< < και Power Pivot - ανδρείκελα

Δεν χρειάζεται να είστε ειδικός της βάσης δεδομένων για να χρησιμοποιήσετε το Power Pivot. Αλλά είναι σημαντικό να κατανοήσουμε τις σχέσεις. Όσο καλύτερα καταλαβαίνετε πώς αποθηκεύονται και διαχειρίζονται τα δεδομένα σε βάσεις δεδομένων, τόσο πιο αποτελεσματικά θα χρησιμοποιείτε το Power Pivot για αναφορές.

Μια σχέση είναι ο μηχανισμός με τον οποίο οι ξεχωριστοί πίνακες σχετίζονται μεταξύ τους. Μπορείτε να σκεφτείτε μια σχέση ως VLOOKUP, στην οποία συνδέετε τα δεδομένα σε ένα εύρος δεδομένων με τα δεδομένα μιας άλλης περιοχής δεδομένων χρησιμοποιώντας ένα ευρετήριο ή ένα μοναδικό αναγνωριστικό. Στις βάσεις δεδομένων, οι σχέσεις κάνουν το ίδιο πράγμα, αλλά χωρίς την ταλαιπωρία των τύπων γραφής.

Οι σχέσεις είναι σημαντικές επειδή τα περισσότερα από τα δεδομένα που δουλεύετε εμπίπτουν σε μια πολυδιάστατη ιεραρχία. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε έναν πίνακα που δείχνει πελάτες που αγοράζουν προϊόντα. Αυτοί οι πελάτες απαιτούν τιμολόγια με αριθμούς τιμολογίων. Αυτά τα τιμολόγια έχουν πολλές γραμμές συναλλαγών που απαριθμούν αυτό που αγόρασαν. Υπάρχει ιεραρχία.

Τώρα, στο μονοδιάστατο κόσμο υπολογιστικών φύλλων, τα δεδομένα αυτά συνήθως αποθηκεύονται σε ένα επίπεδο τραπέζι, όπως αυτό που φαίνεται εδώ.

Τα δεδομένα αποθηκεύονται σε υπολογιστικό φύλλο του Excel χρησιμοποιώντας μια επίπεδη μορφή.

Επειδή οι πελάτες έχουν περισσότερα από ένα τιμολόγια, πρέπει να επαναληφθούν οι πληροφορίες πελατών (σε αυτό το παράδειγμα, Κωδικός Πελάτη και Όνομα Πελάτη). Αυτό προκαλεί πρόβλημα όταν αυτά τα δεδομένα πρέπει να ενημερωθούν.

Για παράδειγμα, φανταστείτε ότι το όνομα της εταιρείας Aaron Fitz Electrical αλλάζει σε Fitz και Sons Electrical. Κοιτάζοντας στο τραπέζι, βλέπετε ότι πολλές σειρές περιέχουν το παλιό όνομα. Θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι κάθε γραμμή που περιέχει το παλιό όνομα της εταιρείας ενημερώνεται για να αντικατοπτρίζει την αλλαγή. Οποιεσδήποτε σειρές λείπει δεν θα αντιστοιχίσει σωστά στον σωστό πελάτη.

Δεν θα ήταν πιο λογικό και αποτελεσματικό να καταγράφεται το όνομα και η πληροφορία του πελάτη μόνο μία φορά; Στη συνέχεια, αντί να γράφετε επανειλημμένα τις ίδιες πληροφορίες για τον πελάτη, θα μπορούσατε απλά να έχετε κάποια μορφή αριθμού αναφοράς πελάτη.

Αυτή είναι η ιδέα πίσω από τις σχέσεις. Μπορείτε να διαχωρίσετε τους πελάτες από τα τιμολόγια, τοποθετώντας το καθένα στους δικούς του πίνακες. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα μοναδικό αναγνωριστικό (όπως αναγνωριστικό πελάτη) για να τα συσχετίσετε.

Το παρακάτω σχήμα απεικονίζει τον τρόπο εμφάνισης αυτών των δεδομένων σε μια σχεσιακή βάση δεδομένων. Τα δεδομένα θα χωριστούν σε τρεις ξεχωριστούς πίνακες: Πελάτες, InvoiceHeader και Τιμολόγιο. Κάθε πίνακας θα συνδεόταν με μοναδικά αναγνωριστικά (CustomerID και InvoiceNumber, σε αυτή την περίπτωση).

Οι βάσεις δεδομένων χρησιμοποιούν σχέσεις για την αποθήκευση δεδομένων σε μοναδικούς πίνακες και απλώς συνδέουν αυτούς τους πίνακες ο ένας με τον άλλο.

Ο πίνακας Πελάτες θα περιέχει ένα μοναδικό αρχείο για κάθε πελάτη. Με αυτόν τον τρόπο, εάν πρέπει να αλλάξετε το όνομα ενός πελάτη, θα χρειαστεί να κάνετε την αλλαγή μόνο σε αυτό το αρχείο. Φυσικά, στην πραγματική ζωή, ο πίνακας Πελατών θα περιλαμβάνει και άλλα χαρακτηριστικά, όπως τη διεύθυνση του πελάτη, τον αριθμό τηλεφώνου του πελάτη και την ημερομηνία έναρξης του πελάτη. Οποιοδήποτε από αυτά τα άλλα χαρακτηριστικά θα μπορούσε επίσης εύκολα να αποθηκευτεί και να διαχειριστεί στον πίνακα Πελατών.

Ο πιο συνηθισμένος τύπος σχέσης είναι μια σχέση one-to-many. Δηλαδή, για κάθε εγγραφή σε έναν πίνακα, μία εγγραφή μπορεί να αντιστοιχιστεί σε πολλά αρχεία σε έναν ξεχωριστό πίνακα. Για παράδειγμα, ένας πίνακας κεφαλίδων τιμολογίου σχετίζεται με έναν πίνακα λεπτομερειών τιμολογίου. Ο πίνακας κεφαλίδων τιμολογίου έχει ένα μοναδικό αναγνωριστικό: Αριθμός τιμολογίου. Η λεπτομέρεια του τιμολογίου θα χρησιμοποιεί τον αριθμό τιμολογίου για κάθε αρχείο που αντιπροσωπεύει λεπτομέρεια του συγκεκριμένου τιμολογίου.

Ένας άλλος τύπος σχέσης είναι η σχέση one-to-one: Για κάθε εγγραφή σε έναν πίνακα, μία και μόνο αντιστοιχία εγγραφής βρίσκεται σε διαφορετικό πίνακα. Τα δεδομένα από διαφορετικούς πίνακες σε σχέση ενός προς ένα μπορούν τεχνικά να συνδυαστούν σε ένα μόνο πίνακα.

Τέλος, σε μια σχέση πολλά προς πολλά, οι εγγραφές και στους δύο πίνακες μπορούν να έχουν οποιοδήποτε αριθμό αντιστοιχούντων εγγραφών στον άλλο πίνακα. Για παράδειγμα, μια βάση δεδομένων σε μια τράπεζα μπορεί να έχει έναν πίνακα των διαφόρων τύπων δανείων (στεγαστικό δάνειο, δάνειο αυτοκινήτου κ.ο.κ.) και έναν πίνακα πελατών. Ένας πελάτης μπορεί να έχει πολλά είδη δανείων. Εν τω μεταξύ, κάθε είδος δανείου μπορεί να χορηγηθεί σε πολλούς πελάτες.