GoldMine 8 Για Dummies Cheat Sheet - dummies

Με τον Joel Scott

Το λογισμικό επιχειρηματικού λογισμικού GoldMine σας βοηθά να οργανώνετε επαφές, να παρακολουθείτε δραστηριότητες, να διοργανώνετε συναντήσεις, να δημιουργείτε αναφορές και πολλά άλλα. Ενισχύστε τις δεξιότητες διαχείρισης πελατειακών σχέσεων (CRM) με γνώση του GoldMine 8: Μάθετε πώς μπορείτε να μετακινήσετε καρτέλες ανάλογα με τις ανάγκες σας, να βρείτε επαφές (αρχεία) με λάμψη και να συνδέσετε τα αρχεία σας για να δείτε τις σχέσεις μεταξύ των επαφών σας.

Πώς να μετακινήσετε τις καρτέλες σε GoldMine

Το λογισμικό GoldMine 8 CRM συνοδεύεται από 18 καθορισμένες καρτέλες και θα χρησιμοποιήσετε λίγο περισσότερο από άλλους. Αλλάξτε τις καρτέλες GoldMine μετακινώντας τις προς τα επάνω ή προς τα κάτω, κατά σειρά προτεραιότητας, σπουδαιότητας ή συχνότητας χρήσης.

Ωστόσο, πριν ξεκινήσετε να μετακινείτε τις καρτέλες GoldMine, γνωρίζετε ότι δεν μπορείτε να τις δείτε ταυτόχρονα, εκτός και αν κάνετε κλικ στο κάτω βέλος στα αριστερά των καρτελών που εμφανίζονται. Στη συνέχεια, βλέπετε μια αναπτυσσόμενη λίστα όλων των διαθέσιμων καρτελών και μπορείτε ακόμη να πλοηγηθείτε σε καθεμία από αυτές τις περιοχές κάνοντας κλικ σε οποιοδήποτε στοιχείο στην αναπτυσσόμενη λίστα.

Ακολουθούν δύο παραδείγματα καρτέλας Goldmine για να εξετάσετε τους υποψηφίους για υποβάθμιση από την πρώτη έως την δεύτερη:

• καρτέλα Περίληψη. Σκεφτείτε να υποβάλετε αυτήν την καρτέλα στη δεύτερη βαθμίδα και να την αντικαταστήσετε με την καρτέλα Σύνδεσμοι. Η καρτέλα "Σύνδεσμοι" σας βοηθά να παρακολουθείτε όλα τα έγγραφα και τα αρχεία που σχετίζονται με κάθε εγγραφή. Θα χρησιμοποιήσετε πιθανότατα την καρτέλα Σύνδεσμοι συχνότερα από αρκετές από τις αρχικές καρτέλες που εμφανίζονται από προεπιλογή.

• καρτέλα παραπομπών. Παρόλο που θα χρησιμοποιήσετε την καρτέλα "Παραπομπές", πιθανότατα δεν θα το χρησιμοποιήσετε όλα αυτά συχνά.

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να υποβιβάσετε μια καρτέλα και να προωθήσετε μια άλλη ταυτόχρονα.

1. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος στα αριστερά των καρτελών.

   Εμφανίζεται μια αναπτυσσόμενη λίστα.

2. Κάντε κλικ στην επιλογή Προσαρμογή στο κάτω μέρος της λίστας.

   Εμφανίζεται η οθόνη Καρτέλες οθόνης.

3. Επισημάνετε την καρτέλα που θέλετε να προωθήσετε ή να υποβιβάσετε.

   Δεν χρειάζεται να αγγίξετε το πλαίσιο ελέγχου στα αριστερά της περιγραφής της καρτέλας. Απλά επισημάνετε το όνομα της καρτέλας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Move Up ή στο κουμπί Move Down όσες φορές θέλετε. Μπορείτε να δείτε την επιλεγμένη καρτέλα να κινείται πάνω ή κάτω καθώς κάνετε κλικ.

4. Όταν ολοκληρώσετε την αναδιάταξη όλων των καρτελών σας, κάντε κλικ στο OK.

   Το GoldMine σας επιστρέφει στον κύριο χώρο εργασίας. Οι αλλαγές σας έχουν τεθεί σε ισχύ.

Αυτές οι αλλαγές ισχύουν μόνο για τον τρέχοντα συνδεδεμένο χρήστη και δεν επηρεάζουν κανέναν άλλο. Δεν υπάρχει καθολική ή εταιρική ρύθμιση γι 'αυτό.

Αν κάποια από τις καρτέλες σας ενοχλήσει τόσο πολύ που απλά θέλετε να τις εξαλείψετε, μπορείτε να το κάνετε από την οθόνη Επιλογών επιλέγοντας την επιλογή του πλαισίου δίπλα σε οποιαδήποτε καρτέλα θέλετε να καταργήσετε.Εάν αλλάξετε γνώμη, κάντε κλικ στο κουμπί Επαναφορά για να επαναφέρετε όλες τις αρχικές, προεπιλεγμένες ρυθμίσεις.

2 τρόποι για την εύρεση εγγραφών σε μια βάση δεδομένων GoldMine

Όταν χρησιμοποιείτε το λογισμικό GoldMine 8 CRM, η εύρεση ενός ρεκόρ μπορεί να είναι η πιο συχνή εργασία που εκτελείτε. Μπορείτε να εντοπίσετε οποιαδήποτε εγγραφή - ανεξάρτητα από το πόσοι είναι στη βάση δεδομένων σας GoldMine - χρησιμοποιώντας μια απλή αναζήτηση ή μια πιο λεπτομερή αναζήτηση.

Με ελάχιστη πρακτική, θα εξοικονομήσετε χρόνο και θα δημιουργήσετε σχέσεις με τους πελάτες καθώς θα θέσετε σε λειτουργία το GoldMine. Για παράδειγμα, θα πρέπει να αναζητήσετε αρχεία για δραστηριότητες προγραμματισμού, τη σύνταξη σημειώσεων ή τον έλεγχο ιστορικού ενός πελάτη. Και κάθε φορά που κουδουνίζει το τηλέφωνο, μπορεί να θέλετε να ελέγξετε γρήγορα την εγγραφή του καλούντος.

Ο ημι-μυστικός και γρήγορος τρόπος για να βρείτε ένα αρχείο GoldMine

Εάν χειρίζεστε πολλά τηλεφωνήματα καθημερινά, μερικοί μπορεί να προέρχονται από άτομα που γνωρίζουν σαφώς ποιος είναι, αλλά δεν μπορείτε να θυμηθείτε ποιος είναι αυτός. Το τελευταίο πράγμα που θέλετε να γνωρίζει ο πωλητής μυστηρίου-πελάτης-καλούντος είναι ότι δεν τον θυμάστε αυτόν ή αυτήν. Με το GoldMine, μπορείτε να βρείτε γρήγορα και ήσυχα τα αρχεία ενός πελάτη, ενώ λέτε γεια και κάνετε μικρές συζητήσεις.

Τα περισσότερα από τα πεδία στην κύρια οθόνη σας επιτρέπουν να τοποθετήσετε το ποντίκι σας με ετικέτα και να κάνετε διπλό κλικ, το οποίο ανοίγει ένα παράθυρο περιήγησης. Για παράδειγμα, εάν κάνετε διπλό κλικ στην τελευταία ετικέτα, εμφανίζεται ένα παράθυρο περιήγησης, όπως αυτό που φαίνεται παρακάτω. Αυτό το παράθυρο περιήγησης ονομάζεται Κέντρο Αναζήτησης.

Σε αυτό το παράθυρο περιήγησης δείγματος, θα δείτε ότι το γράμμα "g" βρίσκεται στο πεδίο αναζήτησης, οπότε το GoldMine απαριθμεί όλους τους λογαριασμούς που έχουν μια κύρια επαφή, του οποίου το επώνυμο αρχίζει με το γράμμα:

εμφανίζεται το παράθυρο περιήγησης (Κέντρο αναζήτησης), κάντε διπλό κλικ στο πεδίο ετικέτα - όχι στο πλαίσιο κειμένου στο οποίο εισάγετε δεδομένα.

Ο λεπτομερής τρόπος αναζήτησης GoldMine

Το Κέντρο αναζήτησης GoldMine 8 σάς δίνει τη δυνατότητα να κάνετε περίπλοκες αναζητήσεις, όπως αναζήτηση σε πολλά πεδία ταυτόχρονα. Για παράδειγμα, ίσως θελήσετε να βρείτε όλους τους λογαριασμούς στην Καλιφόρνια που έχουν αριθμούς φαξ. Επεκτείνετε την αναζήτησή σας από μια απλή αναζήτηση ενός πεδίου σε πολλά πεδία κάνοντας κλικ στο κουμπί Αναζήτηση στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης GoldMine.

Όταν εμφανιστεί το παράθυρο του Κέντρου αναζήτησης, επιλέξτε ποια πεδία θα εμφανιστούν κάνοντας κλικ στο κουμπί Στήλες στην επάνω δεξιά γωνία του Κέντρου αναζήτησης. Με αυτόν τον τρόπο εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη:

Ρυθμίστε καλά τα πεδία που βλέπετε στο Κέντρο αναζήτησης.

Μπορείτε να προσθέσετε ή να διαγράψετε πεδία (στήλες) από την οθόνη του Κέντρου αναζήτησης, επισημαίνοντας το συγκεκριμένο πεδίο και επιλέγοντας τα αριστερά ή τα δεξιά βέλη στο κέντρο της οθόνης για να προσθέσετε ή να διαγράψετε τη στήλη.

Τρόπος σύνδεσης των εγγραφών με την καρτέλα "Παραπομπές GoldMine"

Στην καρτέλα "Παραπομπές" στην κύρια οθόνη GoldMine 8 μπορείτε να συνδέσετε μια εγγραφή με μια άλλη ή μία εγγραφή με πολλές άλλες. Η καρτέλα "Παραπομπές GoldMine" είναι σχεσιακή, που σημαίνει ότι ένα κομμάτι δεδομένων συνδέεται με πολλά κομμάτια άλλων δεδομένων.

Συνδέοντας μια εγγραφή με μια άλλη, μπορείτε γρήγορα να δείτε ποια είναι η σχέση ανάμεσα σε δύο ή περισσότερες εγγραφές.Ας υποθέσουμε, για παράδειγμα, ότι ο λογιστής σας ανέφερε 17 άλλους πελάτες σε εσάς. Της ευχαριστείτε και καταγράψτε κάθε παραπομπή στο αρχείο GoldMine του λογιστή σας. Κάνει την εμφάνισή της πολύ πιο σημαντική, έτσι δεν είναι;

Μια σημαντική σημείωση είναι ότι η καρτέλα "Παραπομπές" είναι αμφίδρομη, οπότε αφού συνδέσετε το Α με το Β, το Β συνδέεται ξανά με την Α. Η σχέση λειτουργεί σαν διακόπτης εναλλαγής. Αν κάνετε διπλό κλικ σε μια λίστα παραπομπών, εμφανίζεται η εγγραφή στην οποία συνδέεται η παραπομπή. Μπορείτε να πάτε πίσω στην αρχική εγγραφή κάνοντας διπλό κλικ στη λίστα παραπομπών.

Σε αυτήν την εικόνα, μπορείτε να δείτε δύο αρχεία που συνδέονται μεταξύ τους στην καρτέλα "Αναφορές":

Ακόμη και αν δεν χρειάζεται να παρακολουθείτε οδηγούς που έχετε δώσει στους αντιπροσώπους, ίσως θέλετε να χρησιμοποιήσετε την καρτέλα "Αναφορές" για κάποια σχετική δραστηριότητα. Η εργασία με έναν λογαριασμό που χρησιμοποιεί έναν σύμβουλο (ή έναν λογιστή ή έναν πληρεξούσιο) παρουσιάζει την ευκαιρία να χρησιμοποιήσει την καρτέλα "Παραπομπές". Μια παραπομπή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη αν ο ίδιος σύμβουλος εμφανιστεί σε άλλους λογαριασμούς σας και είναι επίσης σημαντικό εάν συμμετέχετε σε ένα σύστημα διανομής πολλαπλών επιπέδων.

Για να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο παραπομπής, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Από την κύρια οθόνη GoldMine, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αναφορές".

2. Κάντε δεξί κλικ στην περιοχή κάτω από την καρτέλα και επιλέξτε Νέα από το μενού συντόμευσης.

   Εμφανίζεται ένα παράθυρο που εμφανίζει όλες τις εγγραφές στη βάση δεδομένων σας.

3. Κάντε διπλό κλικ στην εγγραφή στην οποία θέλετε να συνδεθείτε.

   Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες παραπομπής, δίνοντάς σας τη δυνατότητα να καταχωρίσετε τις πληροφορίες παραπομπής. Στην αριστερή πλευρά του πλαισίου διαλόγου, βλέπετε την αρχική εγγραφή και ένα κενό πεδίο αναφοράς κάτω από αυτό. Στη δεξιά πλευρά του παραθύρου διαλόγου υπάρχει η καταχώριση της εγγραφής στην οποία γίνεται η παραπομπή. Χρησιμοποιείτε τα δύο πεδία αναφοράς (ένα για κάθε εγγραφή) για να υποδείξετε τη σχέση μεταξύ των δύο εγγραφών.

Καθένα από αυτά τα δύο πεδία αναφοράς μπορεί να έχει μια λίστα αναζήτησης. Αν σκοπεύετε να κάνετε εκτεταμένη χρήση των παραπομπών, θα πρέπει να ρυθμίσετε αυτές τις λίστες αναζήτησης για να εξασφαλίσετε κάποια συνέπεια στις σχέσεις που χρησιμοποιείτε.