Το Excel 2013 Document Recovery Feature - τα ανδρικά

Το Excel 2013 προσφέρει μια δυνατότητα ανάκτησης εγγράφων που μπορεί να σας βοηθήσει σε περίπτωση διακοπής λειτουργίας υπολογιστή λόγω διακοπής ρεύματος ή κάποιων είδος πάγωμα ή απενεργοποίηση του λειτουργικού συστήματος. Η δυνατότητα αυτόματης ανάκτησης αποθηκεύει τα βιβλία εργασίας σας σε τακτά χρονικά διαστήματα. Σε περίπτωση συντριβής υπολογιστή, το Excel εμφανίζει ένα παράθυρο εργασιών ανάκτησης εγγράφων κατά την επόμενη εκκίνηση του Excel μετά την επανεκκίνηση του υπολογιστή.

Όταν ξεκινάτε για πρώτη φορά το Excel 2013, η δυνατότητα αυτόματης ανάκτησης έχει οριστεί για να αποθηκεύει αυτόματα τις αλλαγές στο βιβλίο εργασίας σας (υπό την προϋπόθεση ότι το αρχείο έχει ήδη αποθηκευτεί) κάθε δέκα λεπτά. Μπορείτε να συντομεύσετε ή να επιμηκύνετε αυτό το διάστημα όπως κρίνετε κατάλληλο. Επιλέξτε Αρχείο → Επιλογές → Αποθήκευση ή πατήστε Alt + FTS για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές Excel με την επιλεγμένη καρτέλα Αποθήκευση.

Χρησιμοποιήστε τα κουμπιά περιστροφής ή εισαγάγετε ένα νέο διάστημα αυτόματης αποθήκευσης στο πλαίσιο κειμένου Save AutoRecover Information Every 10 Minutes πριν κάνετε κλικ στο OK.

Το παράθυρο εργασιών ανάκτησης εγγράφων εμφανίζει τις διαθέσιμες εκδόσεις των αρχείων του βιβλίου εργασίας που ήταν ανοιχτά κατά τη στιγμή της συντριβής του υπολογιστή. Προσδιορίζει την αρχική έκδοση του αρχείου του βιβλίου εργασίας και πότε αποθηκεύτηκε μαζί με την ανακτημένη έκδοση του αρχείου και πότε αποθηκεύτηκε.

Για να ανοίξετε την ανακτημένη έκδοση ενός βιβλίου εργασίας (για να δείτε πόσο μέρος της εργασίας που περιέχει δεν ήταν αποθηκευμένο κατά τη στιγμή της συντριβής), τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από την έκδοση αυτόματης ανάκτησης. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού και πατήστε Άνοιγμα στο αναδυόμενο μενού.

Αφού ανοίξετε την ανακτημένη έκδοση, μπορείτε (αν το επιλέξετε) να αποθηκεύσετε τις αλλαγές κάνοντας κλικ στο κουμπί Αποθήκευση στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης ή επιλέγοντας Αρχείο → Αποθήκευση.

Έχετε τότε τις εξής επιλογές:

• Για να αποθηκεύσετε την ανακτημένη έκδοση ενός βιβλίου εργασίας χωρίς να το κάνετε να το ανοίξετε, τοποθετήστε το ποντίκι πάνω στην ανακτημένη έκδοση, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο κουμπί και επιλέξτε την επιλογή Αποθήκευση ως στο αναδυόμενο μενού.

• Για να εγκαταλείψετε οριστικά την ανακτημένη έκδοση (αφήνοντας σας με μόνο τα δεδομένα στην αρχική έκδοση), κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο στο κάτω μέρος του παραθύρου εργασιών ανάκτησης εγγράφων. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο, εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου ειδοποίησης, δίνοντάς σας την ευκαιρία να διατηρήσετε τις ανακτημένες εκδόσεις του αρχείου για μεταγενέστερη προβολή.

• Για να διατηρήσετε τα αρχεία για μεταγενέστερη προβολή, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Ναι (Θέλω να δείτε αυτά τα αρχεία αργότερα) πριν κάνετε κλικ στο OK.

• Για να διατηρήσετε μόνο τις αρχικές εκδόσεις των αρχείων που εμφανίζονται στο παράθυρο εργασιών, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Όχι (Κατάργηση αυτών των αρχείων, έχω αποθηκεύσει τα αρχεία που χρειάζομαι).

Η δυνατότητα Αυτόματης Ανακύκλωσης λειτουργεί μόνο σε βιβλία εργασίας του Excel που έχουν αποθηκευτεί τουλάχιστον μία φορά. Με άλλα λόγια, εάν δημιουργήσετε ένα νέο βιβλίο εργασίας και μην κάνετε τον κόπο να το αποθηκεύσετε και να το μετονομάσετε πριν αντιμετωπίσετε μια συντριβή υπολογιστή, η δυνατότητα αυτόματης ανάκτησης δεν θα επαναφέρει κανένα μέρος αυτής.

Για αυτόν τον λόγο, είναι πολύ σημαντικό να έχετε τη συνήθεια να αποθηκεύετε νέα βιβλία εργασίας με το κουμπί Αποθήκευση στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης πολύ σύντομα αφού αρχίσετε να εργάζεστε σε ένα φύλλο εργασίας. Ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αξιόπιστη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl + S.