Πώς να ρυθμίσετε μια εργασία QuickBooks 2015 - dummies

Στο QuickBooks 2015 μπορείτε να παρακολουθείτε τα τιμολόγια ανά πελάτη ή ανά πελάτη και δουλειά. Αυτό μπορεί να φανεί κακόβουλο, αλλά ορισμένες επιχειρήσεις τιμολογούν πελάτες (ίσως αρκετές φορές) για συγκεκριμένες εργασίες. Πάρτε την υπόθεση ενός κατασκευαστή υπεργολάβου που κάνει εργασίες θεμελίωσης για μια χούφτα των οικοδόμων των μονοκατοικιών σπίτια. Αυτός ο υπεργολάβος κατασκευής πιθανώς τιμολογεί τους πελάτες του μέσω εργασίας και τιμολογεί κάθε πελάτη αρκετές φορές για την ίδια δουλειά.

Παραδείγματος χάριν, τιμολογεί τους οικοδεσπότες της φτώχειας για την ίδρυση εργασίας στο 1113 Birch Street όταν ρίχνει τη βάση και στη συνέχεια πάλι όταν βάζει το μπλοκ. Στο 1028 Fairview, η ίδια δουλειά θεμελίωσης παίρνει περισσότερα από ένα τιμολόγια.

Για να ρυθμίσετε τις εργασίες για τους πελάτες, πρέπει πρώτα να περιγράψετε τους πελάτες. Στη συνέχεια, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε Πελάτες → Κέντρο πελατών.

   Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο του Κέντρου πελατών.

2. Κάντε δεξί κλικ στον πελάτη για τον οποίο θέλετε να ρυθμίσετε μια εργασία, επιλέξτε Add Job από το μενού contextual που εμφανίζεται και κάντε κλικ στην καρτέλα Add Job.

   Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο "Νέα εργασία". Χρησιμοποιείτε αυτό το παράθυρο για να περιγράψετε τη δουλειά. Πολλές από τις πληροφορίες αυτού του παραθύρου εμφανίζονται στο τιμολόγιο.

   

3. Προσθέστε το όνομα της εργασίας.

   Ο δρομέας βρίσκεται στο πλαίσιο κειμένου "Όνομα εργασίας". Απλά πληκτρολογήστε το όνομα της εργασίας ή του έργου.

4. (Προαιρετικό) Αν παρακολουθείτε τις ισορροπίες του πελάτη ανά εργασία, εισαγάγετε το υπόλοιπο έναρξης της εργασίας.

   Μετακινήστε το δρομέα στο πλαίσιο κειμένου "Υπόλοιπο έναρξης" και πληκτρολογήστε το συνολικό ποσό που οφείλει ο πελάτης στην εργασία που περιγράφετε την ημερομηνία μετατροπής.

5. Εισαγάγετε την τρέχουσα ημερομηνία στο πεδίο Ως από το κείμενο.

6. Προσδιορίστε τον πελάτη.

   Με την πιθανότητα να επιλέξατε τον λάθος πελάτη στο Βήμα 2, ρίξτε μια ματιά στην αναπτυσσόμενη λίστα Πελάτη. Ονομάζει το σωστό πελάτη; Εάν όχι, ενεργοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα και επιλέξτε τον σωστό πελάτη.

7. (Προαιρετικό) Ονομάστε την επαφή σας και συμπληρώστε άλλες σχετικές πληροφορίες.

   Μπορείτε να εισάγετε το όνομα της επαφής και της εναλλακτικής σας επαφής στα πλαίσια κειμένου Full Name. Το QuickBooks συμπληρώνει το πλαίσιο επαφών για εσάς. Πιθανώς δεν χρειάζεται να σας το πει αυτό, αλλά συμπληρώστε τα πλαίσια κειμένου τηλεφώνου, φαξ, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ιστοσελίδας μόνο για να έχετε αυτές τις πληροφορίες στο χέρι.

8. Καταχωρίστε τη διεύθυνση χρέωσης της εργασίας.

   Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο κειμένου Bill To για να δώσετε τη διεύθυνση χρέωσης εργασίας του πελάτη. Επειδή οι πιθανότητες είναι καλές ότι η διεύθυνση χρέωσης εργασίας είναι η ίδια με τη διεύθυνση χρέωσης πελάτη, η QuickBooks αντιγράφει τη διεύθυνση χρέωσης από τη λίστα Πελατών.Αλλά αν χρειαστεί, κάντε αλλαγές.

9. Επιλέξτε τη διεύθυνση Ship to address.

   Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο κειμένου Αποστολή σε για να δώσετε τη διεύθυνση αποστολής της εργασίας. Κάντε κλικ στο κουμπί Αντιγραφή εάν η διεύθυνση αποστολής είναι ίδια με τη διεύθυνση του λογαριασμού.

10. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Ρυθμίσεις πληρωμής" και περιγράψτε τις ρυθμίσεις πληρωμής του πελάτη.

    Χρησιμοποιώντας την καρτέλα Ρυθμίσεις πληρωμής, για παράδειγμα, μπορείτε να καταγράψετε έναν αριθμό λογαριασμού και την προτιμώμενη μέθοδο πληρωμής. Μπορείτε να ορίσετε το πιστωτικό όριο του πελάτη χρησιμοποιώντας το πλαίσιο Όριο πίστωσης. Και μπορείτε να αποθηκεύσετε πληροφορίες πληρωμής μέσω πιστωτικής κάρτας για πελάτες που θέλουν να διατηρήσετε τους αριθμούς των καρτών τους στο αρχείο.

11. (Μαζικά προαιρετικά) Κάντε κλικ στην καρτέλα Πρόσθετες πληροφορίες και κατηγοριοποιήστε την εργασία.

    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα Τύπος πελάτη για να δώσετε τον τύπο εργασίας. Οι μόνοι αρχικοί τύποι στην προεπιλεγμένη λίστα είναι Από, Παραπομπή, Λιανική και Χονδρικό. Μπορείτε να δημιουργήσετε άλλους τύπους επιλέγοντας Προσθήκη νέου από την αναπτυσσόμενη λίστα Τύπος πελάτη (έτσι ώστε το QuickBooks να εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Τύπος νέου πελάτη) και στη συνέχεια να συμπληρώσετε τα κενά.

12. (Προαιρετικό) Κάντε κλικ στην καρτέλα Πληροφορίες εργασίας και προσθέστε συγκεκριμένες πληροφορίες εργασίας.

    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα Κατάσταση εργασίας στην καρτέλα Πληροφορίες εργασίας για να επιλέξετε Καμία, Σε εκκρεμότητα, Βραβευμένη, Σε εξέλιξη, Κλειστή ή Μη βραβευμένη, όποια είναι η καταλληλότερη. Η Ημερομηνία Έναρξης είναι, προφανώς, η ημέρα που ξεκινάτε τη δουλειά. Όπως γνωρίζει ο καθένας, το Προβλεπόμενο τέλος και η Ημερομηνία λήξης δεν είναι απαραιτήτως τα ίδια. Μην συμπληρώσετε την Ημερομηνία λήξης μέχρι να ολοκληρωθεί η εργασία.

    Το πεδίο Περιγραφή εργασίας μπορεί να περιέχει οποιεσδήποτε χρήσιμες πληροφορίες μπορείτε να χωρέσετε σε μια γραμμή και ο τύπος εργασίας είναι ένα επιπλέον πεδίο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. (Εάν χρησιμοποιείτε αυτό το πεδίο, μπορείτε να προσθέσετε έναν νέο τύπο εργασίας επιλέγοντας Προσθήκη νέου από τη λίστα Τύπος εργασίας.)

    

13. Αποθηκεύστε τις πληροφορίες της εργασίας κάνοντας κλικ στο OK ή Next.

    Αφού τελειώσετε με την περιγραφή της εργασίας, έχετε δύο επιλογές: Μπορείτε να κάνετε κλικ στο OK για να προσθέσετε την εργασία στη λίστα και να επιστρέψετε στο παράθυρο του Κέντρου πελατών ή μπορείτε να κάνετε κλικ στο Επόμενο για να προσθέσετε την εργασία στη λίστα και να διατηρήσετε τη Νέα Παράθυρο εργασίας στην οθόνη, ώστε να μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες εργασίες.

Μπορείτε να επεξεργαστείτε τις πληροφορίες εργασίας με τον ίδιο τρόπο που επεξεργάζεστε τις πληροφορίες των πελατών. Εμφανίστε το παράθυρο του Κέντρου πελατών επιλέγοντας Customer → Customer Center. Όταν το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο, κάντε διπλό κλικ στην εργασία και πραγματοποιήστε τις αλλαγές στο παράθυρο Επεξεργασία εργασίας που εμφανίζεται.

Για να προσθέσετε ταυτόχρονα έναν μεγάλο αριθμό πελατών ή εργασιών στη λίστα Πελάτες, εμφανίστε το παράθυρο Κέντρου πελατών, κάντε κλικ στο κουμπί Νέο πελάτη και εργασία και, στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή Προσθήκη πολλών πελατών: Εργασίες. Το QuickBooks εμφανίζει το φύλλο εργασίας "Προσθήκη / Επεξεργασία πολλών λιστών καταλόγων λίστας", το οποίο σας επιτρέπει να συλλέγετε και να επεξεργάζεστε όλες τις ίδιες πληροφορίες που κάνουν τα παράθυρα Πελάτες και Εργασίες.

Μπορείτε επίσης να απενεργοποιήσετε έναν υπάλληλο από τη λίστα σας εάν αρχίσει να γεμίζει με ονόματα υπαλλήλων που δεν εργάζονται πλέον για εσάς. Θα πρέπει να περιμένετε να τα απενεργοποιήσετε μέχρι να τελειώσει το έτος και να εκτυπωθούν τα έντυπα W-2.