δεδομένα, Ανασκόπηση και Προβολή, καθένα από τα οποία διαθέτει ένα πιο περιορισμένο σύνολο επιλογών εντολών από το Excel 2016, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές και οι οποίες αποθηκεύονται αυτόματα στο βιβλίο εργασίας στο OneDrive όταν κλείνετε το Excel Online.