Ανανέωση και διαχείριση εξωτερικών συνδέσεων εξόρυξης δεδομένων

Όταν φορτώνετε δεδομένα από μια εξωτερική πηγή δεδομένων στο Power Pivot, ουσιαστικά δημιουργείτε ένα στατικό στιγμιότυπο αυτής της πηγής δεδομένων τη στιγμή της δημιουργίας. Ο Power Pivot χρησιμοποιεί αυτό το στατικό στιγμιότυπο στο εσωτερικό μοντέλο δεδομένων του.

Με την πάροδο του χρόνου, η εξωτερική πηγή δεδομένων μπορεί να αλλάξει και να αναπτυχθεί με νέες εγγραφές. Ωστόσο, ο Power Pivot εξακολουθεί να χρησιμοποιεί το στιγμιότυπό του, οπότε δεν μπορεί να ενσωματώσει καμία από τις αλλαγές στην πηγή δεδομένων σας, μέχρι να πάρετε ένα άλλο στιγμιότυπο.

Η ενέργεια της ενημέρωσης του μοντέλου δεδομένων Pivot Power, λαμβάνοντας ένα άλλο στιγμιότυπο της πηγής δεδομένων σας καλείται ανανέωση τα δεδομένα. Μπορείτε να ανανεώσετε με μη αυτόματο τρόπο ή μπορείτε να ρυθμίσετε μια αυτόματη ανανέωση.

Μη αυτόματη ανανέωση δεδομένων Pivot Power

Στην καρτέλα home του παραθύρου Power Pivot, βλέπετε την εντολή Refresh. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος κάτω από αυτό για να δείτε δύο επιλογές: Ανανέωση και ανανέωση όλων.

Ο Power Pivot σάς επιτρέπει να ανανεώνετε έναν πίνακα ή όλους τους πίνακες.

Χρησιμοποιήστε την επιλογή Ανανέωση για να ανανεώσετε τον ενεργό πίνακα αντιστοίχισης ενέργειας. Δηλαδή, αν βρίσκεστε στην καρτέλα Dim_Products στο Power Pivot, κάνοντας κλικ στο Refresh φτάνει στον εξωτερικό SQL Server και ζητά μια ενημέρωση μόνο για τον πίνακα Dim_Products. Αυτό λειτουργεί όμορφα όταν χρειάζεται να ανανεώσετε στρατηγικά μόνο ορισμένες πηγές δεδομένων.

Χρησιμοποιήστε την επιλογή Ανανέωση όλων για να ανανεώσετε όλους τους πίνακες στο μοντέλο δεδομένων Pivot Power.

Ρύθμιση αυτόματης ανανέωσης

Μπορείτε να διαμορφώσετε τις πηγές δεδομένων σας για να τραβήξετε αυτόματα τα πιο πρόσφατα δεδομένα και να ανανεώσετε το Power Pivot.

Μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα στην Κορδέλα Excel και επιλέξτε την εντολή Συνδέσεις. Ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Συνδέσεις βιβλίου εργασίας. Επιλέξτε τη σύνδεση δεδομένων με την οποία θέλετε να εργαστείτε και κάντε κλικ στο κουμπί Ιδιότητες.

Επιλέξτε μια σύνδεση και κάντε κλικ στο κουμπί Ιδιότητες.

Με το πλαίσιο διαλόγου Ιδιότητες ανοίξτε, επιλέξτε την καρτέλα Χρήση. Εδώ θα βρείτε μια επιλογή ανανέωσης της επιλεγμένης σύνδεσης δεδομένων κάθε X λεπτά και μια επιλογή ανανέωσης της σύνδεσης δεδομένων όταν ανοίξει η εργασία του Excel:

• Ανανέωση κάθε X λεπτά: Τοποθέτηση ενός ελέγχου δίπλα σε αυτήν την επιλογή λέει στο Excel να ανανεώσει αυτόματα την επιλεγμένη σύνδεση δεδομένων σε συγκεκριμένο αριθμό λεπτών. Αυτό ανανεώνει όλους τους πίνακες που σχετίζονται με αυτή τη σύνδεση.
• Ανανέωση δεδομένων κατά το άνοιγμα του αρχείου: Η τοποθέτηση σημείου επιλογής δίπλα σε αυτή την επιλογή λέει στο Excel να ανανεώνει αυτόματα την επιλεγμένη σύνδεση δεδομένων μετά το άνοιγμα του βιβλίου εργασίας. Αυτό ανανεώνει όλους τους πίνακες που σχετίζονται με τη σύνδεση αυτή μόλις το βιβλίο εργασίας ανοίξει.

Το πλαίσιο διαλόγου "Ιδιότητες" σας επιτρέπει να διαμορφώσετε την επιλεγμένη σύνδεση δεδομένων για αυτόματη ανανέωση.

Αποτροπή ανανέωσης όλων

Μπορείτε να ανανεώσετε όλες τις συνδέσεις που τροφοδοτούν το Power Pivot, χρησιμοποιώντας την εντολή Refresh All. Λοιπόν, στην πραγματικότητα υπάρχουν δύο ακόμα θέσεις όπου μπορείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων στο Excel: στην καρτέλα Δεδομένα στην Κορδέλα του Excel και στην καρτέλα Ανάλυση που βλέπετε όταν εργάζεστε σε ένα συγκεντρωτικό πίνακα.

Στο Excel 2010, αυτά τα δύο κουμπιά ανανέωσαν μόνο τους τυπικούς πίνακες περιστροφής και τις συνδέσεις δεδομένων βιβλίου εργασίας και τα κουμπιά ανανέωσης Power Pivot επηρέαζαν μόνο το Power Pivot. Τώρα όλες ενεργοποιούν την ίδια λειτουργία. Έτσι, κάνοντας κλικ σε οποιοδήποτε κουμπί "Ανανέωση όλων" οπουδήποτε στο Excel ουσιαστικά επαναφορτώνει πλήρως το Power Pivot, ανανεώνει όλους τους πίνακες περιστροφής και ενημερώνει όλες τις συνδέσεις δεδομένων του βιβλίου εργασίας. Εάν το μοντέλο δεδομένων Pivot Power σας εισάγει εκατομμύρια γραμμές δεδομένων από μια εξωτερική πηγή δεδομένων, ίσως θελήσετε να αποφύγετε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Ανανέωση όλων.

Ευτυχώς, έχετε έναν τρόπο να αποτρέψετε την ανανέωση ορισμένων συνδέσεων δεδομένων όταν έχετε επιλέξει το Refresh All. Μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα στην Κορδέλα Excel και επιλέξτε την εντολή Συνδέσεις. Αυτό ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Συνδέσεις βιβλίου εργασίας, όπου επιλέγετε τη σύνδεση δεδομένων που θέλετε να διαμορφώσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Ιδιότητες.

Όταν το πλαίσιο διαλόγου Ιδιότητες έχει ανοίξει, επιλέξτε την καρτέλα Χρήση και, στη συνέχεια, αφαιρέστε το σημάδι επιλογής δίπλα στην επιλογή Ανανέωση της σύνδεσης στην επιλογή Ανανέωση όλων (όπως φαίνεται).

Το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες (Properties) σας επιτρέπει να διαμορφώσετε την επιλεγμένη σύνδεση δεδομένων για να αγνοήσετε την εντολή Refresh All (Ανανέωση όλων).

Επεξεργασία της σύνδεσης δεδομένων

Σε ορισμένες περιπτώσεις, ίσως χρειαστεί να επεξεργαστείτε τη σύνδεση δεδομένων προέλευσης αφού την έχετε ήδη δημιουργήσει. Σε αντίθεση με την ανανέωση, όπου απλά παίρνετε ένα άλλο στιγμιότυπο της ίδιας πηγής δεδομένων, η επεξεργασία της σύνδεσης δεδομένων προέλευσης σας επιτρέπει να επιστρέψετε και να διαμορφώσετε ξανά τη σύνδεση. Ακολουθούν ορισμένοι λόγοι που ίσως χρειαστεί να επεξεργαστείτε τη σύνδεση δεδομένων:

• Η τοποθεσία ή ο φάκελος προέλευσης διακομιστή ή δεδομένων έχει αλλάξει.
• Το όνομα του αρχείου προέλευσης διακομιστή ή δεδομένων έχει αλλάξει.
• Πρέπει να επεξεργαστείτε τα διαπιστευτήρια σύνδεσης ή τη λειτουργία ελέγχου ταυτότητας.
• Πρέπει να προσθέσετε πίνακες που αφαιρέσατε κατά την αρχική εισαγωγή.

Στο παράθυρο Power Pivot, μεταβείτε στην καρτέλα Home και κάντε κλικ στο κουμπί εντολών Existing Connections. Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Υπάρχουσες συνδέσεις. Οι συνδέσεις του Power Pivot βρίσκονται κάτω από τον υποτομέα του Power Pivot Connections. Επιλέξτε τη σύνδεση δεδομένων που χρειάζεται επεξεργασία.

Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο διαλόγου "Υπάρχουσες συνδέσεις" για να επαναρυθμίσετε τις συνδέσεις δεδομένων προέλευσης Power Pivot.

Αφού επιλέξετε τη σύνδεση δεδομένων στόχου, αναζητήστε τα κουμπιά Επεξεργασία και Άνοιγμα. Το κουμπί που κάνετε κλικ εξαρτάται από το τι πρέπει να αλλάξετε:

• Κουμπί επεξεργασίας: Σας επιτρέπει να προσαρμόσετε ξανά τη διεύθυνση διακομιστή, τη διαδρομή αρχείου και τις ρυθμίσεις ελέγχου ταυτότητας.
• Κουμπί ανοίγματος: Σας επιτρέπει να εισαγάγετε έναν νέο πίνακα από την υπάρχουσα σύνδεση, η οποία είναι βολική όταν χάσατε κατά λάθος έναν πίνακα κατά την αρχική φόρτωση των δεδομένων.