Βασικές ερωτήσεις πριν από τη διανομή του πίνακα εργαλείων του Excel - dummies

Προτού στείλετε τον τελικό πίνακα εργαλείων του Excel, αξίζει τον κόπο να επιστρέψετε και να θέσετε μερικές βασικές ερωτήσεις. Χρησιμοποιήστε αυτές τις ερωτήσεις ως λίστα ελέγχου πριν διανείμετε τον πίνακα ελέγχου.

Παρουσιάζει ο πίνακας ελέγχου τις σωστές πληροφορίες;

Ανατρέξτε στις πληροφορίες που παρουσιάζετε και προσδιορίστε αν ανταποκρίνεται στον σκοπό του ταμπλό που προσδιορίστηκε κατά τη συλλογή των απαιτήσεων. Μην φοβάστε να διασαφηνίσετε ξανά τον σκοπό του πίνακα ελέγχου με τους βασικούς σας χρήστες. Θέλετε να αποφύγετε την κατασκευή του ταμπλό σε κενό. Επιτρέψτε σε μερικούς δοκιμαζόμενους χρήστες να βλέπουν επαναλήψεις καθώς το αναπτύγετε. Με αυτόν τον τρόπο, η επικοινωνία παραμένει ανοιχτή και δεν θα πάτε πολύ προς τη λάθος κατεύθυνση.

Τα πάντα στο ταμπλό σας έχουν σκοπό;

Πάρτε μια ειλικρινή ματιά σε πόσες πληροφορίες στο ταμπλό σας δεν υποστηρίζουν τον κύριο σκοπό της. Για να διατηρήσετε τον πίνακα οργάνων σας όσο το δυνατόν πιο πολύτιμο, δεν θέλετε να το αραιώσετε με χρήσιμα στοιχεία που είναι ενδιαφέροντα αλλά δεν μπορούν να ασκηθούν.

Αν τα δεδομένα δεν υποστηρίζουν τον βασικό σκοπό του πίνακα οργάνων, αφήστε τα έξω. Τίποτα δεν λέει ότι πρέπει να γεμίσετε κάθε κομμάτι λευκού χώρου στη σελίδα.

Ο πίνακας ελέγχου εμφανίζει εμφανώς το μήνυμα κλειδιού;

Κάθε πίνακας ελέγχου έχει ένα ή περισσότερα βασικά μηνύματα. Θέλετε να διασφαλίσετε ότι αυτά τα μηνύματα εμφανίζονται εμφανώς. Για να ελέγξετε αν τα βασικά μηνύματα σε ένα ταμπλό είναι προεξέχοντα, σταθείτε πίσω και στραβίστε ενώ κοιτάτε τον πίνακα οργάνων. Κοιτάξτε μακριά και στη συνέχεια δείτε το ταμπλό αρκετές φορές. Τι σας χτυπήσει πρώτα; Αν δεν είναι τα βασικά στοιχεία που θέλετε να εμφανίζονται, θα πρέπει να αλλάξετε κάτι.

Ακολουθούν μερικές ενέργειες που μπορείτε να λάβετε για να διασφαλίσετε ότι τα βασικά σας στοιχεία έχουν μεγάλη σημασία.

• Τοποθετήστε τα στοιχεία κλειδιού του ταμπλό σας στο επάνω αριστερό ή μεσαίο αριστερό μέρος της σελίδας. Οι μελέτες δείχνουν ότι αυτές οι περιοχές προσελκύουν μεγαλύτερη προσοχή για μεγαλύτερες περιόδους.

• De-emphasize σύνορα, φόντο και άλλα στοιχεία που καθορίζουν τις περιοχές του πίνακα ελέγχου. Προσπαθήστε να χρησιμοποιήσετε τον φυσικό λευκό χώρο μεταξύ των στοιχείων σας για να χωρίσετε τον πίνακα οργάνων σας. Εάν χρειάζονται σύνορα, διαμορφώστε τα σε ελαφρύτερες αποχρώσεις από τα δεδομένα σας.

• Μορφοποιήστε τις ετικέτες και το άλλο κείμενο σε ελαφρύτερες αποχρώσεις από τα δεδομένα σας. Οι ελαφρώς χρωματιστές ετικέτες παρέχουν στους χρήστες σας τις πληροφορίες που χρειάζονται χωρίς να τους αποσπούν την προσοχή από τις πληροφορίες που εμφανίζονται.

Μπορείτε να διατηρήσετε αυτό το ταμπλό;

Υπάρχει μεγάλη διαφορά μεταξύ της ενημέρωσης ενός πίνακα ελέγχου και της ανακατασκευής ενός πίνακα ελέγχου.Προτού να στείλετε με ενθουσιασμό το γλυκότατο ταμπλό που μόλις χτίσατε, αφιερώστε μια στιγμή για να σκεφτείτε τη συντήρηση ενός τέτοιου ταμπλό. Θέλετε να σκεφτείτε τη συχνότητα των ενημερώσεων και τις διαδικασίες που πρέπει να περάσετε κάθε φορά που ενημερώνετε τα δεδομένα. Αν είναι ένα γεγονός αναφοράς μιας ώρας, ορίστε αυτή την προσδοκία με τους χρήστες σας. Αν γνωρίζετε ότι θα γίνει μια επαναλαμβανόμενη αναφορά, θα θέλετε να διαπραγματευτείτε πραγματικά τον χρόνο ανάπτυξης, να ανανεώσετε τα χρονικά διαστήματα και να σταματήσετε πριν συμφωνήσετε σε οποιοδήποτε χρονοδιάγραμμα.

Ο πίνακας εργαλείων εμφανίζει σαφώς το πεδίο εφαρμογής και τη διάρκεια ζωής του;

Στο ταμπλό θα πρέπει να διευκρινίζεται σαφώς το πεδίο εφαρμογής και η διάρκεια ζωής του. Δηλαδή, ο καθένας πρέπει να είναι σε θέση να εξετάσει τον πίνακα ελέγχου σας και να γνωρίζει την περίοδο που είναι σχετική και το πεδίο των πληροφοριών στον πίνακα ελέγχου. Αυτό έρχεται κάτω σε μερικά απλά πράγματα που μπορείτε να κάνετε για την αποτελεσματική ετικέτα των πινακίδων σας και των αναφορών.

• Να συμπεριλαμβάνετε πάντοτε μια χρονική σήμανση στο ταμπλό σας. Αυτό ελαχιστοποιεί τη σύγχυση κατά τη διανομή του ίδιου πίνακα οργάνων ή αναφοράς σε μηνιαίες ή εβδομαδιαίες δόσεις.

• Να συμπεριλαμβάνεται πάντα κάποιο κείμενο που να δείχνει πότε θα έχουν ανακτηθεί τα δεδομένα για τα μέτρα. Σε πολλές περιπτώσεις, ο συγχρονισμός των δεδομένων αποτελεί κρίσιμο στοιχείο πληροφοριών κατά την ανάλυση ενός μέτρου.

• Χρησιμοποιήστε περιγραφικούς τίτλους για κάθε στοιχείο στον πίνακα ελέγχου. Φροντίστε να αποφύγετε τους κρυπτογράφους με πολλά αρκτικόλεξα και σύμβολα.

Είναι ο οδηγός σας καλά τεκμηριωμένος;

Είναι σημαντικό να τεκμηριώνετε τον πίνακα ελέγχου και το μοντέλο δεδομένων πίσω από αυτό. Όποιος έχει κληρονομήσει ποτέ ένα φύλλο εργασίας του Excel ξέρει πόσο δύσκολο μπορεί να είναι η μετάφραση των διαφόρων αναλυτικών περιστροφών που περιέχονται σε μια αναφορά. Εάν είστε τυχεροί, το μοντέλο δεδομένων θα είναι αρκετά μικρό για να το κομμάτι μαζί σε μια εβδομάδα ή έτσι. Εάν δεν είστε τόσο τυχεροί, θα πρέπει να χαλαρώσετε ολόκληρο το μοντέλο και να ξεκινήσετε από το μηδέν.

Η τεκμηρίωση δεν χρειάζεται καν να είναι αληθινή φαντασία. Μερικά απλά πράγματα μπορούν να βοηθήσουν στην τεκμηρίωση του ταμπλό σας.

• Προσθέστε μια καρτέλα Χάρτη μοντέλων στο μοντέλο δεδομένων σας. Η καρτέλα "Χάρτης μοντέλων" είναι ένα ξεχωριστό φύλλο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να συνοψίσετε τις κλίμακες κλειδιών στο μοντέλο δεδομένων και να εξηγήσετε τον τρόπο με τον οποίο κάθε περιοχή αλληλεπιδρά με τα στοιχεία αναφοράς στο τελικό στρώμα παρουσίασης.

• Χρησιμοποιήστε σχόλια και ετικέτες ελεύθερα. Είναι εκπληκτικό το πώς μερικά επεξηγηματικά σχόλια και ετικέτες μπορούν να σας βοηθήσουν να αποσαφηνίσετε το μοντέλο σας ακόμη και αφού έχετε απομακρυνθεί από το μοντέλο δεδομένων σας για μεγάλο χρονικό διάστημα.

• Χρησιμοποιήστε χρώματα για να προσδιορίσετε τις σειρές του μοντέλου δεδομένων σας. Η χρήση χρωμάτων στο μοντέλο δεδομένων σας δίνει τη δυνατότητα να δείτε γρήγορα μια σειρά κελιών και να πάρετε μια βασική ένδειξη για το τι κάνει αυτό το εύρος. Κάθε χρώμα μπορεί να αντιπροσωπεύει έναν τύπο εύρους. Για παράδειγμα, το κίτρινο θα μπορούσε να αντιπροσωπεύει πίνακες σταδιοποίησης, το γκρι θα μπορούσε να αντιπροσωπεύει τύπους και το πορφυρό θα μπορούσε να αντιπροσωπεύει πίνακες αναφοράς.

Είναι ο οδηγός σας φιλικός προς το χρήστη;

Πριν διανείμετε τον πίνακα ελέγχου, θέλετε να διασφαλίσετε ότι είναι φιλικό προς το χρήστη. Δεν είναι δύσκολο να μαντέψετε τι φιλικό προς το χρήστη μέσο:

• Διαισθητικό: Ο πίνακας ελέγχου θα πρέπει να είναι διαισθητικός σε κάποιον που δεν τον έχει δει ποτέ.Δοκιμάστε το σε κάποιον και ρωτήστε το άτομο αν έχει νόημα. Εάν πρέπει να ξεκινήσετε να εξηγείτε τι λέει ο πίνακας ελέγχου, κάτι είναι λάθος. Ο πίνακας ελέγχου χρειάζεται περισσότερες ετικέτες, λιγότερο περίπλοκα διαγράμματα, καλύτερη διάταξη, περισσότερα δεδομένα, λιγότερα δεδομένα; Είναι καλή ιδέα να λάβετε ανατροφοδότηση από πολλούς χρήστες.

• Εύκολη πλοήγηση: Αν ο πίνακας ελέγχου είναι δυναμικός, επιτρέποντας την αλληλεπίδραση με μακροεντολές ή πίνακες περιστροφής, βεβαιωθείτε ότι η πλοήγηση λειτουργεί καλά. Πρέπει ο χρήστης να κάνει κλικ σε πολλά σημεία για να φτάσει στα δεδομένα της; Είναι κατάλληλος ο αριθμός των διατρήσεων; Μήπως διαρκεί πολύς χρόνος για να μεταβείτε από τη μία όψη στην άλλη; Πάλι, δοκιμάστε το ταμπλό σας σε περισσότερους χρήστες. Και βεβαιωθείτε ότι έχετε δοκιμάσει τις λειτουργίες του διαδραστικού πίνακα ελέγχου σε διάφορους υπολογιστές εκτός από τη δική σας.

• Εκτυπώνει σωστά: Τίποτα δεν είναι πιο ενοχλητικό από την εκτύπωση ενός πίνακα ελέγχου μόνο για να διαπιστώσετε ότι το άτομο που δημιούργησε το ταμπλό δεν πήρε το χρόνο για να εξασφαλίσει ότι εκτυπώνεται σωστά. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ρυθμίσει τις επιλογές εκτύπωσης στα αρχεία του Excel, έτσι ώστε οι πίνακες ελέγχου να εκτυπώνονται σωστά.

Είναι ακριβής ο πίνακας ελέγχου;

Τίποτα δεν σκοτώνει ένα ταμπλό ή αναφέρει ταχύτερα από την αντίληψη ότι τα δεδομένα σε αυτό είναι ανακριβή. Δεν είναι μέσα στις δυνατότητές μου να σας πω πώς να προσδιορίζετε αν τα δεδομένα σας είναι ακριβή. Μπορείτε ωστόσο να επισημάνετε τρεις παράγοντες που καθορίζουν την αντίληψη ότι ένας πίνακας ελέγχου είναι ακριβής:

• Συνέπεια με τις έγκυρες πηγές: Είναι προφανές ότι εάν τα δεδομένα σας δεν ταιριάζουν με άλλες πηγές αναφοράς, θα έχετε ένα θέμα αξιοπιστίας δεδομένων - ειδικά εάν αυτές οι άλλες πηγές θεωρούνται ως οι κύριες πηγές. Να γνωρίζετε τις πηγές δεδομένων που θεωρούνται ευαγγέλιο στον οργανισμό σας. Εάν ο πίνακας ελέγχου περιέχει δεδομένα που σχετίζονται με μια έγκυρη πηγή, συγκρίνετε τα δεδομένα σας με αυτήν την πηγή για να εξασφαλίσετε συνέπεια.

• Εσωτερική συνοχή: Δεν είναι ποτέ διασκεδαστικό να εξηγήσετε γιατί ένα μέρος του ταμπλό σας δεν τρέχει με άλλα μέρη του ίδιου ταμπλό. Θέλετε να εξασφαλίσετε κάποιο επίπεδο εσωτερικής συνοχής στο ταμπλό σας. Βεβαιωθείτε ότι τα συγκρίσιμα στοιχεία σε διαφορετικές περιοχές του ταμπλό σας είναι συνεπή μεταξύ τους. Αν υπάρχει λόγος ασυνέπειας, σημειώστε σαφώς αυτούς τους λόγους. Είναι εκπληκτικό το πόσο καλά ένας απλός συμβολισμός καθαρίζει τις ερωτήσεις σχετικά με τα δεδομένα.

• Προσωπική εμπειρία: Έχετε δει κάποιον να κοιτάζει μια αναφορά και να λέει "Αυτό δεν φαίνεται σωστό; "Χρησιμοποιούν αυτό που ορισμένοι άνθρωποι αποκαλούν" αίσθηση εντέρου "για να αξιολογήσουν την αξιοπιστία των δεδομένων. Κανείς δεν κοιτάζει τους αριθμούς σε ένα κενό. Όταν εξετάζετε οποιαδήποτε ανάλυση, φέρνετε μαζί σας χρόνια προσωπικής γνώσης, αλληλεπίδρασης και εμπειρίας. Χρησιμοποιείτε υποσυνείδητα αυτές τις εμπειρίες στην αξιολόγηση των πληροφοριών σας. Κατά τον προσδιορισμό της ακρίβειας του ταμπλό σας, λάβετε υπόψη την οργανωτική "ανέκδοτη γνώση. "Αν είναι δυνατόν, δείξτε τον πίνακα ελέγχου σας σε μερικούς εμπειρογνώμονες περιεχομένου στην εταιρεία σας.