Πώς να χρησιμοποιήσετε μια υπάρχουσα λίστα αλληλογραφίας για συγχώνευση αλληλογραφίας στο Office 2016 - dummies

Αφού επιλέξετε τον κύριο τύπο εγγράφου στο Microsoft Office, επιλέγετε στη συνέχεια τη λίστα δεδομένων. Μια λίστα δεδομένων πρέπει να είναι δομημένης μορφής, όπως ένα έγγραφο του Word που περιέχει έναν πίνακα, ένα βιβλίο εργασίας του Excel ή μια βάση δεδομένων όπως η λίστα επαφών στο Outlook.

Αν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε ένα υπάρχον αρχείο Word ή Excel, είναι σημαντικό να το ρυθμίσετε εκ των προτέρων. Ίσως χρειαστεί να ανοίξετε αυτό το αρχείο ξεχωριστά για να το προετοιμάσετε.

Εάν πρόκειται για πίνακα Word, λάβετε υπόψη αυτά τα σημεία:

• Βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχει τίποτα πάνω από τον πίνακα στο αρχείο εγγράφου.

• Η πρώτη σειρά του πίνακα πρέπει να περιέχει τα ονόματα πεδίων (ετικέτες στηλών).

• Όλες οι υπόλοιπες σειρές πρέπει να περιέχουν τα αρχεία δεδομένων.

  

  Ένας πίνακας λέξεων κατάλληλος για χρήση ως λίστα δεδομένων συγχώνευσης αλληλογραφίας.

Η σειρά 1 πρέπει να περιέχει τα ονόματα πεδίων (ετικέτες στηλών).

• Όλες οι συνεχόμενες σειρές κάτω από τη σειρά 1 περιέχουν τις εγγραφές δεδομένων.

• Ένα φύλλο εργασίας του Excel κατάλληλο για χρήση ως λίστα δεδομένων συγχώνευσης αλληλογραφίας.

  

  Όταν το αρχείο προέλευσης δεδομένων σας είναι έτοιμο, ακολουθήστε τα εξής βήματα για να το συνδέσετε με το κύριο έγγραφο στο Word:

Με το κεντρικό έγγραφο ανοιχτό, στην καρτέλα "Αποστολή αλληλογραφίας", κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή παραληπτών.

1. Κάντε κλικ στην επιλογή Χρήση υπάρχουσας λίστας.

2. Επιλέξτε να χρησιμοποιήσετε μια υπάρχουσα λίστα.

   

   Πλοηγηθείτε στη θέση που περιέχει το αρχείο δεδομένων σας και επιλέξτε την.

3. Κάντε κλικ στο Άνοιγμα.

4. Επιλέξτε το αρχείο δεδομένων και κάντε κλικ στο Άνοιγμα.

   

   Συγχαρητήρια, το αρχείο δεδομένων σας είναι πλέον συνδεδεμένο. Ωστόσο, δεν θα παρατηρήσετε κάτι διαφορετικό, επειδή πρέπει να εισαγάγετε πεδία συγχώνευσης.