Πώς να ορθογραφικός έλεγχος στο Excel 2013 - dummies

Θα ανακουφιστείτε να ξέρετε ότι το Excel 2013 διαθέτει ενσωματωμένο ορθογραφικό έλεγχο που μπορεί να πιάσει και να απομακρύνει όλα τα ενοχλητικά λάθη ορθογραφίας. Με αυτό το σκεπτικό, δεν έχετε πλέον τη δικαιολογία να βάζετε φύλλα εργασίας με τυπογραφικά λάθη στους τίτλους ή στις επικεφαλίδες.

Για να ελέγξετε την ορθογραφία σε ένα φύλλο εργασίας, έχετε τις ακόλουθες επιλογές:

• Κάντε κλικ στο κουμπί εντολής ορθογραφίας στην καρτέλα Review Ribbon

• Πατήστε Alt + RS

• Πατήστε το πλήκτρο F7

Οποιουδήποτε τρόπου το κάνετε, το Excel αρχίζει να ελέγχει την ορθογραφία όλων των καταχωρήσεων κειμένου στο φύλλο εργασίας. Όταν το πρόγραμμα συναντά μια άγνωστη λέξη, εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Ορθογραφία.

Το Excel προτείνει αντικαταστάσεις για την άγνωστη λέξη που εμφανίζεται στο πλαίσιο κειμένου Μη σε Λεξικό με πιθανή αντικατάσταση στο πλαίσιο λίστας Προτάσεις του πλαισίου διαλόγου Ορθογραφία. Εάν η αντικατάσταση αυτή είναι εσφαλμένη, μπορείτε να μετακινηθείτε στη λίστα Προτάσεις και να κάνετε κλικ στη σωστή αντικατάσταση. Χρησιμοποιήστε τις επιλογές πλαισίου διαλόγου Ορθογραφία ως εξής:

Ignore Once και Ignore All: Όταν ο ορθογραφικός έλεγχος του Excel έρχεται σε μια λέξη, το λεξικό του βρίσκει ύποπτο αλλά ξέρετε ότι είναι βιώσιμο, κάντε κλικ στο κουμπί Ignore Once. Αν δεν θέλετε ο έλεγχος ορθογραφίας να σας ενοχλήσει να σας ζητήσουμε ξανά για αυτή τη λέξη, κάντε κλικ στο κουμπί Παράβλεψη όλων.

Προσθήκη στο λεξικό: Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να προσθέσετε μια λέξη άγνωστη (όπως το όνομα του Excel) σε ένα προσαρμοσμένο λεξικό, έτσι ώστε το Excel να μην το επισημάνει ξανά όταν ελέγχετε την ορθογραφία στο φύλλο εργασίας επί.

Αλλαγή: Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να αντικαταστήσετε τη λέξη που εμφανίζεται στο πλαίσιο κειμένου Όχι σε Λεξικό με τη λέξη Excel προσφέρει στο πλαίσιο λίστας Προτάσεις.

Αλλαγή όλων: Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να αλλάξετε όλες τις εμφανίσεις αυτής της εσφαλμένης λέξης στο φύλλο εργασίας στη λέξη Excel που εμφανίζεται στο πλαίσιο λίστας Προτάσεις.

Αυτόματη διόρθωση: Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να διορθώσετε αυτόματα αυτό το σφάλμα ορθογραφίας με την πρόταση που εμφανίζεται στο πλαίσιο λίστας Προτάσεις (προσθέτοντας το ορθογραφικό λάθος και την πρόταση στο παράθυρο διαλόγου Αυτόματη διόρθωση).

Γλωσσικό λεξικό: Για να μεταβείτε σε ένα άλλο λεξικό (όπως ένα αγγλικό λεξικό του Ηνωμένου Βασιλείου ή ένα γαλλικό λεξικό κατά τον έλεγχο των γαλλικών όρων σε ένα πολύγλωσσο φύλλο εργασίας), κάντε κλικ σε αυτό το αναπτυσσόμενο κουμπί και στη συνέχεια επιλέξτε το όνομα του επιθυμητή γλώσσα στη λίστα.

Κουμπί Επιλογές για να ανοίξετε την καρτέλα "Έλεγχος" στο παράθυρο διαλόγου "Επιλογές Excel", όπου μπορείτε να τροποποιήσετε τις τρέχουσες ρυθμίσεις ορθογραφικού ελέγχου του Excel όπως Ignore Words στο Uppercase, Ignore Words with Numbers και παρόμοια.

Παρατηρήστε ότι ο ορθογραφικός έλεγχος του Excel δεν περιέχει μόνο λέξεις-κλειδιά που δεν υπάρχουν στο ενσωματωμένο ή προσαρμοσμένο λεξικό του, αλλά και σημαίες διπλών λέξεων σε μια καταχώρηση κυττάρων (όπως σύνολο ) και λέξεις με ασυνήθιστη χρήση κεφαλαίων (όπως NEw York αντί Νέα Υόρκη ).

Από προεπιλογή, ο ορθογραφικός έλεγχος αγνοεί όλες τις λέξεις με αριθμούς και όλες τις διευθύνσεις Internet. Εάν θέλετε να αγνοήσετε όλες τις λέξεις και με κεφαλαία γράμματα, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου Ορθογραφία και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Παράβλεψη λέξεων στο UPPERCASE πριν κάνετε κλικ στο OK.

Μπορείτε να ελέγξετε την ορθογραφία μιας συγκεκριμένης ομάδας εγγραφών επιλέγοντας τα κελιά πριν κάνετε κλικ στο κουμπί εντολής ορθογραφίας στην καρτέλα Επανεξέταση της Κορδέλας ή πατήστε F7.

Το Excel διαθέτει επίσης ένα παράθυρο Θησαυρού που σας επιτρέπει να βρείτε συνώνυμα για την ετικέτα που εισάγεται στο κελί που είναι τρέχουσα όταν ανοίγετε το παράθυρο (ή πληκτρολογείτε στο πλαίσιο κειμένου). Για να ανοίξετε το παράθυρο του θησαυρού, επιλέξτε Ανασκόπηση → Θησαυρός στην ομάδα Έλεγχος στην αρχή της καρτέλας Επανεξέταση στη Κορδέλα ή πατήστε Shift + F7.

Το Excel ανοίγει ένα παράθυρο που εμφανίζει μια λίστα με όλα τα συνώνυμα της ετικέτας στο τρέχον κελί ή με τον όρο που καταχωρήθηκε χειροκίνητα στο πλαίσιο κειμένου. Για να δείτε περισσότερα συνώνυμα για έναν συγκεκριμένο όρο στη λίστα, επιλέξτε το. Για να αντικαταστήσετε την ετικέτα που έχει εισαχθεί στο τρέχον κελί με έναν όρο στη λίστα "Θησαυρός", επιλέξτε Εισαγωγή από το αναπτυσσόμενο μενού του όρου.