Πώς να χρησιμοποιήσετε το προσαρμοσμένο αυτόματο φιλτράρισμα σε έναν πίνακα Excel - dummies

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο AutoFilter. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε την εντολή Φίλτρο κειμένου από το μενού πίνακα και επιλέξτε μία από τις επιλογές φιλτραρίσματος κειμένου. Ανεξάρτητα από την επιλογή φιλτραρίσματος κειμένου που επιλέγετε, το Excel εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένο αυτόματο φιλτράρισμα. Αυτό το παράθυρο διαλόγου σάς δίνει τη δυνατότητα να καθορίσετε με μεγάλη ακρίβεια ποιες εγγραφές θέλετε να εμφανίζονται στη φιλτραρισμένη λίστα σας.

Για να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο αυτόματο φιλτράρισμα, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1Επιστροφή στα φίλτρα του Excel.

Η φιλτράρισμα είναι πιθανώς ήδη ενεργοποιημένη επειδή δημιουργήσατε έναν πίνακα. Ωστόσο, εάν το φίλτρο δεν είναι ενεργοποιημένο, επιλέξτε τον πίνακα, κάντε κλικ στο κουμπί Ταξινόμηση & Φίλτρο και επιλέξτε Φιλτράρισμα. Ή στο Excel 2007 ή το Excel 2010, απλά επιλέξτε Δεδομένα → Φίλτρο.

2Επιλέξτε το πεδίο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για το προσαρμοσμένο σας αυτόματο φιλτράρισμα.

Για να υποδείξετε το πεδίο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, ανοίξτε την αναπτυσσόμενη λίστα φιλτραρίσματος για αυτό το πεδίο για να εμφανίσετε το μενού πίνακα, επιλέξτε Φίλτρα κειμένου και, στη συνέχεια, επιλέξτε μια επιλογή φιλτραρίσματος. Όταν το κάνετε αυτό, το Excel εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένο αυτόματο φιλτράρισμα.

3Dπεριγράψτε τη λειτουργία αυτόματου φιλτραρίσματος.

Για να περιγράψετε το AutoFilter, πρέπει να προσδιορίσετε (ή να επιβεβαιώσετε) τη λειτουργία φιλτραρίσματος και τα κριτήρια φίλτρου. Χρησιμοποιήστε το αριστερό σύνολο των αναπτυσσόμενων λιστών για να επιλέξετε μια επιλογή φιλτραρίσματος. Για παράδειγμα, η επιλογή φιλτραρίσματος που επιλέχθηκε στο πρώτο παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένο αυτόματο φίλτρο είναι Ξεκινά με. Εάν ανοίξετε αυτήν την αναπτυσσόμενη λίστα, θα δείτε ότι το Excel παρέχει μια σειρά επιλογών φιλτραρίσματος:

αρχίζει με

ισούται με

δεν ισούται με

είναι μικρότερος από ή

μικρότερος από

είναι μικρότερος από ή ίσος με

Δεν ξεκινάει με

Λήγει με

Δεν τελειώνει με

Περιέχει

Δεν περιέχει

Το βασικό πράγμα που πρέπει να γνωρίζετε είναι ότι θέλετε να επιλέξετε μια λειτουργία φιλτραρίσματος που, σε συνδυασμό με τα κριτήρια φιλτραρίσματος, σας επιτρέπει να προσδιορίσετε τις εγγραφές που θέλετε να εμφανίζονται στη λίστα φιλτραρισμένων. Σημειώστε ότι το Excel αρχικά συμπληρώνει την επιλογή φιλτραρίσματος που ταιριάζει με την εντολή που επιλέξατε στο υπομενού Φίλτρο κειμένου, αλλά μπορείτε να αλλάξετε αυτήν την αρχική επιλογή φιλτραρίσματος σε κάτι άλλο.

Στην πράξη, δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ακριβή κριτήρια φιλτραρίσματος. Γιατί; Λοιπόν, επειδή τα στοιχεία της λίστας σας θα είναι πιθανώς αρκετά βρώμικα. Για παράδειγμα, τα ονόματα των καταστημάτων ενδέχεται να μην ταιριάζουν απόλυτα εξαιτίας ορθογραφίας. Για το λόγο αυτό, θα βρείτε πράξεις φιλτραρίσματος που βασίζονται στα κριτήρια Begins With ή Περιέχει και φιλτράρισμα που χρησιμοποιούν κομμάτια των ονομάτων πεδίων ή περιοχές τιμών που είναι πολύτιμες.

4Περιγραφή των κριτηρίων φιλτραρίσματος του Αυτόματου φίλτρου.

Αφού επιλέξετε την επιλογή φιλτραρίσματος, περιγράφετε τα κριτήρια φιλτραρίσματος χρησιμοποιώντας τη δεξιά αναπτυσσόμενη λίστα. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να φιλτράρετε εγγραφές που είναι ίσες με Sams Grocery ή, πρακτικά, που ξεκινούν με τη λέξη Sams , πληκτρολογείτε Sams < κουτί χειρός. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε περισσότερα από ένα κριτήρια αυτόματου φιλτραρίσματος. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε δύο προσαρμοσμένα κριτήρια αυτόματου φιλτραρίσματος, πρέπει να υποδείξετε εάν τα κριτήρια εφαρμόζονται και τα δύο μαζί ή εφαρμόζονται ανεξάρτητα. Επιλέγετε είτε το κουμπί επιλογής Ή είτε το κουμπί Οπ για να κάνετε αυτές τις προδιαγραφές.

5Κάντε κλικ στο OK.

Το Excel φιλτράρει το τραπέζι σας σύμφωνα με το προσαρμοσμένο σας αυτόματο φίλτρο.