Όριο Εισαγωγή δεδομένων με επικύρωση δεδομένων στο Excel 2013 - ανδρείκελα

Η δυνατότητα Εξακρίβωση Δεδομένων στο Excel 2013 μπορεί να είναι μια πραγματική χρονική περίοδος όταν κάνετε επαναλαμβανόμενη καταχώρηση δεδομένων και μπορεί επίσης να προχωρήσει πολύ στην πρόληψη λανθασμένων καταχωρήσεων στα υπολογιστικά φύλλα σας. Όταν χρησιμοποιείτε την Επικύρωση δεδομένων σε ένα κελί, αναφέρετε τον τύπο εισαγωγής δεδομένων που επιτρέπεται στο κελί.

Στο πλαίσιο του περιορισμού της εισαγωγής δεδομένων σε έναν αριθμό (ο οποίος μπορεί να είναι ακέραιος αριθμός, δεκαδικό, ημερομηνία ή ώρα), καθορίζετε επίσης τις επιτρεπόμενες τιμές για τον συγκεκριμένο τύπο αριθμού (έναν ολόκληρο αριθμό μεταξύ 10 και 100 ή ένα ημερομηνία μεταξύ 1 Ιανουαρίου 2012 και 31 Δεκεμβρίου 2012, για παράδειγμα).

Όταν χρησιμοποιείτε την Επικύρωση Δεδομένων για να περιορίσετε τον τύπο εισαγωγής δεδομένων και το εύρος των αποδεκτών τιμών σε ένα κελί, μπορείτε επίσης να καθορίσετε ένα μήνυμα εισόδου που θα εμφανίζεται αυτόματα δίπλα στο κελί όταν το επιλέξετε και / ή ένα μήνυμα προειδοποίησης σφάλματος που εμφανίζεται αν προσπαθήσετε να εισάγετε λάθος τύπο εισόδου ή έναν αριθμό εκτός της επιτρεπόμενης περιοχής.

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο κουμπί που είναι προσαρτημένο στην αναπτυσσόμενη λίστα Allow και επιλέξτε μεταξύ των ακόλουθων στοιχείων:

Οποιαδήποτε τιμή

για την κατάργηση οποιωνδήποτε προηγούμενων περιορισμών, ακυρώνοντας έτσι την επικύρωση των δεδομένων και για άλλη μια φορά επιτρέποντας στον χρήστη να εισάγει οτιδήποτε επιθυμεί στο κελί

• Ολικός Αριθμός ένας ολόκληρος αριθμός που εμπίπτει σε ένα συγκεκριμένο εύρος ή τηρεί συγκεκριμένες παραμέτρους που καθορίζετε

• Δεκαδικός για να περιορίσετε την καταχώρηση σε έναν δεκαδικό αριθμό που εμπίπτει σε ένα συγκεκριμένο εύρος ή τηρεί συγκεκριμένες παραμέτρους που καθορίσατε

• Λίστα για να περιορίσετε την καταχώρηση σε μία από τις πολλές καταχωρίσεις κειμένου που καθορίζετε, τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε από ένα αναδυόμενο μενού που εμφανίζεται κάνοντας κλικ σε ένα αναδυόμενο κουμπί που εμφανίζεται στα δεξιά του κελιού κάθε φορά που περιέχει τον δρομέα κελί

• Ημερομηνία για να περιορίσετε την καταχώριση σε μια ημερομηνία που εμπίπτει σε ένα συγκεκριμένο εύρος ή πριν ή πριν από μια συγκεκριμένη ημερομηνία

• Ώρα για να περιορίσετε την είσοδο σε χρόνο που εμπίπτει σε ένα συγκεκριμένο εύρος ή σε ή πριν από μια συγκεκριμένη ώρα της ημέρας

• Μήκος Κειμένου για να περιορίσετε μια καταχώρηση κειμένου έτσι ώστε να την το μήκος των χαρακτήρων δεν πέφτει κάτω ή υπερβαίνει έναν ορισμένο αριθμό ή εμπίπτει σε ένα εύρος που καθορίσατε

• Προσαρμοσμένο για να περιορίσετε την καταχώρηση στις παραμέτρους που καθορίζονται από έναν συγκεκριμένο τύπο που έχει εισαχθεί σε ένα άλλο κελί του φύλλου εργασίας > Για να καθορίσετε ένα μήνυμα εισόδου μετά την επιλογή όλων των στοιχείων στην καρτέλα Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή μηνύματος στο παράθυρο διαλόγου Επικύρωση δεδομένων, όπου εισάγετε έναν σύντομο τίτλο για το μήνυμα εισόδου (όπως

• Καταχώρηση λίστας στο πλαίσιο κειμένου Τίτλος και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το κείμενο του μηνύματός σας στο πλαίσιο εισαγωγής μηνυμάτων εισόδου παρακάτω.

Για να καθορίσετε ένα μήνυμα προειδοποίησης, κάντε κλικ στην καρτέλα Προειδοποίηση σφάλματος στο παράθυρο διαλόγου Επιβεβαίωση δεδομένων, όπου μπορείτε να επιλέξετε το είδος προειδοποίησης από την αναπτυσσόμενη λίστα Στυλ: Διακοπή (η προεπιλογή, η οποία χρησιμοποιεί ένα κόκκινο κουμπί με ένα σταυρό σε αυτό), Προειδοποίηση (η οποία χρησιμοποιεί ένα κίτρινο τρίγωνο με θαυμαστικό) ή Πληροφορίες (που χρησιμοποιεί ένα μπαλόνι με μπλε I σε αυτό).

Μετά την επιλογή του τύπου ειδοποίησης, εισάγετε τον τίτλο για το παράθυρο διαλόγου στο πλαίσιο κειμένου τίτλου και εισάγετε το κείμενο του μηνύματος ειδοποίησης στο πλαίσιο λίστας μηνυμάτων σφάλματος. Για να εφαρμόσετε τον περιορισμό που καθορίζετε στο παράθυρο διαλόγου Επικύρωση δεδομένων σε όλα τα άλλα κελιά που έχουν μορφοποιηθεί με τον ίδιο τρόπο όπως σε μια περιοχή κυψελών που έχει μορφοποιηθεί ως πίνακας, κάντε κλικ στην επιλογή Εφαρμογή αυτών των αλλαγών σε όλα τα υπόλοιπα κελιά με το ίδιο Ρυθμίσεις, προτού κάνετε κλικ στο OK. Για να αντιγράψετε τον περιορισμό σε μια περιοχή που δεν έχει μορφοποιηθεί ως πίνακας, χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα Εξακρίβωση Δεδομένων για να ρυθμίσετε τον τύπο εγγραφής και το επιτρεπόμενο εύρος στο πρώτο κελί και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τη λαβή πλήρωσης για να αντιγράψετε τις ρυθμίσεις Validation Data σε επόμενα κύτταρα στην ίδια στήλη ή σειρά.

Η πιο δημοφιλής χρήση της δυνατότητας Εξακρίβωση Δεδομένων είναι η δημιουργία ενός αναπτυσσόμενου μενού από το οποίο εσείς ή κάποιος που χρησιμοποιεί το υπολογιστικό σας φύλλο μπορεί να επιλέξει την κατάλληλη καταχώρηση δεδομένων.

Αυτό το σχήμα δείχνει τι συμβαίνει στο υπολογιστικό φύλλο αφού κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου Validation Data. Εδώ εμφανίζεται το αναδυόμενο μενού (με μια λίστα με τις πόλεις που έχουν ληφθεί από την περιοχή κυψελών A2: A6) όπως φαίνεται όταν κάνετε κλικ στο νέο αναδυόμενο κουμπί του κελί.

Σε αυτό το σχήμα, μπορείτε επίσης να δείτε το πλαίσιο μηνύματος εισαγωγής λίστας εισόδου που δημιουργήθηκε για αυτό το κελί χρησιμοποιώντας τις επιλογές στην καρτέλα Μήνυμα εισόδου του πλαισίου διαλόγου Validation Data. Σημειώστε ότι μπορείτε να επανατοποθετήσετε αυτό το πλαίσιο μηνύματος (επίσημα γνωστό ως

κουτί σχολίων

) έτσι ώστε να είναι κοντά στο κελί, αλλά δεν παρεμποδίζει την επιλογή μιας καταχώρησης - απλά σύρετε το πλαίσιο σχολίων με το ποντίκι δείκτης.

Αυτό το σχήμα δείχνει τι συμβαίνει εάν προσπαθήσετε να εισαγάγετε μια καταχώρηση που δεν βρίσκεται στην αναπτυσσόμενη λίστα. Για να βρείτε κελιά στα οποία έχει εφαρμοστεί επικύρωση δεδομένων, ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου Μετάβαση σε (Ctrl + G ή F5) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Ειδικά και κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογής επικύρωσης δεδομένων στο πλαίσιο διαλόγου Μετάβαση σε ειδικά. Κάντε κλικ στο κουμπί της ίδιας επιλογής στην επιλογή Επικύρωση δεδομένων για να μεταβείτε στο Excel στο επόμενο κελί που χρησιμοποιεί τις ίδιες ρυθμίσεις επικύρωσης δεδομένων με το ενεργό κελί. Αφήστε το πλήκτρο επιλογής Όλα κάτω από την επικύρωση δεδομένων που επιλέξατε για να μεταβείτε στο επόμενο κελί που χρησιμοποιεί οποιαδήποτε ρύθμιση Validation Data.

Για να απαλλαγείτε από τις ρυθμίσεις επικύρωσης δεδομένων που έχουν οριστεί σε συγκεκριμένο κύκλο ή περιοχή κυττάρων, επιλέξτε το κελί ή την περιοχή, ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου Validation Data (Alt + AVV) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Clear All (Απενεργοποίηση όλων) πριν κάνετε κλικ στο OK.