Προστατεύει τις πληροφορίες με Office Exchange Online - dummies

Μία από τις πιο σημαντικές πτυχές ενός συστήματος είναι η προστασία των πληροφοριών και η συμμόρφωση με τους κανόνες της εταιρείας και της κυβέρνησης. Το Exchange Online από το Office 365 είναι απλό στη χρήση και τη διαχείριση, αλλά μην το αφήνετε να σας ξεγελάσει. Κάτω από τα καλύμματα, η Microsoft έχει περάσει τεράστια προσπάθεια για να σας προστατεύσει από τις ψηφιακές απειλές και να βεβαιωθείτε ότι συμμορφώνεστε χωρίς εμπόδια.

Αρχειοθέτηση και διατήρηση με Exchange Online

Κάθε άτομο έχει ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο καθώς και δικό του σύστημα αρχειοθέτησης. Ένα αρχείο εμφανίζεται στο Outlook ως άλλο γραμματοκιβώτιο.

Σκοπός του πρόσθετου φακέλου αρχειοθέτησης είναι η αποθήκευση παλαιότερων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μόνιμη θέση αποθήκευσης. Μπορείτε να σκεφτείτε τον φάκελο αρχειοθέτησης ως τη σοφίτα ή υπόγειο σας. Μπορείτε να πάτε εκεί για να ανακτήσετε τα στοιχεία, αν θέλετε, αλλά είναι πραγματικά μια μακροπρόθεσμη τοποθεσία αποθήκευσης.

Το μέγεθος ενός γραμματοκιβωτίου χρήστη και αρχείου εξαρτάται από το σχέδιο SaaS. Ορισμένα σχέδια έχουν μέγιστη χωρητικότητα γραμματοκιβωτίου 25 gigabytes και άλλα έχουν απεριόριστη χωρητικότητα αρχειοθέτησης.

Προστασία και έλεγχος πληροφοριών με το Exchange Online

Η προσφορά Exchange Online περιλαμβάνει έλεγχο antivirus και antispam χωρίς να χρειαστεί να εγκαταστήσετε λογισμικό τρίτου μέρους ή εξωτερικό λογισμικό. Όταν ένα νέο μήνυμα εισέρχεται στο Exchange Online, γίνεται σάρωση για κινδύνους προτού παραδοθεί στο προβλεπόμενο κουτί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Η τεχνολογία που καθιστά δυνατή όλη αυτή την προστασία καλείται Forefront. Είναι ένα άλλο προϊόν της Microsoft που λειτουργεί πίσω από τις σκηνές για να κάνει το περιβάλλον ασφαλή και ασφαλή. Μην ανησυχείτε όμως - δεν χρειάζεται να πληρώσετε επιπλέον ή ακόμα και να ξέρετε πώς λειτουργεί. Ως τελικός χρήστης, γνωρίζετε απλώς ότι κάποιος σας κοιτάζει για να μην λαμβάνετε κατά λάθος αρχεία με ανεπιθύμητα ή ιούς.

Η κυβέρνηση έχει προσθέσει πολλούς κανόνες και κανονισμούς γύρω από το εταιρικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Το Exchange Online παρέχει τη δυνατότητα να πληρούνται αυτοί οι κανόνες με χαρακτηριστικά, όπως το eDiscovery και το legal hold.

Η eDiscovery αναφέρεται στην Ηλεκτρονική Ανακάλυψη, η οποία απλά σημαίνει ότι τα ηλεκτρονικά μηνύματα μπορούν να αναζητηθούν για σχετικές επικοινωνίες σε περίπτωση νομικής διαδικασίας. Αυτό μπορεί να μην είναι μια μεγάλη υπόθεση, αλλά αν είστε σε μια πολύ ρυθμισμένη βιομηχανία ή κυβερνητική οργάνωση, τότε αυτά τα χαρακτηριστικά απαιτούνται συχνά από τον θείο Σαμ.