Φόρτωση δεδομένων σε Power Pivot από τον SQL Server - dummies

Οι βάσεις δεδομένων του SQL Server είναι μερικές από τις πιο συνηθισμένες για την αποθήκευση δεδομένων σε επίπεδο επιχείρησης. Οι περισσότερες βάσεις δεδομένων του SQL Server διαχειρίζονται και συντηρούνται από το τμήμα πληροφορικής. Για να συνδεθείτε σε μια βάση δεδομένων SQL Server, πρέπει να συνεργαστείτε με το τμήμα πληροφορικής σας για να αποκτήσετε πρόσβαση ανάγνωσης στη βάση δεδομένων από την οποία προσπαθείτε να τραβήξετε.

Αφού έχετε πρόσβαση στη βάση δεδομένων, ανοίξτε το παράθυρο Power Pivot και κάντε κλικ στο κουμπί εντολής Από άλλες πηγές στην καρτέλα Αρχική σελίδα. Αυτό ανοίγει το παράθυρο διαλόγου "Οδηγός εισαγωγής πίνακα", που εμφανίζεται εδώ. Εκεί, επιλέξτε την επιλογή Microsoft SQL Server και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

Ανοίξτε τον "Οδηγό εισαγωγής πίνακα" και επιλέξτε Microsoft SQL Server.

Ο Οδηγός εισαγωγής πίνακα ζητά τώρα όλες τις πληροφορίες που χρειάζεται για να συνδεθεί στη βάση δεδομένων σας. Στην οθόνη αυτή θα πρέπει να δώσετε τις πληροφορίες για τις επιλογές που περιγράφονται σε αυτή τη λίστα:

• Όνομα φιλικής σύνδεσης: Το πεδίο Friendly Name σας επιτρέπει να ορίσετε το δικό σας όνομα για την εξωτερική πηγή. Συνήθως εισάγετε ένα όνομα που είναι περιγραφικό και εύκολο να το διαβάσετε.
• Όνομα διακομιστή: Αυτό είναι το όνομα του διακομιστή που περιέχει τη βάση δεδομένων με την οποία προσπαθείτε να συνδεθείτε. Το αποκτάτε από το τμήμα πληροφορικής σας όταν αποκτήσετε πρόσβαση. (Το όνομα του διακομιστή σας θα είναι διαφορετικό από αυτό που εμφανίζεται.)
• Συνδεθείτε στο διακομιστή: Αυτά είναι τα διαπιστευτήριά σας σύνδεσης. Ανάλογα με τον τρόπο που σας δίνει πρόσβαση το τμήμα πληροφορικής σας, επιλέγετε είτε τον έλεγχο ταυτότητας των Windows είτε τον έλεγχο ταυτότητας SQL Server. Ο έλεγχος ταυτότητας των Windows σημαίνει ουσιαστικά ότι ο διακομιστής σας αναγνωρίζει με τα στοιχεία σύνδεσης στα παράθυρά σας. Ο έλεγχος ταυτότητας SQL Server σημαίνει ότι το τμήμα πληροφορικής δημιούργησε ένα ξεχωριστό όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης για εσάς. Εάν χρησιμοποιείτε τον έλεγχο ταυτότητας SQL Server, πρέπει να δώσετε ένα όνομα χρήστη και έναν κωδικό πρόσβασης.
• Αποθήκευση του κωδικού πρόσβασής μου: Μπορείτε να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στην επιλογή Αποθήκευση του κωδικού πρόσβασης, εάν θέλετε το όνομα χρήστη και ο κωδικός πρόσβασής σας να αποθηκευτούν στο βιβλίο εργασίας. Οι συνδέσεις σας μπορούν να παραμείνουν ανανεώσιμες όταν χρησιμοποιούνται από άλλους ανθρώπους. Αυτή η επιλογή προφανώς έχει λόγους ασφαλείας, επειδή ο καθένας μπορεί να δει τις ιδιότητες σύνδεσης και να δει το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασής σας. Θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε αυτήν την επιλογή μόνο εάν το τμήμα πληροφορικής σας έχει δημιουργήσει έναν λογαριασμό εφαρμογής (έναν λογαριασμό που δημιουργήθηκε ειδικά για χρήση από πολλούς ανθρώπους).
• Όνομα βάσης δεδομένων: Κάθε SQL Server μπορεί να περιέχει πολλές βάσεις δεδομένων. Καταχωρίστε το όνομα της βάσης δεδομένων με την οποία συνδέεστε. Μπορείτε να το πάρετε από το τμήμα πληροφορικής σας κάθε φορά που κάποιος σας δίνει πρόσβαση.

Παρέχετε τις βασικές πληροφορίες που απαιτούνται για τη σύνδεση στη βάση δεδομένων προορισμού.

Αφού εισαγάγετε όλες τις σχετικές πληροφορίες, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να δείτε την επόμενη οθόνη, που φαίνεται στο παρακάτω σχήμα. Έχετε την επιλογή να επιλέξετε από μια λίστα με πίνακες και προβολές ή να γράψετε το δικό σας προσαρμοσμένο ερώτημα χρησιμοποιώντας τη σύνταξη SQL. Στις περισσότερες περιπτώσεις, επιλέγετε την επιλογή από μια λίστα πινάκων.

Επιλέξτε να επιλέξετε από μια λίστα με πίνακες και προβολές.

Ο Οδηγός εισαγωγής πίνακα διαβάζει τη βάση δεδομένων και σας εμφανίζει μια λίστα με όλους τους διαθέσιμους πίνακες και προβολές. Οι πίνακες έχουν ένα εικονίδιο που μοιάζει με πλέγμα και οι προβολές έχουν ένα εικονίδιο που μοιάζει με κουτί πάνω από ένα άλλο πλαίσιο.

Ο Οδηγός εισαγωγής πίνακα προσφέρει μια λίστα με πίνακες και προβολές.

Η ιδέα είναι να τοποθετήσετε ένα σημάδι ελέγχου δίπλα στους πίνακες και τις προβολές που θέλετε να εισαγάγετε. Σημειώστε το σημάδι ελέγχου δίπλα στον πίνακα FactInternetSales. Η στήλη Φιλικό όνομα σας επιτρέπει να εισάγετε ένα νέο όνομα που θα χρησιμοποιηθεί για να αναφερθεί ο πίνακας στο Power Pivot.

Εμφανίζεται το κουμπί Επιλογή σχετικών πινάκων. Αφού επιλέξετε έναν ή περισσότερους πίνακες, μπορείτε να κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί για να εντοπίσετε τον Power Pivot για να σαρώσετε και να επιλέξετε αυτόματα όλους τους άλλους πίνακες που έχουν σχέση με τους πίνακες που έχετε ήδη επιλέξει. Αυτό το χαρακτηριστικό είναι εύχρηστο για την προμήθεια μεγάλων βάσεων δεδομένων με δεκάδες πίνακες.

Η εισαγωγή ενός πίνακα εισάγει όλες τις στήλες και τις εγγραφές για αυτόν τον πίνακα. Αυτό μπορεί να έχει αντίκτυπο στο μέγεθος και την απόδοση του μοντέλου δεδομένων Pivot Power. Συχνά θα διαπιστώσετε ότι χρειάζεστε μόνο μια χούφτα από τις στήλες από τους πίνακες που εισάγετε. Σε αυτές τις περιπτώσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί Προεπισκόπηση & φίλτρο.

Κάντε κλικ στο όνομα του πίνακα για να το επισημάνετε με μπλε χρώμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προεπισκόπηση & φίλτρο. Ο Οδηγός εισαγωγής πίνακα ανοίγει την οθόνη Προεπισκόπηση επιλεγμένου πίνακα, που εμφανίζεται εδώ. Μπορείτε να δείτε όλες τις διαθέσιμες στήλες στον πίνακα, με δειγματοληψία σειρών.

Η οθόνη Προεπισκόπηση & φίλτρο σάς επιτρέπει να φιλτράρετε τις στήλες που δεν χρειάζεστε.

Κάθε κεφαλίδα στήλης έχει ένα πλαίσιο ελέγχου δίπλα της, υποδεικνύοντας ότι η στήλη θα εισαχθεί με τον πίνακα. Η κατάργηση του σημείου ελέγχου δηλώνει στον Power Pivot να μην περιλαμβάνει τη στήλη αυτή στο μοντέλο δεδομένων.

Έχετε επίσης τη δυνατότητα να φιλτράρετε ορισμένες εγγραφές. Το παρακάτω σχήμα δείχνει ότι κάνοντας κλικ στο βέλος με το αναπτυσσόμενο μενού για οποιαδήποτε στήλη ανοίγει ένα μενού φίλτρου που σας επιτρέπει να ορίσετε κριτήριο για να φιλτράρετε ανεπιθύμητα αρχεία.

Αυτό λειτουργεί ακριβώς όπως το τυπικό φιλτράρισμα στο Excel. Μπορείτε να επιλέξετε και να αποεπιλέξετε τα στοιχεία δεδομένων στη φιλτραρισμένη λίστα ή, εάν υπάρχουν πάρα πολλές επιλογές, μπορείτε να εφαρμόσετε ευρύτερα κριτήρια κάνοντας κλικ στην επιλογή Φίλτρα ημερομηνίας πάνω από τη λίστα. (Εάν φιλτράρετε μια στήλη κειμένου, είναι Φίλτρα κειμένου.)

Χρησιμοποιήστε τα αναπτυσσόμενα βέλη σε κάθε στήλη για να φιλτράρετε τις μη απαραίτητες εγγραφές.

Αφού ολοκληρώσετε την επιλογή των δεδομένων σας και εφαρμόζοντας τα απαιτούμενα φίλτρα, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Τέλος στον Οδηγό εισαγωγής πίνακα για να ξεκινήσετε τη διαδικασία εισαγωγής. Το ημερολόγιο εισαγωγής, που παρουσιάζεται εδώ, δείχνει την πρόοδο της εισαγωγής και συνοψίζει τις ενέργειες εισαγωγής που έχουν ληφθεί μετά την ολοκλήρωσή τους.

Η τελευταία οθόνη του Οδηγού εισαγωγής πίνακα δείχνει την πρόοδο των ενεργειών εισαγωγής.

Το τελευταίο βήμα για την φόρτωση δεδομένων από τον SQL Server είναι η ανασκόπηση και η δημιουργία των απαραίτητων σχέσεων. Ανοίξτε το παράθυρο Power Pivot και κάντε κλικ στο κουμπί εντολής προβολής διαγράμματος στην καρτέλα Αρχική σελίδα. Ο Power Pivot ανοίγει την οθόνη του διαγράμματος, όπου μπορείτε να προβάλετε και να επεξεργαστείτε τις σχέσεις όπως απαιτείται.

Βεβαιωθείτε ότι έχετε εξετάσει και δημιουργήσει τις απαραίτητες σχέσεις.

Μην πανικοβάλλεστε αν νιώθετε ότι έχετε ενοχλήσει το φιλτράρισμα στηλών και εγγραφών στον πίνακα εισαγωγής Power Pivot. Απλά επιλέξτε τον ανησυχητικό πίνακα στο παράθυρο Power Pivot και ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου Edit Table Properties (επιλέξτε Σχεδίαση -> Ιδιότητες πίνακα). Σημειώστε ότι αυτό το παράθυρο διαλόγου είναι βασικά η ίδια οθόνη Preview & Filter που συναντάτε στον Οδηγό εισαγωγής πίνακα. Από εδώ μπορείτε να επιλέξετε στήλες που φιλτραρίστηκαν αρχικά, να επεξεργαστείτε φίλτρα εγγραφών, να διαγράψετε φίλτρα ή ακόμα και να χρησιμοποιήσετε διαφορετικό πίνακα / προβολή.