Δεδομένα εκτός πωλήσεων

Χρειάζεστε έναν τρόπο να συνοψίσετε τις μεμονωμένες εγγραφές πωλήσεων σε μια βασική γραμμή για την πρόβλεψη. Οι περισσότερες εταιρείες που ασχολούνται με την πώληση προϊόντων και υπηρεσιών καταγράφουν καθημερινά τις πωλήσεις τους, ανεξάρτητα από το αν καταγράφουν έσοδα ή τον αριθμό των μονάδων που πωλήθηκαν.

Μπορείτε συνήθως να πείτε από το εταιρικό λογιστικό σύστημα πόσα δολάρια έφεραν στις 4 Μαΐου και στις 12 Οκτωβρίου ή πόσες widgets που πώλησαν στις 8 Φεβρουαρίου και στις 25 Αυγούστου.

Το λογιστικό σύστημα συνήθως ξεπερνά τις μεμονωμένες πωλήσεις. Έτσι, εάν η εταιρεία έκανε δέκα πωλήσεις στις 3 Ιουνίου, θα δείτε ένα διαφορετικό ρεκόρ για κάθε μία από τις δέκα πωλήσεις. Βλέποντας αυτές τις πωλήσεις μία προς μία είναι μεγάλη αν είστε λογιστής ή εάν έχετε κάποιο άλλο λόγο να χρειάζεστε πληροφορίες σχετικά με μεμονωμένες πωλήσεις ή αν έχετε πρόβλημα με τον ύπνο. Αλλά αν προβλέπετε, οι ατομικές εγγραφές είναι ενοχλητικές.

Εξετάστε τις παρακάτω ιδέες, ενώ αποφασίζετε τον καλύτερο τρόπο για να συνοψίσετε τα δεδομένα πωλήσεών σας:

• Δεν χρειάζεστε μεμονωμένα αρχεία πωλήσεων. Αν η εταιρεία σας πραγματοποίησε τρεις πωλήσεις στις 5 Ιανουαρίου - μία για $ 2, 500, άλλη για $ 8, 650 και άλλη για $ 4, 765 - ένα σημαντικό γεγονός που θέλετε να ξέρετε είναι ότι, στις 5 Ιανουαρίου,, 915.
• Δεν προβλέπετε πωλήσεις σε καθημερινή βάση. Εάν η επιχείρησή σας είναι σαν τις περισσότερες, χρειάζεστε μια μεγαλύτερη εικόνα. Για να σχεδιάσετε τα επίπεδα απογραφής σας, να αποφασίσετε πόσα πωλητές χρειάζεται η εταιρεία σας και να υπολογίσετε τι μπορείτε να περιμένετε στα έσοδα και ποια θα είναι η φορολογική υποχρέωση της εταιρείας σας, χρειάζεστε μεγαλύτερη χρονική περίοδο, όπως ένα μήνα ή ένα τέταρτο για την πρόβλεψή σας.
• Χρειάζεται να ταιριάξετε τη διάρκεια της χρονικής σας περιόδου με τους λόγους της πρόβλεψης. Οι τυπικές χρονικές περίοδοι είναι ένας μήνας, ένα τέταρτο ή ένα έτος, ανάλογα με το γιατί προβαίνετε. Για την αγορά υλικών, μπορεί να θέλετε να προβλέψετε τις πωλήσεις σας για τον επόμενο μήνα. Για την εκτίμηση των κερδών, ενδεχομένως να θέλετε να προβλέψετε τις πωλήσεις σας για το επόμενο τρίμηνο. Για αποφάσεις πρόσληψης, ίσως θέλετε να προβλέψετε τις πωλήσεις σας για το επόμενο έτος.

Χρειάζεστε μια πολύ μεγαλύτερη γραμμή βάσης από τρεις μόνο περιόδους για να κάνετε μια πρόβλεψη που δεν θα σας ενοχλήσει.

Τα συγκεντρωτικά πινάκια του Excel είναι ιδανικά για να σας βοηθήσουν να συγκεντρώσετε τα δεδομένα των πωλήσεών σας για να δημιουργήσετε μια βασική γραμμή για την πρόβλεψη.Τροφοδοτείτε τα ακατέργαστα δεδομένα πωλήσεών σας στο Excel, όπου μπορείτε να δημιουργήσετε πίνακες περιστροφής με δύο κύριους τρόπους:

Από πίνακα Excel:

• Ας υποθέσουμε ότι το τμήμα λογιστικής ή πληροφορικής σας μπορεί να σας στείλει δεδομένα πωλήσεων σε μορφή μαλακού αντιγράφου. csv (τιμές διαχωρισμένες με κόμμα). Μπορείτε να επικολλήσετε τα δεδομένα αυτά σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel ως λίστα, να μετατρέψετε τη λίστα σε έναν πίνακα και να βάλετε ένα συγκεντρωτικό πίνακα. Από (τι καλεί το Excel)
• εξωτερικά δεδομένα: Με άλλα λόγια, τα υποκείμενα δεδομένα, τα μεμονωμένα στοιχεία πωλήσεων, δεν αποθηκεύονται σε φύλλο εργασίας του Excel. Διατηρούνται σε ξεχωριστή βάση δεδομένων ή αρχείο κειμένου ή ακόμα και σε άλλο βιβλίο εργασίας του Excel. Η κατασκευή των συγκεντρωτικών πινάκων σε εξωτερικά δεδομένα μπορεί να είναι χρήσιμη επειδή τα δεδομένα πωλήσεων συνήθως ενημερώνονται συνήθως στην εξωτερική πηγή δεδομένων (στην πράξη, αυτή είναι συχνά μια πραγματική σχεσιακή βάση δεδομένων, διαφορετική από ένα επίπεδο αρχείο όπως μια τυπική λίστα Excel ή τραπέζι). Στη συνέχεια, όταν θέλετε να ενημερώσετε τις προβλέψεις σας, δεν χρειάζεται να εισάγετε και να επικολλήσετε νέα δεδομένα στο βιβλίο εργασίας σας. Ο πίνακας περιστροφής μπορεί να ενημερωθεί αυτόματα από την εξωτερική πηγή δεδομένων.