Βίντεο: Πρωτόκολλο TCP - Δομή πακέτου A 2024
Το να είσαι διαχειριστής κοινότητας σε απευθείας σύνδεση σημαίνει να είσαι αποτελεσματικός υπεύθυνος επικοινωνίας. Αν και μπορεί να υπάρχουν φορές που φοβάστε να ελέγξετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ξέρετε ότι είναι ένα σημαντικό ουσιαστικό μέρος της δουλειάς σας.
Πρόκειται να χειριστείτε πολλά e-mail. Όταν φτάσει η λέξη ότι είστε τα μέλη της κοινότητας που έρχονται με ερωτήσεις και ανησυχίες, τα εισερχόμενά σας πρόκειται να πλημμυριστούν. Αν και μερικές μέρες, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ελάχιστο, περιμένετε περισσότερες ημέρες όταν τα εισερχόμενά σας φαίνονται σχεδόν απύθμενα.
Για να χειροτερέψουν τα πράγματα, οι συνεργάτες σας θα προωθήσουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θεωρούν ότι εμπίπτουν στη δικαιοδοσία του τμήματος σας, οπότε να είστε έτοιμοι να λάβετε πολλά ερωτήματα, καταγγελίες και πράγματα που δεν έχουν να κάνουν με τίποτα μαζί σας. Επίσης, θα διαπιστώσετε ότι οι ίδιες ερωτήσεις ζητούνται ξανά και ξανά.
Αλλά δεν έχει σημασία πόσο κουρασμένος είσαι και ακόμα κι αν είσαι έτοιμος να βγάλει τα μαλλιά σου αφού έχει πάρει την ίδια ερώτηση 100 φορές την τελευταία ώρα, πρέπει να απαντήσεις σε όλους με το ίδιο θετικό, επαγγελματικό, ευγενικό τόνο.
Μπορεί να είστε διατεθειμένοι να δημιουργήσετε μια επιστολή φόρμας για να δώσετε την ίδια απάντηση στις συχνές ερωτήσεις, αλλά επανεξετάστε. Οι επιστολές τύπου είναι απρόσωπες και κάνουν τα μέλη της κοινότητας σας να αισθάνονται ότι σημαίνουν τόσο λίγα για σας ότι δεν μπορείτε να ενοχλείται να δημιουργήσετε μια σύντομη, προσωπική απάντηση. Με εξαίρεση μια μαζική ανακοίνωση της κοινότητας, θα πρέπει να αποφύγετε να χρησιμοποιήσετε μια επιστολή φόρμας αν είναι δυνατόν.
Αφήστε ένα χρόνο κάθε μέρα για να χειριστείτε τα ερωτήματα, τις καταγγελίες και τα σχόλια των μελών. Διαβάστε τα πάντα για να καθορίσετε αν πρέπει να μεταβείτε σε άλλο άτομο, να λάβετε αμέσως μια απάντηση ή να κάνετε περαιτέρω έρευνα. Οτιδήποτε δεν ολοκληρώνεται αμέσως απαιτεί συνέχεια. Βεβαιωθείτε ότι έχετε σημειώσει οποιαδήποτε ανεπίλυτη αλληλογραφία ώστε να μην καταλήξει να πέσει μέσα από τις ρωγμές.
Για να μειώσετε το ποσό του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε, ίσως θελήσετε να δημοσιεύσετε συνήθεις ερωτήσεις στη σελίδα σας στο Facebook, στο blog ή στο φόρουμ της κοινότητας. Δημοσιεύστε έναν σύνδεσμο στις Συχνές Ερωτήσεις σας στη σελίδα Επικοινωνήστε μαζί μας στο ιστολόγιό σας ή στο δικτυακό μας τόπο, ώστε τα μέλη να γνωρίζουν να διαβάζουν τις Συνήθεις Ερωτήσεις πριν σας γράψουν με ερωτήσεις που έχετε ήδη απαντήσει.
