Πώς να μοιράζεστε βιβλία εργασίας Excel 2016 μέσω του OneDrive - ανδρείκελα

Προτού μπορέσετε να μοιραστείτε το βιβλίο εργασίας του Excel 2016, πρέπει να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο αυτού σε ένα φάκελο στο OneDrive. Ο ευκολότερος τρόπος είναι να ανοίξετε πρώτα το βιβλίο εργασίας για κοινή χρήση στο Excel και κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση που εμφανίζεται στη δεξιά πλευρά της Κορδέλας.

Το Excel ανοίγει στη συνέχεια ένα παράθυρο εργασιών Κοινή χρήση στο φύλλο εργασίας σας με το κουμπί Αποθήκευση στο Cloud. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση στο Cloud για να ανοίξετε το Excel στην οθόνη "Αποθήκευση ως" στην προβολή Backstage όπου μπορείτε να αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας σε ένα φάκελο στο OneDrive.

Μόλις αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας στο OneDrive, το Excel σας επιστρέφει στην προβολή του φύλλου εργασίας με ένα ενημερωμένο παράθυρο εργασιών Κοινή χρήση παρόμοιο με αυτό που εμφανίζεται εδώ.

Προσκαλώντας τους συναδέλφους ή τους πελάτες σας να μοιραστούν ένα βιβλίο εργασίας του Excel που είναι αποθηκευμένο στο OneDrive στο παράθυρο κοινής χρήσης εργασιών.

Μπορείτε να δείτε τις επιλογές του για να κάνετε κοινή χρήση του βιβλίου εργασίας ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:

Κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου Πρόσκληση ατόμων στο παράθυρο κοινής χρήσης εργασιών και, στη συνέχεια, ξεκινήστε να πληκτρολογείτε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του πρώτου ατόμου με το οποίο θέλετε να μοιραστείτε το βιβλίο εργασίας.

Κατά την πληκτρολόγηση, το Excel ταιριάζει με τα γράμματα με τα ονόματα και τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν εισαχθεί στο βιβλίο διευθύνσεων. Όταν εντοπίσει πιθανούς αγώνες, εμφανίζονται σε ένα αναπτυσσόμενο μενού και μπορείτε να επιλέξετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου, κάνοντας κλικ στο όνομά του στη λίστα. Για να βρείτε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη λίστα διευθύνσεών σας και να τις προσθέσετε σε αυτό το πλαίσιο κειμένου, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση του βιβλίου διευθύνσεων για τις επαφές (δίπλα στο δεξί μέρος του πλαισίου λίστας Πρόσκληση προσώπων) και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τις επιλογές στο Βιβλίο διευθύνσεων: Παράθυρο διαλόγου λίστας διευθύνσεων. Για να μοιραστείτε το βιβλίο εργασίας με πολλά άτομα, πληκτρολογήστε ένα ερωτηματικό (?) Μετά από κάθε διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προσθέτετε σε αυτό το πλαίσιο κειμένου.

(Προαιρετικό) Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο κουμπί "Επεξεργασία" και επιλέξτε "Προβολή" από το μενού για να αποτρέψετε τα άτομα που προσκαλείτε να κάνουν αλλαγές στο βιβλίο εργασίας που μοιράζεστε.

Από προεπιλογή, το Excel 2016 επιτρέπει στα άτομα με τα οποία μοιράζεστε τα βιβλία εργασίας να πραγματοποιούν αλλαγές στο βιβλίο εργασίας που αποθηκεύονται αυτόματα στο OneDrive. Εάν θέλετε να περιορίσετε τους παραλήπτες σας για να ελέγξετε τα δεδομένα χωρίς να μπορέσετε να κάνετε αλλαγές, φροντίστε να αντικαταστήσετε την επιλογή "Επεξεργασία" (Can Edit) με την προβολή "Προβολή" πριν από την κοινή χρήση του βιβλίου εργασίας.
(Προαιρετικό) Κάντε κλικ στο Συμπερίληψη ενός Προσωπικού Μηνύματος με το πλαίσιο κειμένου Πρόσκληση και πληκτρολογήστε οποιοδήποτε προσωπικό μήνυμα που θέλετε να ενσωματώσετε ως μέρος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη γενική πρόσκληση για κοινή χρήση του αρχείου.

Από προεπιλογή, το Excel δημιουργεί μια γενική πρόσκληση.
Κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση.

Μόλις κάνετε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση, το Excel στέλνει e-mail την πρόσκληση για κοινή χρήση του βιβλίου εργασίας με καθέναν από τους παραλήπτες που έχουν εισαχθεί στο πλαίσιο κειμένου Πρόσκληση ατόμων.Το πρόγραμμα προσθέτει επίσης τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους και την κατάσταση επεξεργασίας κάθε παραλήπτη (μπορεί να επεξεργαστεί ή να δει) στο κάτω μέρος του παραθύρου εργασιών κοινής χρήσης.

Όλοι οι άνθρωποι με τους οποίους μοιράζεστε ένα βιβλίο εργασίας λαμβάνουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχει μια υπερ-σύνδεση στο βιβλίο εργασίας του OneDrive. Όταν ακολουθούν αυτόν τον σύνδεσμο, ανοίγει ένα αντίγραφο του βιβλίου εργασίας σε μια νέα σελίδα στο προεπιλεγμένο πρόγραμμα περιήγησης ιστού χρησιμοποιώντας την εφαρμογή "Εφαρμογές Web στο Excel" (εάν η εφαρμογή ιστού δεν είναι συμβατή με τον τύπο προγράμματος περιήγησης που χρησιμοποιείται στη συσκευή τους, το πρόγραμμα περιήγησης ανοίγει το με το πρόγραμμα προβολής ιστού). Αν έχετε δώσει στο χρήστη την άδεια να επεξεργαστεί το αρχείο, η εφαρμογή Ιστού περιέχει ένα κουμπί Επεξεργασία βιβλίου εργασίας.

Όταν οι χρήστες κάνουν κλικ σε αυτό το κουμπί στο Excel Online, μπορούν να επιλέξουν μεταξύ της επιλογής Επεξεργασία σε Excel και Επεξεργασία σε Excel Online στο αναπτυσσόμενο μενού. Όταν επιλέξουν Επεξεργασία στο Excel, το βιβλίο εργασίας κατεβάζεται και ανοίγει σε αυτήν την έκδοση του Excel. Όταν επιλέγουν Επεξεργασία στο Excel Online, το πρόγραμμα περιήγησης ανοίγει το βιβλίο εργασίας σε μια νέα έκδοση του Excel Online, που περιέχει ένα καρτέλα Αρχείο και καρτέλες Αρχική, Εισαγωγή, Δεδομένα, Ανασκόπηση και προβολή Κορδέλλα με ένα πιο περιορισμένο σύνολο επιλογών εντολών από το Excel 2016 που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την πραγματοποίηση των απαραίτητων αλλαγών (οι οποίες αποθηκεύονται αυτόματα στο βιβλίο εργασίας του OneDrive).

Μπορείτε επίσης να μοιραστείτε ένα βιβλίο εργασίας που αποθηκεύτηκε προηγουμένως στο OneDrive σας. Απλά ανοίξτε το βιβλίο εργασίας στο φάκελο OneDrive όπου αποθηκεύεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση της Κορδέλας.

Αντί να στέλνετε προσκλήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μεμονωμένους παραλήπτες με συνδέσμους προς τα βιβλία εργασίας που θέλετε να μοιραστείτε με το OneDrive, μπορείτε να δημιουργήσετε υπερσυνδέσεις σε αυτά, τα οποία στη συνέχεια μπορείτε να θέσετε στη διάθεση όλων των ατόμων που χρειάζονται online επεξεργασία ή αναθεώρηση της πρόσβασης.

Για να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο σε ένα βιβλίο εργασίας που ανοίγει στο Excel 2016 που είναι αποθηκευμένο στο OneDrive, κάντε κλικ στην επιλογή Λήψη μιας σύνδεσης κοινής χρήσης στο κάτω μέρος του παραθύρου εργασιών κοινής χρήσης. Όταν κάνετε κλικ σε αυτόν τον σύνδεσμο, στην καρτέλα "Κοινή χρήση" εμφανίζεται μια επιλογή "Επεξεργασία συνδέσμου" και "Σύνδεση μόνο για προβολή".

Για να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο μόνο για προβολή που δεν επιτρέπει online επεξεργασία, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία συνδέσμου μόνο στο κουμπί "Επεξεργασία συνδέσμου" στο παράθυρο "Κοινή χρήση εργασιών" και το Excel εμφανίζει μια υπερσύνδεση στο πλαίσιο κειμένου του κουμπιού με ένα Το κουμπί αντιγραφής εμφανίζεται τώρα στο άμεσο δικαίωμα του.

Για να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο επεξεργασίας που επιτρέπει online επεξεργασία αντί για σύνδεσμο μόνο για προβολή ή επιπλέον αυτού, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία συνδέσμου επεξεργασίας στο παράθυρο εργασιών Κοινή χρήση. Το Excel εμφανίζει τότε μια υπερσύνδεση στο πλαίσιο κειμένου αυτού του κουμπιού και ένα κουμπί αντιγραφής εμφανίζεται τώρα στο άμεσο δικαίωμα του.

Αφού δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο προβολής ή επεξεργαστείτε ένα σύνδεσμο για το βιβλίο εργασίας σας στο παράθυρο κοινής εργασίας, μπορείτε να επιλέξετε ολόκληρη την υπερ-σύνδεση κάνοντας απλώς κλικ στο κουμπί Αντιγραφή που εμφανίζεται στο αμέσως δεξιά του πλαισίου κειμένου. Όταν το κάνετε αυτό, το Excel αντιγράφει τη μεγάλη και πολύπλοκη υπερ-σύνδεση στο Πρόχειρο του Office (Ctrl + C). Μετά την αντιγραφή του στο πρόχειρο, μπορείτε να το τοποθετήσετε σε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (Ctrl + V) που στέλνετε σε όλα τα άτομα με τα οποία θέλετε να μοιραστείτε το βιβλίο εργασίας του Excel στο οποίο αναφέρεται.