Βίντεο: Συγχώνευση Αλληλογραφίας - Δημιουργία επιστολών - Office 2007 EL 2025
Εάν η λίστα δεδομένων δεν υπάρχει ήδη, μπορείτε να επιλέξετε να το δημιουργήσετε σε έναν πίνακα Word ή στο Excel και στη συνέχεια να το επισυνάψετε στο κύριο έγγραφο. Ωστόσο, υπάρχει ένας άλλος τρόπος για να δημιουργήσετε έναν κατάλογο δεδομένων, ο οποίος είναι λίγο πιο εύκολος (ή τουλάχιστον λίγο πιο απολαυστικός), ειδικά αν η λίστα που σχεδιάζετε να δημιουργήσετε περιέχει ονόματα και διευθύνσεις ανθρώπων:
-
Με το κεντρικό έγγραφο ανοικτό, στην καρτέλα "Αποστολή αλληλογραφίας", κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή παραληπτών.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία νέας λίστας.
Επιλέξτε να πληκτρολογήσετε μια νέα λίστα.
-
Πληκτρολογήστε το όνομα και τη διεύθυνση, πατώντας Tab για να μετακινηθείτε στα επόμενα πεδία (στήλη).
Δεν χρειάζεται να συμπληρώσετε όλα τα πεδία για κάθε άτομο. κάντε μόνο αυτά που αφορούν τη συγχώνευση που πρόκειται να εκτελέσετε, όπως όνομα και διεύθυνση αλληλογραφίας.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Νέα καταχώρηση και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε πληροφορίες άλλου προσώπου στην επόμενη σειρά.
-
Επαναλάβετε το βήμα 3 μέχρι να εισαχθούν όλες οι εγγραφές.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί OK. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση λίστας διευθύνσεων.
Επιλέξτε να πληκτρολογήσετε μια νέα καταχώρηση.
-
Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη λίστα στο πλαίσιο Όνομα αρχείου.
-
Περιηγηθείτε σε διαφορετική τοποθεσία αποθήκευσης, εάν θέλετε. Η προεπιλεγμένη θέση είναι οι Πηγές δεδομένων μου στο φάκελο προσωπικών εγγράφων.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.
Καθορίστε ένα όνομα αρχείου δεδομένων και μια θέση.
Εάν αργότερα πρέπει να επεξεργαστείτε αυτό το αρχείο, επιλέξτε Mailings → Edit Recipient List. Το αποθηκευμένο αρχείο είναι στη μορφή βάσης δεδομένων της Microsoft Access, ώστε να μπορείτε να το ανοίξετε και να το επεξεργαστείτε με τη Microsoft Access.
