Αναζητώντας δεδομένα στο Excel 2007 με HLOOKUP και VLOOKUP - dummies

Οι πιο δημοφιλείς λειτουργίες αναζήτησης στο Excel 2007 είναι HLOOKUP (για οριζόντια αναζήτηση) και VLOOKUP (για κατακόρυφη αναζήτηση). Αυτές οι λειτουργίες βρίσκονται στην κατηγορία Αναζήτηση και Αναφοράς στην καρτέλα Φόρμες της Κορδέλας και στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή λειτουργιών. Είναι μέρος μιας ισχυρής ομάδας λειτουργιών που μπορούν να επιστρέψουν τις τιμές αναζητώντας τους σε πίνακες δεδομένων.

Η λειτουργία HLOOKUP αναζητά οριζόντια (αριστερά προς τα δεξιά) την κορυφαία γραμμή ενός πίνακα μέχρι να εντοπίσει μια τιμή που αντιστοιχεί ή υπερβαίνει εκείνη που ψάχνετε. Η λειτουργία VLOOKUP αναζητά κατακόρυφα (από πάνω προς τα κάτω) την αριστερή στήλη ενός πίνακα έως ότου το πρόγραμμα εντοπίσει μια τιμή που αντιστοιχεί ή υπερβαίνει αυτή που αναζητάτε.

Όταν χρησιμοποιείτε τις λειτουργίες VLOOKUP και HLOOKUP, οι καταχωρήσεις κειμένου ή αριθμών στη στήλη ή στη γραμμή Lookup (δηλαδή η αριστερή στήλη ενός πίνακα κατακόρυφης αναζήτησης ή η κορυφαία σειρά ενός οριζόντιου πίνακα αναζήτησης) πρέπει να είναι μοναδικό. Οι ενδείξεις αυτές πρέπει επίσης να διευθετούνται ή να ταξινομούνται με αύξουσα σειρά. δηλαδή, αλφαβητική σειρά για τις καταχωρίσεις κειμένου και τη χαμηλότερη προς την υψηλότερη σειρά για αριθμητικές καταχωρίσεις.

Η συνάρτηση HLOOKUP χρησιμοποιεί την ακόλουθη σύνταξη:

= HLOOKUP (lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])

Η συνάρτηση VLOOKUP ακολουθεί την σχεδόν ταυτόσημη σύνταξη:

= VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Και στις δύο λειτουργίες, το όρισμα lookup_value είναι η τιμή που θέλετε να αναζητήσετε στον πίνακα, table_array είναι η περιοχή κυττάρων ή το όνομα του πίνακα που περιέχει τόσο την τιμή να κοιτάξουμε προς τα πάνω και την αντίστοιχη αξία που πρέπει να επιστρέψουμε. Το όρισμα row_index_num στη λειτουργία HLOOKUP είναι ο αριθμός της γραμμής της οποίας η τιμή θέλετε να επιστρέψετε. το όρισμα col_index_num στη λειτουργία VLOOKUP είναι ο αριθμός της στήλης της οποίας η τιμή θέλετε να επιστρέψετε.

range_lookup στις λειτουργίες VLOOKUP και HLOOKUP είναι το λογικό TRUE ή FALSE που καθορίζει αν θέλετε το Excel να βρει ακριβή ή κατά προσέγγιση αντιστοιχία για το > lookup_value στο table_array . Όταν καθορίσετε την τιμή TRUE ή παραλείψετε το όριο range_lookup , το Excel βρίσκει μια κατά προσέγγιση αντιστοιχία. Όταν καθορίζετε το FALSE ως το όριο range_lookup , το Excel βρίσκει μόνο ακριβείς αντιστοιχίσεις. Η εύρεση προσεγγιστικών αγώνων αφορά μόνο όταν αναζητάτε αριθμητικές καταχωρίσεις (αντί κειμένου). Όταν το Excel δεν εντοπίσει ακριβή αντιστοίχιση σε αυτήν τη στήλη ή γραμμή αναζήτησης, εντοπίζει την επόμενη υψηλότερη τιμή που δεν υπερβαίνει το όρισμα lookup_value

και στη συνέχεια επιστρέφει την τιμή στη στήλη ή τη γραμμή που καθορίζεται από το σύμβολο < arguments col_index_num ή row_index_num . Το παρακάτω σχήμα δείχνει ένα παράδειγμα χρήσης της λειτουργίας VLOOKUP για να επιστρέψετε είτε ένα άκρο 15% ή 20% από ένα τραπέζι, ανάλογα με το συνολικό άθροισμα του ελέγχου. Το στοιχείο F3 περιέχει τη συνάρτηση VLOOKUP: = VLOOKUP (Pretax_Total, Tip_Table, IF (Tip_Percentage = 0, 15, 2, 3)) η προκαταβολική ποσότητα του ελέγχου στο κελί F2.

Χρησιμοποιώντας τη λειτουργία VLOOKUP για να επιστρέψετε το ποσό της άκρης για να προσθέσετε από έναν πίνακα Lookup.

Για να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον πίνακα συμβουλών, εισαγάγετε το ποσοστό της συμβολής (15% ή 20%) στο κελί F1 (με όνομα Tip_Percentage) και το ποσό του ελέγχου πριν από το φόρο στο κελί F2 (με το όνομα Pretax_Total). Το Excel αναζητά τότε την τιμή που εισάγετε στο κελί Pretax_Total στην πρώτη στήλη του πίνακα Lookup, που περιλαμβάνει το εύρος κελιών A2: C101 και ονομάζεται Tip_Table.

Το Excel μετακινεί προς τα κάτω τις τιμές στην πρώτη στήλη του Tip_Table μέχρι να βρει μια αντιστοίχιση. Εάν το Excel διαπιστώσει ότι η τιμή που καταχωρήθηκε στο κελί Pretax_Total ($ 16.55 σε αυτό το παράδειγμα) δεν ταιριάζει ακριβώς με μία από τις τιμές στην πρώτη στήλη του Tip_Table, το πρόγραμμα συνεχίζει να ψάχνει προς τα κάτω το εύρος σύγκρισης μέχρι να συναντήσει την πρώτη τιμή που υπερβαίνει το συνολικό άθροισμα (17,00 στην κυψέλη Α19 σε αυτό το παράδειγμα). Στη συνέχεια, το Excel κινείται πίσω στην προηγούμενη γραμμή στον πίνακα και επιστρέφει την τιμή στη στήλη που αντιστοιχεί στο όρισμα

col_index_num

της συνάρτησης VLOOKUP (αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι το προαιρετικό

πεδίο_κατάλογος παραλειφθεί από τη λειτουργία). Παρατηρήστε ότι το όρισμα col_index_number χρησιμοποιεί μια εντολή IF για να καθορίσει ποια τιμή της στήλης πρέπει να επιστρέψει. Σε αυτήν την περίπτωση, εάν η τιμή Tip_Percentage είναι 0. 15, τότε η συνάρτηση επιστρέφει την τιμή στη δεύτερη στήλη του πίνακα στη γραμμή που αναγνωρίστηκε από την τιμή

lookup_value. Διαφορετικά, επιστρέφει την τιμή στην τρίτη στήλη της ίδιας σειράς.