Πώς να ταξινομήσετε αρχεία πίνακα πίνακα Excel - dummies

Αφού τοποθετήσετε πληροφορίες σε έναν πίνακα Excel, θα το βρείτε πολύ εύκολο για να ταξινομήσετε τα αρχεία. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις εντολές "Ταξινόμηση & φίλτρο" για να ταξινομήσετε και να οργανώσετε τις πληροφορίες σας.

Χρήση των κουμπιών ταξινόμησης

Για να ταξινομήσετε τις πληροφορίες πίνακα χρησιμοποιώντας τις εντολές του κουμπιού Ταξινόμηση & Φίλτρο, κάντε κλικ στη στήλη που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τη διαλογή σας. Για παράδειγμα, για να ταξινομήσετε μια λίστα με παντοπωλεία από το κατάστημα, κάντε κλικ σε ένα κελί στη στήλη Κατάστημα.

Αφού επιλέξετε τη στήλη που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την ταξινόμησή σας, κάντε κλικ στο κουμπί Ταξινόμηση & Φίλτρο και επιλέξτε την εντολή Ταξινόμηση A ως Z από το μενού Το Excel εμφανίζει για να ταξινομήσετε τα αρχεία πίνακα σε αύξουσα σειρά A- to-Z χρησιμοποιώντας τις πληροφορίες της επιλεγμένης στήλης. Εναλλακτικά, επιλέγοντας την εντολή Sort Z to A από το μενού Excel, εμφανίζονται τα αρχεία πίνακα ταξινόμησης σε φθίνουσα σειρά Z-to-A χρησιμοποιώντας τις πληροφορίες της επιλεγμένης στήλης.

Όταν δεν μπορείτε να ταξινομήσετε τις πληροφορίες πίνακα με τον τρόπο που θέλετε, χρησιμοποιώντας τις εντολές Ταξινόμηση Α έως Ζ και Ταξινόμηση Ζ προς Α, χρησιμοποιήστε την εντολή Προσαρμοσμένη Ταξινόμηση.

Για να χρησιμοποιήσετε την εντολή Custom Sort, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Κάντε κλικ σε ένα κελί μέσα στον πίνακα.

1. Κάντε κλικ στο κουμπί Ταξινόμηση & Φίλτρο και επιλέξτε την εντολή Ταξινόμηση από το μενού Ταξινόμηση & Φίλτρο.

2. Το Excel εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση.

   Στο Excel 2007 και στο Excel 2010, επιλέξτε την εντολή Data → Custom Sort για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση.

   Επιλέξτε το πρώτο πλήκτρο ταξινόμησης.

   

3. Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Ταξινόμηση κατά, για να επιλέξετε το πεδίο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για ταξινόμηση. Στη συνέχεια, επιλέξτε τι θέλετε να χρησιμοποιήσετε για ταξινόμηση: τιμές, χρώματα κελιών, χρώματα γραμματοσειρών ή εικονίδια. Αν επιλέξετε να ταξινομήσετε κατά τιμές, θα πρέπει επίσης να δηλώσετε αν θέλετε να ταξινομηθούν αρχεία σε αύξουσα ή φθίνουσα σειρά, επιλέγοντας είτε την αύξουσα Α έως την Z είτε την κατακόρυφη καταχώρηση από Ω σε Α.

   Αύξουσα σειρά, προβλέψιμη, αλφαβητική ετικέτες και ταξινομεί τιμές σε παραγγελία μικρότερης αξίας σε μεγαλύτερη αξία. Η φθίνουσα σειρά οργανώνει τις ετικέτες με αντίστροφη αλφαβητική σειρά και τιμές στη σειρά από τη μεγαλύτερη σε σχέση με τη μικρότερη αξία. Αν ταξινομούν ανάλογα με το χρώμα ή τα εικονίδια, θα πρέπει να πείτε στο Excel πώς θα ταξινομήσει τα χρώματα χρησιμοποιώντας τις επιλογές που παρέχει το πλαίσιο Παραγγελίας.

   Συνήθως, θέλετε το κλειδί να εργάζεται σε αύξουσα ή φθίνουσα σειρά. Ωστόσο, ίσως θέλετε να ταξινομήσετε τα αρχεία χρησιμοποιώντας μια χρονολογική σειρά, όπως την Κυριακή, τη Δευτέρα, την Τρίτη και ούτω καθεξής, ή τον Ιανουάριο, τον Φεβρουάριο, τον Μάρτιο και ούτω καθεξής. Για να χρησιμοποιήσετε μία από αυτές τις άλλες επιλογές ταξινόμησης, επιλέξτε την επιλογή προσαρμοσμένης λίστας από το πλαίσιο Παραγγελία και, στη συνέχεια, επιλέξτε μία από αυτές τις άλλες μεθόδους παραγγελίας από το παράθυρο διαλόγου.

   (Προαιρετικό) Καθορίστε τυχόν δευτερεύοντα κλειδιά.

4. Εάν θέλετε να ταξινομήσετε εγγραφές που έχουν το ίδιο πρωτεύον κλειδί με δευτερεύον κλειδί, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη επιπέδου και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε την επόμενη σειρά επιλογών από τις αναπτυσσόμενες λίστες "Από λοιπόν", για να καθορίσετε ποια δευτερεύοντα κλειδιά θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Αν προσθέσετε ένα επίπεδο που αργότερα αποφασίσετε ότι δεν θέλετε ή δεν χρειάζεται, κάντε κλικ στο επίπεδο ταξινόμησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή επιπέδου.

   Μπορείτε επίσης να αντιγράψετε το επιλεγμένο επίπεδο κάνοντας κλικ στο επίπεδο αντιγραφής. Τέλος, αν δημιουργήσετε πολλαπλά κλειδιά ταξινόμησης, μπορείτε να μετακινήσετε το επιλεγμένο επίπεδο ταξινόμησης προς τα πάνω ή προς τα κάτω, κάνοντας κλικ στα κουμπιά Μετακίνηση προς τα πάνω ή Μετακίνηση προς τα κάτω.

   Σημείωση:

   Το παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση παρέχει επίσης το πλαίσιο ελέγχου Το My Data Headers που σας δίνει τη δυνατότητα να υποδείξετε εάν η επιλογή εύρους φύλλου εργασίας περιλαμβάνει τα ονόματα γραμμών και πεδίων. Εάν έχετε ήδη πει στο Excel ότι ένα εύρος φύλλων εργασίας είναι ένας πίνακας, ωστόσο, αυτό το πλαίσιο ελέγχου είναι απενεργοποιημένο. (Πραγματικά προαιρετικό) Fiddle-faddle με τους κανόνες ταξινόμησης.

5. Αν κάνετε κλικ στο κουμπί Επιλογές στο παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση, το Excel εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Επιλογές ταξινόμησης. Πραγματοποιήστε επιλογές εδώ για να καθορίσετε περαιτέρω τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί η πρώτη σειρά ταξινόμησης κλειδιών.

   Για να ξεκινήσετε, το παράθυρο διαλόγου Επιλογές ταξινόμησης σάς δίνει τη δυνατότητα να υποδείξετε αν θα πρέπει να ληφθεί υπόψη η ευαισθησία των κειμένων (κεφαλαία και πεζά).

   

   Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές ταξινόμησης για να πείτε στο Excel ότι πρέπει να ταξινομήσει σειρές αντί για στήλες ή στήλες αντί για γραμμές. Κάνετε αυτήν την προδιαγραφή χρησιμοποιώντας είτε το κουμπί επιλογής προσανατολισμού: Ταξινόμηση Κορυφή προς Κάτω ή Ταξινόμηση Αριστερά προς τα δεξιά. Κάντε κλικ στο κουμπί OK όταν έχετε ταξινομήσει τις επιλογές ταξινόμησης.

   Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

6. Το Excel ταξινομεί τότε τη λίστα σας.