Πώς να κάνετε κοινή χρήση εργασίας σε άλλες μορφές στο Office 2016 - ανδρείκελα

Όταν μοιράζεστε ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο της εργασίας σας από το Office 2016, όπως μέσω συνημμένου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, υπάρχει πρόβλημα εάν ο παραλήπτης σας δεν έχει την ίδια εφαρμογή για να το δει. Για παράδειγμα, αν στείλετε μια παρουσίαση του PowerPoint σε έναν φίλο που δεν διαθέτει το PowerPoint, ενδέχεται να μην μπορεί να το ανοίξει.

Υπάρχουν δύο βασικοί τρόποι αντιμετώπισης προβλημάτων ασυμβατότητας: Ο παραλήπτης αποκτά μια εφαρμογή που μπορεί να προβάλει τα αρχεία ή ο αποστολέας (που εσείς) μπορεί να αποθηκεύσει το αρχείο σε μορφή που ο παραλήπτης μπορεί ήδη να δει.

Για τα αρχεία κειμένου, η μορφή εμπλουτισμένου κειμένου (.rtf) είναι μια εξαιρετική επιλογή. Πρόκειται για μια σχεδόν καθολική μορφή που μπορεί να ανοίξει σχεδόν οποιοδήποτε πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου και οι χρήστες του Word συνήθως αποθηκεύονται σε αυτή τη μορφή όταν θέλουν να ανταλλάξουν έγγραφα με κάποιον που χρησιμοποιεί ένα πολύ παλιό ή σκοτεινό πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου που δεν υποστηρίζει αρχεία του Word. Το σχήμα δείχνει ότι το RTF έχει επιλεγεί ως μορφή αρχείου στο Microsoft Word.

Μπορείτε να επιλέξετε ένα αρχείο μορφής εμπλουτισμένου κειμένου από το πεδίο Αποθήκευση ως τύπο: στο Word 2016.

Η αλλαγή σε διαφορετική μορφή αρχείου μπορεί να οδηγήσει σε απώλεια κάποιας μορφοποίησης. Ορισμένες λειτουργίες των εφαρμογών του Office 2016 λειτουργούν μόνο όταν αποθηκεύονται έγγραφα στην εγγενή μορφή της εφαρμογής, όπως πεδία συμπλήρωσης, μακροεντολές, ορισμένοι τύποι επεξεργάσιμων έργων τέχνης και μορφοποίηση θεμάτων. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι περισσότεροι άνθρωποι δεν σώζουν σε άλλες μορφές εκτός αν είναι απαραίτητο.

Αν ο παραλήπτης δεν χρειάζεται να επεξεργαστεί το έγγραφο, το καλύτερο στοίχημά σας μπορεί να είναι να το αποθηκεύσετε σε ειδική μορφή που έχει σχεδιαστεί για κοινή χρήση μόνο για διαγραμμένες σελίδες: μια

γλώσσα περιγραφής σελίδας

. Με αυτόν τον τρόπο, ο παραλήπτης βλέπει τη σελίδα όπως ακριβώς το σκοπεύετε, χωρίς να χρειάζεται να βρει και να κατεβάσει έναν ξεχωριστό θεατή για τον συγκεκριμένο τύπο αρχείου. Το Office 2016 υποστηρίζει δύο βασικές γλώσσες περιγραφής σελίδας: PDF:

Μια μορφή που δημιουργήθηκε από την Adobe, που χρησιμοποιείται ευρέως σε όλο το Διαδίκτυο για τη διανομή εγγράφων. Δεν έρχεται με τα Windows, αλλά ένας αναγνώστης για αυτήν τη μορφή - το Adobe Reader - είναι ελεύθερος να κάνει λήψη. Ναι, ο παραλήπτης εξακολουθεί να πρέπει να κατεβάσει το Reader, αλλά είναι ένα μόνο πρόγραμμα και θα λειτουργήσει για το περιεχόμενο από όλες τις εφαρμογές του Office καθώς και πολλά άλλα έγγραφα.

• XPS: Μια μορφή που δημιουργήθηκε από τη Microsoft, η οποία υποστηρίζεται εγγενώς στα Windows Vista και νεότερη έκδοση. Όποιος έχει Windows Vista ή νεότερη έκδοση έχει ήδη διαθέσιμο αυτό το πρόγραμμα προβολής.

• Μπορείτε να αποθηκεύσετε σε μορφή PDF ή XPS απευθείας από μια εφαρμογή. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα: Επιλέξτε Αρχείο → Αποθήκευση ως και στη συνέχεια περιηγηθείτε στην επιθυμητή θέση αποθήκευσης.

Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως (Save As), από τη λίστα "Αποθήκευση ως τύπος" (Save as Type), επιλέξτε είτε PDF είτε XPS Document. Το παράθυρο διαλόγου αλλάζει για να εμφανίσει κάποια πρόσθετα στοιχεία ελέγχου.

1. Αντί να ακολουθήσετε τα βήματα 1-2, μπορείτε να επιλέξετε Αρχείο → Εξαγωγή → Δημιουργία εγγράφου PDF / XPS → Δημιουργία PDF / XPS.

2. (Προαιρετικό) Αλλάξτε το όνομα αρχείου αν θέλετε. Από προεπιλογή, είναι το ίδιο όνομα με το αρχείο δεδομένων με το οποίο εργάζεστε.

   Κάντε μια βελτιστοποίηση Για επιλογή.

3. Για έγγραφα που μπορεί επίσης να εκτυπωθούν σε χαρτί, επιλέξτε Standard (προεπιλογή).

4. Για έγγραφα που θα μοιράζονται μόνο στο διαδίκτυο, επιλέξτε Ελάχιστο μέγεθος.

   1. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση. Το αποθηκευμένο αρχείο ανοίγει στο εγγενές πρόγραμμα του, το Adobe Reader (μορφή PDF) ή το XPS Viewer ή ο Internet Explorer (μορφή XPS).

   2. Μπορείτε να επιλέξετε να αποθηκεύσετε τα έγγραφά σας ως αρχεία PDF ή XPS.