Πώς να εισάγετε πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Office 2016 - ανδρείκελα

Εάν συγχωνεύετε λίστες αλληλογραφίας στο Microsoft Office 2016, θα πρέπει να εισαγάγετε πεδία στα οποία θέλετε να γίνει η εξατομίκευση. Πρώτον, τοποθετήστε το σημείο εισαγωγής κατάλληλα:

• Για γράμματα, κάντε κλικ όπου θέλετε να εμφανιστεί ο κώδικας συγχώνευσης. Θα θέλετε το όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη κοντά στο επάνω μέρος του εγγράφου, ακριβώς κάτω από την ημερομηνία. Ίσως θελήσετε επίσης ένα χαιρετισμό όπως (Αγαπητέ όνομα ). Μπορεί να θέλετε και άλλη εξατομίκευση, όπως μια αναφορά στην πόλη ή το κράτος ενός ατόμου σε μια παράγραφο σώματος.

• Για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάντε κλικ όπου θέλετε να εμφανίζεται το πρώτο κομμάτι εξατομίκευσης. Δεν υπάρχει μια συνήθης τοποθέτηση για εξατομικευμένα δεδομένα σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως για μια επιχειρηματική επιστολή.

• Για φακέλους, τοποθετήστε το σημείο εισαγωγής στο κενό πλαίσιο κειμένου στο κέντρο της ετικέτας.

• Για τις ετικέτες, τοποθετήστε το σημείο εισαγωγής στο επάνω δεξί κελί του πίνακα. Εάν δεν βλέπετε ένα τραπέζι, επιλέξτε Διάταξη εργαλείων πινάκων → Προβολή πινάκων πλέγματος.

• Για έναν κατάλογο, κάντε κλικ όπου θέλετε να εμφανιστεί ο κώδικας συγχώνευσης. Εάν θέλετε να εμφανίζεται ένας διαχωριστής μεταξύ των εγγραφών, δημιουργήστε αυτόν (όπως μια οριζόντια γραμμή ή μια κενή γραμμή) και, στη συνέχεια, μετακινήστε το σημείο εισαγωγής πάνω από αυτό το διαχωριστικό.

Αφού τοποθετήσετε το σημείο εισαγωγής, είστε έτοιμοι να εισαγάγετε τον κώδικα συγχώνευσης. Για να απλοποιήσετε τη διαδικασία εισαγωγής πεδίων, το Word προσφέρει δύο ειδικούς κωδικούς συγχώνευσης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε:

• Το Block Address εισάγει όλα τα πεδία που απαιτούνται για τη δημιουργία ενός σωστά διαμορφωμένου μπλοκ διευθύνσεων, συμπεριλαμβανομένων των διαστημάτων και των διαχωρισμών μεταξύ τους, κάτι σαν αυτό:

  Amy Jones

  3855 W. Main St

  Arcadia, IN 46958

• Η Γραμμή ευχών εισάγει ένα χαιρετισμό όπως Αγαπητέ ακολουθούμενο από το όνομα του παραλήπτη. Όταν εισάγετε τη γραμμή χαιρετισμού, μπορείτε να επιλέξετε αν θα χρησιμοποιήσετε το πρώτο τους όνομα, το επώνυμο ή και τα δύο. Μπορεί να φαίνεται κάτι τέτοιο:

  Αγαπητέ κα Jones:

  Μπορείτε επίσης να εισάγετε μεμονωμένα πεδία συγχώνευσης. Για παράδειγμα, μπορείτε να αναφέρετε την πόλη του ατόμου σε μια παράγραφο όπως αυτή:

  Μέχρι τις 30 Ιουνίου, το κατάστημά μας στην Ινδιανάπολη προσφέρει 20% έκπτωση σε όλα τα στοιχεία εκκαθάρισης.

Εισαγάγετε ένα μπλοκ διεύθυνσης

Για να εισαγάγετε ένα μπλοκ διεύθυνσης (για παράδειγμα, σε φάκελο ή ετικέτα ή στην κορυφή ενός γράμματος), ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Στην καρτέλα Αλληλογραφία, κάντε κλικ στην επιλογή Block Block.

2. Επιλέξτε τη μορφή στην οποία πρέπει να εμφανίζεται το όνομα του ατόμου.

3. Εάν δεν θέλετε να εμφανίζεται το όνομα της εταιρείας (εάν υπάρχει), κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου Εισαγωγή ονόματος εταιρείας.

4. Καθορίστε τον τρόπο εμφάνισης των διευθύνσεων εκτός της προεπιλεγμένης χώρας.

5. Ελέγξτε την προεπισκόπηση για να βεβαιωθείτε ότι το μπλοκ διευθύνσεων εμφανίζεται όπως αναμένεται.

   Εάν η προεπισκόπηση διεύθυνσης δεν φαίνεται σωστή, κάντε κλικ στην επιλογή Ταίριασμα πεδίων και χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται για να ταιριάζει με τα πεδία από το αρχείο δεδομένων συγχώνευσης με τα πεδία που χρησιμοποιούνται για το μπλοκ διευθύνσεων.

6. Κάντε κλικ στο OK για να εισαγάγετε τον κωδικό.

   

   Καθορίστε επιλογές για το μπλοκ διευθύνσεων.

Ο κωδικός αποκλεισμού διευθύνσεων εμφανίζεται στο έγγραφο με διπλά γωνιακά στηρίγματα γύρω του, όπως παρακάτω: <>.

Διορθώστε το πρόβλημα της απόστασης στα μπλοκ διευθύνσεων

Ένα πρόβλημα με το προεπιλεγμένο μπλοκ διευθύνσεων είναι ότι αφήνει υπερβολικό κατακόρυφο διάστημα μεταξύ των γραμμών, λόγω της προεπιλεγμένης απόστασης των παραγράφων. (Κάθε γραμμή της γραμμής διευθύνσεων είναι μια ξεχωριστή παράγραφος.) Για να το δείτε μόνοι σας, επιλέξτε Mailings → Preview Results. Επαναλάβετε αυτήν την εντολή για να απενεργοποιήσετε την προεπισκόπηση.

Για να διορθώσετε το πρόβλημα, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε τον κωδικό <>.

2. Στην καρτέλα "Αρχική σελίδα", κάντε κλικ στο κουμπί Γραμμή και παραχώρηση παραγράφων για να ανοίξετε το μενού.

3. Κάντε κλικ στην επιλογή Κατάργηση διαστήματος μετά την παράγραφο.

   

   Αφαιρέστε επιπλέον χώρο μετά τις παραγράφους μέσα στο μπλοκ διευθύνσεων.

Εισαγάγετε μια γραμμή χαιρετισμού

Για να εισαγάγετε μια γραμμή χαιρετισμού, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Στην καρτέλα "Αποστολή αλληλογραφίας", κάντε κλικ στην επιλογή Γραμμή ευχετήριων κλήσεων.

2. Χρησιμοποιήστε τις αναπτυσσόμενες λίστες στην ενότητα Γραμμή ευχετήριων γραμμών για να καθορίσετε τον τρόπο εμφάνισης του χαιρετισμού.

3. Καθορίστε μια γραμμή χαιρετισμού για μη έγκυρα ονόματα παραληπτών (για παράδειγμα, μια εγγραφή όπου δεν έχει οριστεί όνομα παραλήπτη).

4. Ελέγξτε την περιοχή προεπισκόπησης για να βεβαιωθείτε ότι η γραμμή χαιρετισμού είναι όπως θέλετε.

   • Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να μετακινηθείτε σε όλες τις εγγραφές για να ελέγξετε το καθένα.

   • Αν τα πεδία δεν ταιριάζουν, κάντε κλικ στην επιλογή Αντιστοιχία πεδίων και καθορίστε ποια πεδία από τη λίστα δεδομένων θα πρέπει να συμπεριληφθούν στο χαιρετισμό.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

   

   Καθορίστε τις ρυθμίσεις για τη γραμμή χαιρετισμού.

Εισαγάγετε ένα μεμονωμένο πεδίο συγχώνευσης

Για να εισαγάγετε ένα μεμονωμένο πεδίο, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Στην καρτέλα Αλληλογραφία, κάντε κλικ στο βέλος στο κουμπί Εισαγωγή ενοποιημένου πεδίου, ανοίγοντας ένα μενού.

2. Κάντε κλικ στο πεδίο που θέλετε να εισαγάγετε.

   

   Επιλέξτε ένα μεμονωμένο πεδίο για εισαγωγή.

Ακολουθεί μια εναλλακτική μέθοδος. Μπορείτε να κάνετε κλικ στην επιφάνεια του κουμπιού "Εισαγωγή ενοποιημένου πεδίου" (το γραφικό μέρος, όχι το κείμενο και το βέλος κάτω από αυτό) για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης. Από εκεί μπορείτε να επιλέξετε ένα πεδίο και να κάνετε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή.