Χρόνος Ενεργοποίηση του Χρόνου στο QuickBooks 2014 - ανδρείκελα

Οι περισσότερες φορές τα στοιχεία γραμμής που εμφανίζονται σε ένα τιμολόγιο είναι στοιχεία που περιγράφετε στη Λίστα στοιχείων και στη συνέχεια ποσοτικοποιούμε απευθείας στο τιμολόγιο. Ωστόσο, σε ορισμένες επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών, μπορείτε να πουλήσετε πολλές μονάδες του ίδιου στοιχείου. Αν θέλετε να καταγράψετε τις δραστηριότητες παροχής υπηρεσιών όπως συμβαίνουν, επιλέξτε την εντολή Customers → Enter Time → Time / Enter Single Activity.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Time / Enter Single Activity.

Για να χρονομετρήσετε ή να καταγράψετε μια μόνο δραστηριότητα, καταγράψτε την ημερομηνία δραστηριότητας στο πλαίσιο Ημερομηνία. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Όνομα για να προσδιορίσετε το άτομο που εκτελεί την υπηρεσία. Στο πλαίσιο Πελάτης: Εργασία, προσδιορίστε τον πελάτη ή την εργασία για την οποία εκτελείται η υπηρεσία.

Επιλέξτε το κατάλληλο στοιχείο υπηρεσίας από την αναπτυσσόμενη λίστα Στοιχείο υπηρεσίας και (εάν παρακολουθείτε έναν υπάλληλο) το κατάλληλο στοιχείο μισθοδοσίας από την αναπτυσσόμενη λίστα Στοιχείο μισθοδοσίας. Εάν παρακολουθείτε μαθήματα, είναι προβλέψιμο, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα Class για να ταξινομήσετε τη δραστηριότητα.

Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Σημειώσεις για να καταγράψετε μια σύντομη, κατάλληλη περιγραφή της υπηρεσίας. Αυτή η περιγραφή εμφανίζεται στο τιμολόγιο, οπότε σκεφτείτε τι γράφετε.

Αφού περιγράψετε ή παρέχετε αυτές τις γενικές πληροφορίες σχετικά με την υπηρεσία, έχετε δύο τρόπους για να καταγράψετε το χρόνο που αφιερώνεται στην υπηρεσία:

• Χρόνος εγγραφής με μη αυτόματο τρόπο: Μπορείτε να καταγράψετε με μη αυτόματο τρόπο το χρόνο που αφιερώνεται σε μια δραστηριότητα χρησιμοποιώντας το κουτί Διάρκεια πληκτρολογήστε την ώρα. Εάν έχετε περάσει 10 λεπτά, για παράδειγμα, πληκτρολογήστε 0: 10 στο πλαίσιο Διάρκεια. Εάν έχετε περάσει 3 ώρες και 40 λεπτά, πληκτρολογήστε 3:40 στο πλαίσιο Διάρκεια.

• Τα QuickBooks καταγράφουν την ώρα: Μπορείτε επίσης να έχετε στο QuickBooks την καταγραφή του χρόνου που περάσατε για τη δραστηριότητα. Απλώς κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη στο πλαίσιο Διάρκεια κατά την εκκίνηση της δραστηριότητας και κάντε κλικ στο κουμπί Διακοπή όταν σταματήσετε τη δραστηριότητα. Αν θέλετε να θέσετε σε παύση το χρονόμετρο (ενώ πραγματοποιείτε μια τηλεφωνική κλήση, για παράδειγμα), κάντε κλικ στο κουμπί Παύση.

Αφού περιγράψετε τη δραστηριότητα που εκτελείτε στο παράθυρο Χρόνος / Ενιαία δραστηριότητα, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Νέα ή Αποθήκευση & Κλείσιμο για να αποθηκεύσετε τις πληροφορίες δραστηριότητας.

Βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί το πλαίσιο ελέγχου "Χρεώσιμο" (στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου Χρόνος / Ενιαία δραστηριότητα). Επιλέγοντας το πλαίσιο "Χρεώσιμο", λέτε στο QuickBooks ότι πρέπει να διατηρεί αυτήν την εγγραφή μιας τιμολογητέας δραστηριότητας για να συμπεριληφθεί αργότερα σε ένα τιμολόγιο.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά Προηγούμενο και Επόμενο, τα οποία εμφανίζονται στο επάνω μέρος του παραθύρου Χρόνος / Εισαγωγή Ενιαίας Δραστηριότητας, για να μεταβείτε από και προς τα πίσω μέσα από τα αρχεία σας για το χρονισμό δραστηριότητας.Σημειώστε επίσης ότι είναι επίσης διαθέσιμο ένα κουμπί ορθογραφίας. Κάντε κλικ στο κουμπί Ορθογραφικός έλεγχος για να ελέγξετε ορθά την περιγραφή των σημειώσεων που εισάγετε - κάτι που είναι καλή ιδέα, επειδή αυτές οι πληροφορίες θα εμφανιστούν αργότερα σε ένα τιμολόγιο.

Για να προσθέσετε χρεώσιμο χρόνο και κόστος σε ένα τιμολόγιο, δημιουργήστε το τιμολόγιο με τον συνήθη τρόπο. Αφού εντοπίσετε τον πελάτη (και αν έχετε εισάγει χρόνο για τον πελάτη) και αν παρακολουθείτε χρόνο ή κόστος για τον πελάτη, το QuickBooks εμφανίζει ένα πλαίσιο μηνυμάτων που σας ρωτά εάν θέλετε να χρεώνεστε για οποιοδήποτε χρόνο ή κόστος.

Αν υποδείξετε "ναι", το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Επιλογή χρόνου χρέωσης και κόστους.

Η καρτέλα Ώρα του παραθύρου διαλόγου Επιλογή χρόνου χρέωσης και κόστους εμφανίζει κάθε φορά που έχετε καταγράψει για έναν πελάτη. Για να προσθέσετε αυτούς τους χρόνους στο τιμολόγιο, κάντε κλικ στη στήλη Χρήση για την ώρα. (Η στήλη Χρήση είναι η αριστερή στήλη που εμφανίζει ένα σημάδι επιλογής.)

Ή, εάν θέλετε να επιλέξετε όλες τις ώρες, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή όλων. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK. Το QuickBooks προσθέτει κάθε ένα από αυτούς τους χρεώσιμους χρόνους στο τιμολόγιο ως ξεχωριστές γραμμές. Το παρακάτω σχήμα δείχνει πώς εμφανίζονται οι χρεώσιμες πληροφορίες χρόνου στο παράθυρο Δημιουργία τιμολογίων.