Πώς να χρησιμοποιήσετε την επικύρωση δεδομένων για να διατηρήσετε το Excel Data Clean - dummies

Μια χρήσιμη εντολή που σχετίζεται με αυτή την επιχείρηση, Εντολή επικύρωσης. Χρησιμοποιήστε αυτήν την εντολή για να περιγράψετε ποιες πληροφορίες μπορούν να εισαχθούν σε ένα κελί. Η εντολή σας δίνει επίσης τη δυνατότητα να παρέχετε μηνύματα που παρέχουν πληροφορίες εισαγωγής δεδομένων και μηνύματα σφαλμάτων που επιχειρούν να βοηθήσουν κάποιον να διορθώσει λάθη εισαγωγής δεδομένων.

Για να χρησιμοποιήσετε την Επικύρωση Δεδομένων, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1Επιλέξτε το εύρος φύλλου εργασίας όπου θα μεταβούν τα δεδομένα που θα επικυρωθούν.

Μπορείτε να το κάνετε αυτό σύροντας το ποντίκι σας ή χρησιμοποιώντας τα πλήκτρα πλοήγησης.

2Επιλέξτε την εντολή Εξακρίβωση Δεδομένων στην καρτέλα Δεδομένα για να ενημερώσετε το Excel ότι θέλετε να ρυθμίσετε την επικύρωση δεδομένων για το επιλεγμένο εύρος.

Το Excel εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Validation Data.

3Στην καρτέλα Ρυθμίσεις του παραθύρου διαλόγου Επικύρωση δεδομένων, χρησιμοποιήστε τα πλαίσια κειμένου Κριτήρια επικύρωσης για να περιγράψετε τι είναι έγκυρα δεδομένα.

Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε τις επιλογές από το αναπτυσσόμενο πλαίσιο "Allow" για να δώσετε ποια είδη πληροφοριών μπορούν να μεταβούν στην περιοχή: ολόκληροι αριθμοί, δεκαδικοί αριθμοί, τιμές από τη λίστα, έγκυρες ημερομηνίες, έγκυρες φορές, κείμενο συγκεκριμένου μήκους και ούτω καθεξής.

Χρησιμοποιήστε επιλογές από το αναπτυσσόμενο μενού Δεδομένα για να καθορίσετε περαιτέρω τα κριτήρια επικύρωσης. Το πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας δεδομένων παρέχει αρκετές συγκρίσεις που μπορούν να γίνουν ως μέρος της επικύρωσης: μεταξύ, όχι μεταξύ, ίσου, μη ίσου, μεγαλύτερου, και ούτω καθεξής.

Περιορίστε τα κριτήρια επικύρωσης, εάν είναι απαραίτητο, χρησιμοποιώντας οποιοδήποτε από τα άλλα διαθέσιμα πλαίσια αναπτυσσόμενων λιστών. Σημείωση: Οι άλλες επιλογές κριτηρίων επικύρωσης εξαρτώνται από αυτό που εισάγετε στα πλαίσια αναπτυσσόμενων λιστών Allow and Data. Εάν υποδείξετε ότι θέλετε να επιτρέπετε μόνο ακέραιους αριθμούς μεταξύ συγκεκριμένου εύρους τιμών ελάχιστης και μέγιστης τιμής, το Excel παρέχει ελάχιστο και μέγιστο πλαίσια κειμένου για να εισαγάγετε ή να ορίσετε το εύρος.

Ωστόσο, αν επιλέξετε άλλες καταχωρίσεις από τα πλαίσια αναπτυσσόμενης λίστας Επιτρέπονται ή Δεδομένα, θα δείτε άλλα πλαίσια κειμένου που εμφανίζονται στην καρτέλα Ρυθμίσεις. Με άλλα λόγια, το Excel προσαρμόζει την καρτέλα Ρυθμίσεις ανάλογα με το είδος των κριτηρίων επικύρωσης που ορίζετε.

4Καθαρίστε τελικά την επικύρωση.

Αφού περιγράψετε τα κριτήρια επικύρωσης, επιλέξτε ή αποεπιλέξτε (διαγράψτε) το πλαίσιο ελέγχου Παράβλεψη κενών για να υποδείξετε αν επιτρέπονται κενά κελιά.

5Μετατρέψτε την επέκταση του πεδίου εφαρμογής της επικύρωσης δεδομένων.

Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εφαρμογή αυτών των αλλαγών σε όλα τα υπόλοιπα κελιά με το ίδιο πλαίσιο ρυθμίσεων, για να υποδείξετε αν τα κριτήρια επικύρωσης πρέπει να επεκταθούν σε άλλα παρόμοια κελιά.

Κάντε κλικ στο κουμπί Εκκαθάριση όλων και το Excel διαγράφει (αφαιρεί) τα κριτήρια επικύρωσης.

6Προσθέστε ένα μήνυμα εισόδου από την καρτέλα Μήνυμα εισόδου του πλαισίου διαλόγου Validation Data.

Η καρτέλα "Μήνυμα εισόδου" σας δίνει τη δυνατότητα να ενημερώσετε το Excel για την εμφάνιση ενός μικρού μηνύματος όταν έχει επιλεγεί ένα κελί με συγκεκριμένη επικύρωση δεδομένων. Για να δημιουργήσετε το μήνυμα εισόδου, εισάγετε έναν τίτλο για το μήνυμα στο πλαίσιο κειμένου Τίτλου και κείμενο μηνύματος στο πλαίσιο κειμένου Εισαγωγή μηνύματος. Βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση μηνύματος εισαγωγής όταν είναι επιλεγμένο το στοιχείο "Κύτταρο".

7Συμπληρώστε ένα μήνυμα σφάλματος από την καρτέλα Προειδοποίηση σφάλματος του πλαισίου διαλόγου Validation Data.

Μπορείτε επίσης να δώσετε ένα μήνυμα σφάλματος που εμφανίζεται το Excel όταν κάποιος επιχειρεί να εισάγει μη έγκυρα δεδομένα.

Για να δημιουργήσετε ένα μήνυμα σφάλματος, βεβαιωθείτε πρώτα ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου Προειδοποίηση σφάλματος μετά από μη έγκυρα δεδομένα που έχει εισαχθεί. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας στυλ για να επιλέξετε τι θα πρέπει να κάνει το Excel όταν εντοπίσει μη έγκυρα δεδομένα: Σταματήστε την εισαγωγή δεδομένων στον χρήστη χωρίς την εσφαλμένη εισαγωγή δεδομένων ή απλά να εμφανίσετε ένα ενημερωτικό μήνυμα μετά την εισαγωγή των δεδομένων.

8Όπως δημιουργείτε ένα μήνυμα εισόδου, εισάγετε τον τίτλο του μηνύματος σφάλματος στο πλαίσιο κειμένου Τίτλος. Στη συνέχεια, εισάγετε το πλήρες κείμενο του μηνύματος σφάλματος στο πλαίσιο κειμένου μηνύματος σφάλματος.

Περίεργος για τις επιλογές στο αναπτυσσόμενο μενού Style (Στυλ); Το στυλ της ειδοποίησης σφάλματος καθορίζει ποια κουμπιά εντολών παρουσιάζει το μήνυμα σφάλματος όταν κάποιος επιχειρεί να εισάγει κακά δεδομένα. Εάν το στυλ σφάλματος είναι Stop, στο πλαίσιο μηνύματος σφάλματος εμφανίζονται τα κουμπιά εντολής Επαναφορά και Ακύρωση.

Εάν το στυλ σφάλματος είναι Προειδοποίηση, το πλαίσιο μηνύματος σφάλματος εμφανίζει κουμπιά εντολών Ναι, Όχι και Ακύρωση. Εάν το σφάλμα είναι ενημερωτικό, στο πλαίσιο μηνύματος σφάλματος εμφανίζονται τα πλήκτρα OK και Cancel.