Κατανόηση του εγγράφου διατήρησης με το QuickBooks 2011 - ανδρείκελα

Ακόμα και με τα QuickBooks γύρω, οι λογιστές συχνά αναρωτιούνται πόσο καιρό θα πρέπει να διατηρούν παλιές εκθέσεις, αντίγραφα τιμολογίων και άλλα τμήματα λογιστικών πληροφοριών. Δεν υπάρχει απάντηση ενός μεγέθους σε όλα, αλλά το QuickBooks μπορεί να σας βοηθήσει με τη διατήρηση εγγράφων. Ωστόσο, υπάρχουν μερικά πράγματα που πρέπει να σκεφτείτε:

• Εξετάστε εάν το άλλο μέρος μιας συναλλαγής θα θέλει ποτέ να θέλει τις πληροφορίες. Για παράδειγμα, εάν συζητάτε χρόνια με έναν πωλητή σχετικά με το εάν έχετε πληρώσει κάποιο λογαριασμό, είναι λογικό να παραμείνετε σε εκείνους τους λογαριασμούς προμηθευτών και οποιαδήποτε στοιχεία της πληρωμής σας για όσο διάστημα το επιχείρημα μπορεί να συνεχιστεί. Αυτό σημαίνει ότι κάθε έγγραφο που τεκμηριώνει τους λογαριασμούς και τις πληρωμές των πωλητών δεν πρέπει απαραιτήτως να διατηρηθεί εάν δεν έχετε πρόβλημα.

• Εξετάστε τις φορολογικές απαιτήσεις λογιστικής. Σύμφωνα με το νόμο (πολλοί άνθρωποι δεν το συνειδητοποιούν), μια επιχείρηση υποχρεούται να τηρεί λογιστικά αρχεία για να αναφέρει τα κέρδη, τις απώλειες, τα έσοδα και τις κρατήσεις της στην Υπηρεσία Εσόδων. Αυτό σημαίνει ότι οτιδήποτε που χρειάζεστε για να υπολογίσετε τα κέρδη σας ή να τεκμηριώσετε στοιχεία των υπολογισμών σας πρέπει να διατηρηθεί. Ωστόσο, υπάρχει ένα καθεστώς περιορισμών που συνήθως διαρκεί τρία χρόνια από την ημερομηνία που υποβάλατε την επιστροφή. Αυτό σημαίνει ότι, στις περισσότερες περιπτώσεις, δεν χρειάζεται να κρατάτε γραφειοκρατία που είναι παλαιότερη των τριών ετών μετά την επιστροφή στην οποία αναφέρεται. Μια λέξη της προσοχής είναι εντάξει, επειδή υπάρχουν δύο εξαιρέσεις σε αυτό το τριετές καθεστώς περιορισμών:

• Αν δεν έχει κατατεθεί επιστροφή ή έχει υποβληθεί παράνομη επιστροφή, δεν υπάρχει κανόνας περιορισμού.

• Εξετάστε τις παλιές εγγραφές που ενδέχεται να χρειαστείτε στο μέλλον για να υπολογίσετε ένα στοιχείο για τη φορολογική σας δήλωση.

Αυτά πρέπει να διατηρηθούν. Για παράδειγμα, εάν αγόρασα ένα εργοστάσιο πριν από 30 χρόνια, κρατήστε αυτά τα αρχεία αγοράς μέχρι να πουλήσετε το εργοστάσιο.

Λάβετε υπόψη ότι σε ορισμένες βιομηχανίες ισχύουν άλλοι κανόνες ή κανονισμοί διατήρησης εγγράφων.

Για παράδειγμα, εάν είστε ιατρός, διατηρείτε τα παλιά σας αρχεία ασθενών - και αυτό μπορεί να περιλαμβάνει στοιχεία λογιστικής ασθενούς - για περισσότερο από τρία χρόνια. Αυτοί οι άλλοι κανόνες διατήρησης εγγράφων διαφέρουν ανάλογα με τη βιομηχανία. Μάθετε ποιοι είναι οι κανόνες για τον κλάδο σας. Μπορεί να θέλετε να σκεφτείτε δύο φορές για απλά πετώντας τα οικονομικά αρχεία.Μπορεί να θέλετε να τα αποκόψετε. Ορισμένα καταστήματα μεγάλου-box office προσφέρουν υπηρεσίες κατατεμαχισμού σε καταστήματα για λογικές τιμές.