Εφαρμογές βιβλιοθήκης στο SharePoint Online - dummies

Όταν χρειάζεστε έναν τρόπο να οργανώσετε τα αρχεία έτσι ώστε να είναι προσβάσιμα μέσω μια τοποθεσία SharePoint, βρίσκετε μια επιλογή προεπιλεγμένη για τους πιο συνηθισμένους τύπους εφαρμογών βιβλιοθήκης στο SharePoint Online. Πάρτε ένα gander σε αυτές τις τυπικές εφαρμογές βιβλιοθήκης και σύντομες περιγραφές για το τι κάνουν:

• Βιβλιοθήκη Asset: Εδώ μπορείτε να αποθηκεύσετε στοιχεία περιουσιακών στοιχείων εκτός εγγράφων - έτοιμες προς χρήση πληροφορίες με τη μορφή εικόνων, αρχείων ήχου, αρχεία βίντεο - για να είναι διαθέσιμα και να ρυθμίζουν τη χρήση τους.
• Βιβλιοθήκη σύνδεσης δεδομένων: Αυτός ο τύπος εφαρμογής βιβλιοθήκης είναι ο τόπος όπου μπορείτε να τοποθετήσετε και να μοιραστείτε αρχεία που καθορίζουν και περιγράφουν εξωτερικές συνδέσεις δεδομένων. Για παράδειγμα, ίσως θέλετε οι χρήστες σας να μπορούν να τραβούν δεδομένα από μια αποθήκη δεδομένων. Η δημιουργία μιας σύνδεσης στην αποθήκη δεδομένων και η σωστή λήψη όλων των ονομάτων διακομιστών, των ονομάτων χρηστών και των πληροφοριών σύνδεσης μπορεί να είναι κουραστική. Χρησιμοποιώντας μια εφαρμογή Βιβλιοθήκη σύνδεσης δεδομένων, ένας διαχειριστής θα μπορούσε να ρυθμίσει τις συνδέσεις και να τις αποθηκεύσει στη βιβλιοθήκη. Οι χρήστες θα χρησιμοποιήσουν στη συνέχεια τη σύνδεση στην αποθήκη δεδομένων όποτε θέλουν να τραβήξουν δεδομένα και να την αναλύσουν.
• Βιβλιοθήκη εγγράφων: Εκτελείτε - και δημιουργείτε - πολλά από αυτά στο SharePoint. Τέτοιες εφαρμογές βιβλιοθήκης προορίζονται για την αποθήκευση εγγράφων, την οργάνωση σε φακέλους, τον έλεγχο των εκδόσεών τους και τη ρύθμιση της χρήσης τους με ένα σύστημα check-in / check-out.
• Βιβλιοθήκη φορμών: Εδώ αποθηκεύετε και διαχειρίζεστε ηλεκτρονικές εκδόσεις κενών επιχειρηματικών εντύπων για καθημερινή τεκμηρίωση, όπως εντολές αγοράς και αναφορές κατάστασης. Για να δημιουργήσετε και να διατηρήσετε εφαρμογές βιβλιοθήκης αυτού του τύπου, χρειάζεστε έναν συμβατό επεξεργαστή XML. Λάβετε, ωστόσο, υπόψη ότι η εφαρμογή βιβλιοθήκης φόρμας είναι απλά ένα μέρος για την αποθήκευση των δεδομένων που έχουν εισαχθεί στη φόρμα. Για να δημιουργήσετε την πραγματική φόρμα, χρειάζεστε τον επεξεργαστή φόρμας συμβατό με XML.
• Βιβλιοθήκη εικόνων: Αυτός ο τύπος εφαρμογής της βιβλιοθήκης προορίζεται για την αποθήκευση και την κοινή χρήση ψηφιακών εικόνων. Η διαφορά μεταξύ της Βιβλιοθήκης περιουσιακών στοιχείων και της Βιβλιοθήκης εικόνων μπορεί να είναι λεπτή επειδή και οι δύο αποθηκεύουν εικόνες. Η βασική διάκριση βρίσκεται στο όνομα. Η Βιβλιοθήκη εικόνων έχει σχεδιαστεί ειδικά για την αποθήκευση εικόνων και η βιβλιοθήκη στοιχείων χρησιμοποιείται για την αποθήκευση εικόνων. Εάν σκέφτεστε μια φωτογραφία ως φωτογραφία και μια εικόνα σαν κάτι σαν λογότυπο ή γραφικό, οι διαφορές αρχίζουν να εμφανίζονται. Για παράδειγμα, οι εικόνες σε μια εφαρμογή "Βιβλιοθήκη εικόνων" εμφανίζουν μια μικρογραφία όταν εμφανίζονται σε αναζητήσεις, αλλά οι εικόνες σε μια βιβλιοθήκη εικόνων δεν εμφανίζονται.
• Βιβλιοθήκη εγγραφών: Αποθηκεύετε επαγγελματικά αρχεία σε αυτήν την εφαρμογή βιβλιοθήκης. Όταν δημιουργείτε μια εφαρμογή Βιβλιοθήκη εγγραφών, προσθέτετε κάποιες λειτουργίες που επιτρέπουν στο SharePoint να δημιουργήσει χρονοδιαγράμματα διαχείρισης αρχείων και διατήρησης αρχείων.Αυτός ο τύπος λειτουργιών είναι σημαντικός όταν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι κάνετε την απαιτούμενη επιμέλεια σας για να παρακολουθείτε τα επαγγελματικά σας αρχεία αφήνοντας το SharePoint να κάνει την βαριά ανύψωση.
• Αναφορά βιβλιοθήκης εγγράφων: Αυτός ο τύπος εφαρμογής της βιβλιοθήκης χρησιμοποιείται για την αποθήκευση και τη διαχείριση εγγράφων αναφοράς. Αυτή η εφαρμογή βιβλιοθήκης είναι παρόμοια με τη Βιβλιοθήκη Αναφορών. Ωστόσο, υπάρχουν κάποιες διαφορές. Εξερευνήστε τη Βιβλιοθήκη Αναφοράς Αναφοράς και τις εφαρμογές της Βιβλιοθήκης Αναφορών για να δείτε ποια από αυτές σας αρέσει καλύτερα και ποια ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες αναφοράς σας.
• Βιβλιοθήκη Αναφορών: Αυτός ο τύπος εφαρμογής βιβλιοθήκης είναι αφιερωμένος σε ιστοσελίδες και έγγραφα που παρακολουθούν την απόδοση (και άλλες τέτοιες μετρήσεις), την πρόοδο προς τους επιχειρηματικούς στόχους και άλλες πληροφορίες που χρησιμοποιούνται στην επιχειρηματική ευφυΐα.
• Το γραμματοκιβώτιο τοποθεσίας: Αυτός ο τύπος εφαρμογής της βιβλιοθήκης είναι χρήσιμο για να διατηρείτε το email και τα έγγραφά σας στενά συνδεδεμένα, επειδή αυτή η εφαρμογή συνδέει τον ιστότοπό σας με ένα γραμματοκιβώτιο του Exchange. Μόλις συνδεθείτε, μπορείτε να δείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας στο SharePoint και να προβάλετε τα έγγραφά σας στο Outlook.
• Βιβλιοθήκη σελίδας Wiki: Οι εφαρμογές βιβλιοθήκης αυτού του τύπου έχουν διασυνδέσει ιστοσελίδες που περιέχουν περιεχόμενο, όπως κείμενο ή εικόνες και λειτουργικότητα με τη μορφή μερών Web που μπορούν να επεξεργάζονται εύκολα πολλοί χρήστες.