Πώς να συμπυκνώσετε το αρχείο δεδομένων σας QuickBooks 2014 - dummies

Η εντολή QuickBooks Condense δημιουργεί ένα μόνιμο αντίγραφο του αρχείου δεδομένων του QuickBooks. (Αυτό το αντίγραφο καλείται αρχειακό αντίγραφο του αρχείου.) Ένα αρχειακό αντίγραφο του αρχείου της εταιρείας ισοδυναμεί με ένα στιγμιότυπο του αρχείου της εταιρείας, όπως υπάρχει σε συγκεκριμένο χρονικό σημείο.

Εάν κάποιος αργότερα έχει μια ερώτηση - ίσως ο λογιστής σας, ή ένας ομοσπονδιακός ή ο δημόσιος ελεγκτής - μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αρχειακό αντίγραφο του αρχείου δεδομένων για να δείξετε τι φαίνεται το αρχείο της εταιρείας σε ένα συγκεκριμένο χρονικό σημείο.

Αφού καταλάβετε τι είναι η αρχειοθέτηση, η διαδικασία είναι αρκετά απλή. Για να συμπυκνώσετε το αρχείο της εταιρείας QuickBooks, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1Επιλέξτε την εντολή Αρχείο → Βοηθήματα → Στοιχεία συμπύκνωσης.

Το QuickBooks εμφανίζει το πρώτο παράθυρο διαλόγου Condense Data.

2Επιλέξτε το κουμπί επιλογής Συναλλαγές πριν από μια συγκεκριμένη ημερομηνία.

3Εισαγάγετε την Κατάργηση συναλλαγών πριν από την ημερομηνία.

Για να καθορίσετε την ημερομηνία πριν από την οποία πρέπει να καταργηθούν οι κλειστές συναλλαγές, καταχωρίστε την ημερομηνία στο πλαίσιο ημερομηνίας. Εάν θέλετε να συμπυκνώσετε το αρχείο αφαιρώντας τις συναλλαγές στις 31 Δεκεμβρίου 2010 ή πριν, για παράδειγμα, πληκτρολογήστε 1/1/2011 στο πλαίσιο ημερομηνίας.

Σημειώστε, ωστόσο, ότι δεν χρειάζεται να αισθάνεστε καταναγκαστικά για να αφαιρέσετε μια δέσμη κλειστών συναλλαγών. Μπορείτε να καταργήσετε τις κλειστές συναλλαγές μόνο εάν το αρχείο της εταιρείας σας QuickBooks γίνεται πολύ μεγάλο. Μπορείτε εύκολα να εργαστείτε με ένα αρχείο εταιρείας QuickBooks που είναι 25MB, 50MB, ή ακόμα και 100MB (megabytes).

Παρόλο που τυπικά συμπυκνώνετε ένα αρχείο QuickBooks, αφαιρώντας παλιές κλειστές συναλλαγές, η εντολή Condense δημιουργεί επίσης αρχεία χωρίς συναλλαγές. Για να δημιουργήσετε ένα αρχείο που περιέχει λίστες και προτιμήσεις αλλά όχι συναλλαγές, κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής Όλες οι συναλλαγές. Παρεμπιπτόντως, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Όλες οι συναλλαγές για να δημιουργήσετε ένα σχεδόν κενό αρχείο που θα μπορούσατε να επαναχρησιμοποιήσετε (όπως για εκπαίδευση).

4Κάντε κλικ Επόμενο όταν ολοκληρώσετε τον προσδιορισμό των συναλλαγών που θα πρέπει να καταργήσει το QuickBooks.

Το QuickBooks εμφανίζει το δεύτερο παράθυρο διαλόγου Condense Data.

5Επιλέξτε τον τρόπο συμπύκνωσης των συναλλαγών αποθέματος και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

Αν το αρχείο QuickBooks περιλαμβάνει συναλλαγές αποθέματος, το QuickBooks συνιστά να καταργήσετε παλιές συναλλαγές αποθέματος.Όταν το QuickBooks εμφανίζει το δεύτερο παράθυρο διαλόγου Condense Data, μπορείτε να ενημερώσετε το QuickBooks για να το κάνετε αυτό, επιλέγοντας το κουμπί επιλογής Συναλλαγματικών Συναλλαγών Συγκεντρώστε. (Εάν δεν θέλετε να καταργήσετε τις παλιές συναλλαγές, επιλέξτε το κουμπί "Διατήρηση στοιχείων αποθέματος συναλλαγών".)

Όταν κάνετε κλικ στο Επόμενο, συνεχίζετε στο τρίτο παράθυρο διαλόγου Condense Data (δεν εμφανίζεται).

6Επιλέξτε ποιες συναλλαγές πρέπει να καταργηθούν και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

Το QuickBooks ζητά λίγο περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το τι ακριβώς αποτελεί κλειστή ή παλιά συναλλαγή που πρέπει να καταργηθεί. Επιλέγετε πλαίσια ελέγχου για να υποδείξετε εάν οι συναλλαγές πριν από την ημερομηνία κατάργησης πρέπει να καταργηθούν, ακόμη και αν δεν είναι εκκαθαρισμένες, επισημαίνονται ως Να εκτυπώνονται, επισημαίνονται ως Να αποστέλλονται κ.ο.κ.

Όταν κάνετε κλικ στο Επόμενο, μεταβείτε στο τέταρτο παράθυρο διαλόγου Condense Data.

7Εισαγάγετε οποιαδήποτε εκκαθάριση λίστας που πρέπει να εμφανιστεί και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

Χρησιμοποιήστε το τέταρτο παράθυρο διαλόγου Δεδομένα συμπυκνώματος για να ενημερώσετε το QuickBooks ότι εκτός από την αφαίρεση παλαιών κλειστών συναλλαγών, θα πρέπει να καθαρίσει μερικές από τις λίστες. Μπορείτε να επιλέξετε πλαίσια ελέγχου στο παράθυρο διαλόγου Στοιχεία συμπύκνωσης, τα οποία αναφέρουν στο QuickBooks την κατάργηση των αχρησιμοποίητων λογαριασμών, των αχρησιμοποίητων πελατών, των αχρησιμοποίητων προμηθευτών κ.ο.κ.

Με τον καθαρισμό της λίστας σας μέσω της κατάργησης των μη χρησιμοποιημένων στοιχείων λίστας, όχι μόνο μειώνετε το μέγεθος του αρχείου της εταιρείας, αλλά και διευκολύνετε τους ανθρώπους να δουλεύουν με τη λίστα.

Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Επόμενο, το QuickBooks εμφανίζει την πέμπτη σελίδα του πλαισίου διαλόγου Condense Data.

8Επιβεβαιώστε τη λειτουργία συμπύκνωσης και αρχειοθέτησης.

Αφού περιγράψετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να αρχειοθετήσουν και να συμπυκνώσουν το αρχείο της εταιρείας QuickBooks, το QuickBooks εμφανίζει το πέμπτο παράθυρο διαλόγου Condense Data. Το παράθυρο διαλόγου σάς ενημερώνει ότι η διαδικασία αρχειοθέτησης ξεκινά με την πραγματοποίηση αντιγράφων του αρχείου δεδομένων από το QuickBooks και ότι η λειτουργία συμπύκνωσης μπορεί να διαρκέσει αρκετά λεπτά ή ακόμα και αρκετές ώρες για να ολοκληρωθεί.

9Κάντε κλικ στην αρχή Συμπύκνωση.

Το QuickBooks ξεκινά τη διαδικασία συμπύκνωσης του αρχείου δεδομένων.

10Μεταβείτε το αρχείο δεδομένων όταν σας ζητηθεί.

Στην αρχή της διαδικασίας συμπύκνωσης, το QuickBooks σας ζητάει να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου της εταιρείας QuickBooks. Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του αρχείου της εταιρείας QuickBooks ως μέρος μιας λειτουργίας συμπυκνώματος λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο όπως η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του αρχείου της εταιρείας QuickBooks οποιαδήποτε στιγμή.

Αφού δημιουργήσετε αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου της εταιρείας QuickBooks, το QuickBooks αποθηκεύει ένα αντίγραφο αρχείου του αρχείου της εταιρείας και κατόπιν καθαρίζει την έκδοση εργασίας του αρχείου της εταιρείας χρησιμοποιώντας τις οδηγίες σας. Και πάλι, όπως σημειώνεται στα προηγούμενα βήματα, η διαδικασία καθαρισμού μπορεί να διαρκέσει μόνο λίγα λεπτά ή μπορεί να χρειαστούν αρκετές ώρες αν το αρχείο σας είναι πολύ μεγάλο.