Μην μετατρέψετε το μοντέλο δεδομένων Excel σε Βάση Δεδομένων

Μπορεί να έχετε διαβάσει ότι τα μέτρα που χρησιμοποιούνται σε ένα πίνακα εργαλείων του Excel θα πρέπει να υποστηρίζουν απολύτως τον αρχικό σκοπό αυτού του ταμπλό. Η ίδια ιδέα ισχύει για το μοντέλο δεδομένων back-end. Θα πρέπει να εισαγάγετε μόνο δεδομένα που είναι απαραίτητα για την εκπλήρωση του σκοπού του πίνακα ελέγχου ή της αναφοράς σας.

Σε μια προσπάθεια να έχουμε όσο το δυνατόν περισσότερα δεδομένα στα χέρια τους, πολλοί χρήστες του Excel φέρνουν στα υπολογιστικά φύλλα τους κάθε κομμάτι δεδομένων που μπορούν να πάρουν τα χέρια τους. Μπορείτε να εντοπίσετε αυτούς τους ανθρώπους από τα αρχεία των 40 megabyte που στέλνουν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Έχετε δει αυτά τα υπολογιστικά φύλλα - δύο καρτέλες που περιέχουν κάποια διεπαφή αναφορών ή πίνακα ελέγχου και έπειτα έξι κρυφές καρτέλες που περιέχουν χιλιάδες γραμμές δεδομένων (οι περισσότερες από τις οποίες δεν χρησιμοποιούνται). Καταρτίζουν ουσιαστικά μια βάση δεδομένων στο υπολογιστικό φύλλο τους.

Τι συμβαίνει με τη χρήση όσο το δυνατόν περισσότερων δεδομένων; Λοιπόν, εδώ είναι μερικά θέματα:

• Η συγκέντρωση δεδομένων στο Excel αυξάνει τον αριθμό των τύπων. Αν εισάγετε όλα τα ακατέργαστα δεδομένα, πρέπει να συγκεντρώσετε τα δεδομένα αυτά στο Excel. Αυτό αναπόφευκτα σας αναγκάζει να αυξήσετε εκθετικά τον αριθμό των τύπων που πρέπει να χρησιμοποιήσετε και να διατηρήσετε.

  Να θυμάστε ότι το μοντέλο δεδομένων σας είναι ένα όχημα για την παρουσίαση αναλύσεων και όχι την επεξεργασία ακατέργαστων δεδομένων. Τα δεδομένα που λειτουργούν καλύτερα στους μηχανισμούς αναφοράς είναι αυτά που έχουν ήδη συγκεντρωθεί και συνοψίζονται σε χρήσιμες προβολές που μπορούν να πλοηγηθούν και να τροφοδοτηθούν σε στοιχεία του πίνακα ελέγχου. Η εισαγωγή δεδομένων που έχουν ήδη συγκεντρωθεί όσο το δυνατόν περισσότερο είναι πολύ καλύτερη.

  Για παράδειγμα, εάν πρέπει να αναφέρετε τα Έσοδα ανά Περιοχή και Μήνα, δεν χρειάζεται να εισαγάγετε συναλλαγές πωλήσεων στο μοντέλο δεδομένων σας. Αντ 'αυτού, χρησιμοποιήστε έναν συγκεντρωτικό πίνακα που αποτελείται από περιοχή, μήνα και ποσό εσόδων.

• Το μοντέλο δεδομένων σας θα διανεμηθεί στον πίνακα ελέγχου σας. Με άλλα λόγια, επειδή ο πίνακας ελέγχου τροφοδοτείται από το μοντέλο δεδομένων σας, πρέπει να διατηρείτε το μοντέλο πίσω από τις σκηνές (πιθανότατα σε κρυφές καρτέλες) κατά τη διανομή του πίνακα ελέγχου. Εκτός από το γεγονός ότι το μέγεθος του αρχείου είναι δυσκίνητο, συμπεριλαμβανομένων των υπερβολικών δεδομένων στο μοντέλο δεδομένων σας, μπορεί να υποβαθμιστεί η απόδοση του ταμπλό σας. Γιατί;

  Όταν ανοίγετε ένα αρχείο Excel, ολόκληρο το αρχείο φορτώνεται στη μνήμη για γρήγορη επεξεργασία και πρόσβαση δεδομένων. Το μειονέκτημα αυτής της συμπεριφοράς είναι ότι το Excel απαιτεί μεγάλη μνήμη RAM για να επεξεργαστεί ακόμη και τη μικρότερη αλλαγή στο υπολογιστικό φύλλο. Ενδέχεται να έχετε παρατηρήσει ότι όταν προσπαθείτε να εκτελέσετε μια ενέργεια σε ένα μεγάλο σύνολο δεδομένων, το Excel είναι αργό να ανταποκριθεί, δίνοντάς σας μια ένδειξη Υπολογισμός στη γραμμή κατάστασης.Όσο μεγαλύτερη είναι η ομάδα δεδομένων σας, τόσο λιγότερο αποτελεσματική είναι η τραγάνισμα δεδομένων στο Excel.

• Τα μεγάλα σύνολα δεδομένων μπορούν να προκαλέσουν δυσκολία στην κλιμάκωση. Φανταστείτε ότι εργάζεστε σε μια μικρή επιχείρηση και χρησιμοποιείτε μηνιαίες συναλλαγές στο μοντέλο δεδομένων σας. Κάθε μήνα κατέχει 80, 000 γραμμές δεδομένων. Με το πέρασμα του χρόνου, δημιουργείτε μια γερή διαδικασία που ολοκληρώνεται με όλους τους τύπους, τους πίνακες περιστροφής και τις μακροεντολές που χρειάζεστε για να αναλύσετε τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα στην τακτικά διατηρούμενη καρτέλα σας.

  Τώρα τι συμβαίνει μετά από ένα χρόνο; Ξεκινάτε μια νέα καρτέλα; Πώς αναλύετε δύο σύνολα δεδομένων σε δύο διαφορετικές καρτέλες ως μία οντότητα; Οι τύποι σας είναι ακόμα καλές; Πρέπει να γράψετε νέες μακροεντολές;

Αυτά είναι όλα τα ζητήματα που μπορούν να αποφευχθούν με την εισαγωγή μόνο συγκεντρωτικών και συνοπτικών δεδομένων που είναι χρήσιμα για τον κεντρικό σκοπό των αναγκών αναφοράς σας.