Εισαγωγή δεδομένων σε MYOB - ανδρείκελα

Γνωρίζατε ότι μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα σε MYOB από άλλες εφαρμογές; Για παράδειγμα, ίσως έχετε μια λίστα από ονόματα πελατών και διευθύνσεις κάπου αλλού στον υπολογιστή σας (ίσως σε ένα αρχείο Word, ένα αρχείο βάσης δεδομένων ή στο Excel) και θέλετε να εισαγάγετε αυτές τις πληροφορίες στο MYOB. Δείτε πώς μπορείτε να εισαγάγετε στοιχεία του πελάτη ή του προμηθευτή σας με την αναλαμπή ενός ματιού.

Οργάνωση των δεδομένων σας

Το πρώτο στάδιο κατά την εισαγωγή δεδομένων είναι να χειριστείτε τον κατάλογο πελατών ή προμηθευτή σας σε μορφή που κατανοεί το MYOB.

1. Αν οι λεπτομέρειες του πελάτη ή του προμηθευτή σας βρίσκονται αυτή τη στιγμή σε επεξεργαστή κειμένου ή σε βάση δεδομένων, δοκιμάστε να αποκτήσετε αυτές τις λεπτομέρειες σε ένα υπολογιστικό φύλλο πριν προσπαθήσετε να εισαγάγετε τις πληροφορίες στο MYOB.

   Για παράδειγμα, εάν τα δεδομένα σας είναι αποθηκευμένα σε μια βάση δεδομένων, όπως η Microsoft Access, μπορείτε συνήθως να αποθηκεύσετε αυτά τα δεδομένα σε μορφή που μπορεί να ανοίξει στο Excel.

2. Χρησιμοποιώντας λογισμικό υπολογιστικών φύλλων, όπως το Excel, ρυθμίστε τις πληροφορίες προσεκτικά σε στήλες.

   Τακτοποιήστε τα δεδομένα σας έτσι ώστε όλα τα ονόματα να εμφανίζονται το ένα μετά το άλλο, όλες οι διευθύνσεις παρατίθενται το ένα μετά το άλλο και ούτω καθεξής. Με διευθύνσεις, χωρίστε το δρόμο, την πόλη, την πολιτεία και τον ταχυδρομικό κώδικα σε τέσσερις ξεχωριστές στήλες.

3. Εισάγετε μια σειρά στο επάνω μέρος της λίστας σας (αν δεν το έχετε κάνει ήδη) που επισημαίνει τις στήλες.

   Για παράδειγμα, Όνομα, Τηλέφωνο 1, Τηλέφωνο 2, Επαφή και ούτω καθεξής. Αυτή η σειρά ονομάζεται σειρά κεφαλίδων.

4. Αποθηκεύστε αυτό το υπολογιστικό φύλλο ως αρχείο με οριοθέτηση καρτελών.

   Για παράδειγμα, στο Excel, μεταβείτε στο μενού Αρχείο (File), κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ως (Save As) και, στη συνέχεια, επιλέξτε Tab-Delimited ως File Type (Τύπος αρχείου). Η μορφή αρχείου Tab-Delimited διευκολύνει την ανάγνωση του λογισμικού MYOB.

Εισαγωγή των δεδομένων σας

Τώρα που έχετε οργανώσει τα δεδομένα σας, είστε έτοιμοι να εισαγάγετε αυτές τις πληροφορίες στο MYOB. Κρατήστε σφιχτά, εδώ πηγαίνει:

1. Από το μενού Αρχείο στο MYOB, επιλέξτε Βοηθός εισαγωγής / εξαγωγής.

2. Επιλέξτε Εισαγωγή δεδομένων και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

3. Επιλέξτε Κάρτες ως τύπος δεδομένων και Κάρτες Πελατών ή Κάρτες Προμηθευτών ως τον τύπο Καρτών.

4. Κάντε κλικ στο Browse (Αναζήτηση), μεταβείτε στο φάκελο όπου αποθηκεύσατε τα δεδομένα σας και επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να εισαγάγετε. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

5. Κάντε κύλιση με τις ρυθμίσεις και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

   Τα πράγματα γίνονται αρκετά τεχνικά σε αυτό το σημείο. Αλλά ποτέ δεν φοβάστε! Πείτε στο MYOB ότι τα δεδομένα σας χωρίζονται από καρτέλες, ότι η πρώτη γραμμή περιέχει κεφαλίδες, ότι εάν υπάρχουν ήδη δεδομένα που θέλετε να τα ενημερώσετε και να αντιστοιχίσετε κάρτες χρησιμοποιώντας το επώνυμο. (Το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης δείχνει τις εμφανίσεις αυτών των ρυθμίσεων.)

   

6. Κάντε κλικ στην επιλογή Αυτόματη αντιστοίχιση για να λάβετε MYOB για να αντιστοιχίσετε αυτόματα τα πεδία και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

   Εναλλακτικά, μπορείτε να αντιστοιχίσετε τα πεδία με μη αυτόματο τρόπο, επισημαίνοντας πρώτα το πεδίο εισαγωγής στα αριστερά και κάνοντας κλικ στο αντίστοιχο πεδίο εισαγωγής στα δεξιά.Κάνετε αυτό ένα προς ένα μέχρις ότου κάθε πεδίο στα αριστερά συνοδεύεται από ένα πεδίο στα δεξιά.

7. Όταν σας ζητηθεί, κάντε ένα αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου σας.

   Γιατί να ασχοληθούμε με την υποστήριξη; Αν πραγματικά βλάψετε την εισαγωγή σας (κάτι που συμβαίνει μερικές φορές την πρώτη φορά), μπορείτε να επαναφέρετε το αντίγραφο ασφαλείας και να ξεκινήσετε ξανά.

8. Κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή και θαυμάστε την έναρξη της διασκέδασης.

   Ορισμένες φορές η εισαγωγή παίρνει ένα οδυνηρά μεγάλο χρονικό διάστημα, μερικές φορές μόνο μερικά δευτερόλεπτα. Ωστόσο, η εισαγωγή ολοκληρώνεται όταν εμφανιστεί ένα ευχάριστο μήνυμα για να σας ενημερώσει για την επιτυχία σας (ή για αποτυχία). Εάν η εισαγωγή σας απέτυχε, διαβάστε προσεκτικά το μήνυμα!

Αντιμετώπιση προβλημάτων σε περίπτωση που τα πράγματα δεν είναι σωστά

Η εισαγωγή λεπτομερειών κάρτας στο αρχείο της εταιρείας MYOB θα πρέπει να είναι εύκολη, αλλά πολλά gremlins μπορούν να βάλουν ένα μήνυμα σφάλματος στο δρόμο σας. Αν λάβετε ένα μήνυμα μετά την εισαγωγή των δεδομένων λέγοντας ότι η εισαγωγή είχε σφάλματα ή προειδοποιήσεις, ακολουθήστε την εντολή για να δείτε το αρχείο καταγραφής σφαλμάτων.

• Εάν η εισαγωγή παρακάμψει ένα αρχείο, αυτό σημαίνει ότι κάτι ήταν τόσο κακό που η MYOB αγνόησε πλήρως αυτόν τον πελάτη ή τον προμηθευτή.

• Εάν λάβετε ένα προειδοποιητικό μήνυμα, αυτό σημαίνει ότι συνέβη ένα δευτερεύον πρόβλημα και το MYOB απέρριψε ένα μέρος του πελάτη ή των στοιχείων του προμηθευτή (για παράδειγμα, ίσως το MYOB έχει προσθέσει το όνομα του πελάτη, αλλά όχι τη διεύθυνση ή τον αριθμό τηλεφώνου).

Το αρχείο καταγραφής σφαλμάτων εμφανίζει μια λίστα κάθε εγγραφής που παρουσιάζει πρόβλημα, με έναν κωδικό σφάλματος που εμφανίζεται στην αρχή του καθενός. Αρχικά, αυτοί οι κωδικοί σφαλμάτων μοιάζουν με ακατανόητη ορολογία (το Σφάλμα -7, για παράδειγμα, δεν σημαίνει πολλά για τους απροσδιόριστους). Ωστόσο, στην κορυφή αυτής της αναφοράς παρέχεται μια λίστα με τα όσα σημαίνει κάθε μήνυμα σφάλματος.

Αφού εντοπίσετε ποιες εγγραφές δεν εισήγαγαν σωστά και γιατί, μπορείτε να κάνετε μία από τις δύο κινήσεις. Εάν επηρεάζονται μόνο μερικές κάρτες, ανοίξτε το αρχείο της εταιρείας σας και διορθώστε αυτές τις κάρτες μία προς μία. Από την άλλη πλευρά, αν το μεγαλύτερο μέρος της εισαγωγής δεν λειτούργησε, το καλύτερο στοίχημά σας είναι να επαναφέρετε το αντίγραφο ασφαλείας, να διορθώσετε το αρχείο εισαγωγής και να προσπαθήσετε ξανά.