Φόρτωση δεδομένων σε Power Pivot από εξωτερικά αρχεία Excel - dummies

Οι συνδεδεμένοι πίνακες στο Power Pivot έχουν ένα ξεχωριστό πλεονέκτημα έναντι άλλων τύπων εισαγόμενων δεδομένων, καθώς ανταποκρίνονται άμεσα στις αλλαγές στα δεδομένα προέλευσης μέσα στο βιβλίο εργασίας. Αν αλλάξετε τα δεδομένα σε έναν από τους πίνακες στο βιβλίο εργασίας, ο συνδεδεμένος πίνακας στο μοντέλο δεδομένων Pivot Power αλλάζει αυτόματα. Η διαδραστικότητα σε πραγματικό χρόνο που έχετε με τους συνδεδεμένους πίνακες είναι ιδιαίτερα χρήσιμη εάν πραγματοποιείτε συχνές αλλαγές στα δεδομένα σας.

Το μειονέκτημα των συνδεδεμένων πινάκων είναι ότι τα δεδομένα προέλευσης πρέπει να αποθηκεύονται στο ίδιο βιβλίο εργασίας με το μοντέλο δεδομένων Pivot Power. Αυτό δεν είναι πάντα δυνατό. Θα συναντήσετε πολλά σενάρια όπου θα πρέπει να ενσωματώσετε τα δεδομένα του Excel στην ανάλυσή σας, αλλά τα δεδομένα ζουν σε ένα άλλο βιβλίο εργασίας. Σε αυτές τις περιπτώσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό εισαγωγής πίνακα του Power Pivot για να συνδεθείτε με εξωτερικά αρχεία του Excel.

Ανοίξτε το παράθυρο Power Pivot και κάντε κλικ στο κουμπί εντολής Από άλλες πηγές στην καρτέλα Αρχική σελίδα. Αυτό ανοίγει το παράθυρο διαλόγου "Οδηγός εισαγωγής πίνακα", που εμφανίζεται εδώ. Επιλέξτε την επιλογή Αρχείο Excel και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

Ανοίξτε τον Οδηγό εισαγωγής πίνακα και επιλέξτε Αρχείο Excel.

Ο Οδηγός εισαγωγής πίνακα ζητά όλες τις πληροφορίες που χρειάζεται για να συνδεθεί στο βιβλίο εργασίας προορισμού.

Παρέχετε τις βασικές πληροφορίες που απαιτούνται για τη σύνδεση στο βιβλίο εργασίας στόχου.

Σε αυτήν την οθόνη, θα πρέπει να δώσετε τις ακόλουθες πληροφορίες:

• Όνομα φιλικής σύνδεσης: Στο πεδίο Όνομα φιλικής σύνδεσης, καθορίζετε το δικό σας όνομα για την εξωτερική πηγή. Συνήθως εισάγετε ένα όνομα που είναι περιγραφικό και εύκολο να το διαβάσετε.
• Διαδρομή αρχείου Excel: Καταχωρίστε την πλήρη διαδρομή του βιβλίου εργασίας προορισμού του Excel. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί Αναζήτηση για να αναζητήσετε και να επιλέξετε το βιβλίο εργασίας από το οποίο θέλετε να τραβήξετε.
• Χρησιμοποιήστε την πρώτη γραμμή ως κεφαλίδες στήλης: Στις περισσότερες περιπτώσεις, τα δεδομένα του Excel θα έχουν επικεφαλίδες στηλών. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στην επιλογή "Χρήση πρώτης γραμμής ως κεφαλίδες στήλης", για να βεβαιωθείτε ότι οι κεφαλίδες στηλών σας αναγνωρίζονται ως κεφαλίδες κατά την εισαγωγή.

Αφού εισαγάγετε όλες τις σχετικές πληροφορίες, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να δείτε την επόμενη οθόνη, που εμφανίζεται εδώ. Εμφανίζεται μια λίστα όλων των φύλλων εργασίας στο επιλεγμένο βιβλίο εργασίας του Excel. Σε αυτήν την περίπτωση, έχετε μόνο ένα φύλλο εργασίας. Τοποθετήστε ένα σημάδι ελέγχου δίπλα στα φύλλα εργασίας που θέλετε να εισαγάγετε. Η στήλη Φιλικό όνομα σας επιτρέπει να εισάγετε ένα νέο όνομα που θα χρησιμοποιηθεί για να αναφερθεί ο πίνακας στο Power Pivot.

Επιλέξτε τα φύλλα εργασίας για εισαγωγή.

Κατά την ανάγνωση από εξωτερικά αρχεία Excel, ο Power Pivot δεν μπορεί να αναγνωρίσει μεμονωμένα αντικείμενα πίνακα.Ως αποτέλεσμα, μπορείτε να επιλέξετε μόνο ολόκληρα φύλλα εργασίας στον Οδηγό εισαγωγής πίνακα. Λαμβάνοντας αυτό υπόψη, φροντίστε να εισαγάγετε φύλλα εργασίας που περιέχουν ένα μόνο φάσμα δεδομένων.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί Προεπισκόπηση & φίλτρο για να φιλτράρετε ανεπιθύμητες στήλες και εγγραφές, αν χρειαστεί. Διαφορετικά, συνεχίστε με τον "Οδηγό εισαγωγής πίνακα" για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία εισαγωγής.

Όπως πάντα, φροντίστε να ελέγξετε και να δημιουργήσετε σχέσεις σε οποιονδήποτε άλλο πίνακα που έχετε φορτώσει στο μοντέλο δεδομένων Pivot Power.

Η φόρτωση εξωτερικών δεδομένων του Excel δεν σας δίνει την ίδια διαδραστικότητα που έχετε με τους συνδεδεμένους πίνακες. Όπως και με την εισαγωγή πινάκων βάσης δεδομένων, τα δεδομένα που φέρετε από ένα εξωτερικό αρχείο Excel είναι απλά ένα στιγμιότυπο. Πρέπει να ανανεώσετε τη σύνδεση δεδομένων για να δείτε τυχόν νέα δεδομένα που ενδέχεται να έχουν προστεθεί στο εξωτερικό αρχείο Excel.