Χρόνος Ενιαία Δραστηριότητες για το νομοσχέδιο για το χρόνο στο QuickBooks 2012

Η χρονική στιγμή ή η καταγραφή μεμονωμένων δραστηριοτήτων είναι μία από τις δύο μεθόδους που παρέχει το QuickBooks 2012 για τον εντοπισμό του χρόνου που θα χρεωθεί σε ένα τιμολόγιο ως στοιχείο. Αν θέλετε να καταγράψετε τις δραστηριότητες παροχής υπηρεσιών όπως συμβαίνουν, επιλέξτε την εντολή Customers → Enter Time → Time / Enter Single Activity.

Το QuickBooks εμφανίζει το παράθυρο Time / Enter Single Activity.

Για να χρονομετρήσετε ή να καταγράψετε μια μόνο δραστηριότητα, καταγράψτε την ημερομηνία δραστηριότητας στο πλαίσιο Ημερομηνία. Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο Όνομα για να προσδιορίσετε το άτομο που εκτελεί την υπηρεσία. Στο πλαίσιο Πελάτης: Εργασία, προσδιορίστε τον πελάτη ή την εργασία για την οποία εκτελείται η υπηρεσία.

Επιλέξτε το κατάλληλο στοιχείο υπηρεσίας από την αναπτυσσόμενη λίστα Στοιχείο υπηρεσίας και το κατάλληλο στοιχείο μισθοδοσίας από την αναπτυσσόμενη λίστα Στοιχείο μισθοδοσίας. Εάν παρακολουθείτε μαθήματα, είναι προβλέψιμο, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα Class για να ταξινομήσετε τη δραστηριότητα.

Το πλαίσιο Σημειώσεις θα πρέπει να χρησιμοποιείται για την καταγραφή σύντομης κατάλληλης περιγραφής της υπηρεσίας. Αυτή η περιγραφή εμφανίζεται στο τιμολόγιο, οπότε σκεφτείτε τι γράφετε.

Αφού περιγράψετε ή παρέχετε αυτές τις γενικές πληροφορίες σχετικά με την υπηρεσία, έχετε δύο τρόπους για να καταγράψετε το χρόνο που ξοδεύετε στην υπηρεσία:

• Χειροκίνητος χρόνος εγγραφής: Μπορείτε να καταγράψετε με μη αυτόματο τρόπο το χρόνο που ξοδεύετε για μια δραστηριότητα, Κουτί διάρκειας για να εισάγετε την ώρα. Εάν έχετε περάσει 10 λεπτά, για παράδειγμα, πληκτρολογήστε 0: 10 στο πλαίσιο Διάρκεια. Εάν έχετε περάσει 3 ώρες και 40 λεπτά, πληκτρολογήστε 3:40 στο πλαίσιο Διάρκεια.

• Τα QuickBooks καταγράφουν την ώρα: Μπορείτε επίσης να έχετε στο QuickBooks την καταγραφή του χρόνου που περάσατε για τη δραστηριότητα. Απλώς κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη στο πλαίσιο Διάρκεια κατά την εκκίνηση της δραστηριότητας και κάντε κλικ στο κουμπί Διακοπή όταν σταματήσετε τη δραστηριότητα. Αν θέλετε να κάνετε παύση του χρονομέτρου (ενώ πραγματοποιείτε μια τηλεφωνική κλήση, για παράδειγμα), κάντε κλικ στο κουμπί Παύση.

Αφού περιγράψετε τη δραστηριότητα που εκτελείτε στο παράθυρο Χρονική / Ενιαία δραστηριότητα, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Νέα ή Αποθήκευση & Κλείσιμο για να αποθηκεύσετε τις πληροφορίες δραστηριότητας.

Βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί το πλαίσιο ελέγχου "Χρεώσιμο". Το πλαίσιο ελέγχου "Χρεώσιμο" εμφανίζεται στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου Χρονική / Ενιαία δραστηριότητα. Επιλέγοντας το πλαίσιο "Χρεώσιμο", αναφέρετε στο QuickBooks ότι πρέπει να διατηρεί αυτήν την εγγραφή μιας τιμολογητέας δραστηριότητας για μεταγενέστερη εγγραφή σε τιμολόγιο.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά "Προηγούμενο" και "Επόμενο" που εμφανίζονται στο επάνω μέρος του παραθύρου "Χρόνος / Εισαγωγή Ενιαίας Δραστηριότητας", για να εμφανίσετε τα στοιχεία του χρονισμού δραστηριότητας.Σημειώστε επίσης ότι το κουμπί ορθογραφίας είναι επίσης διαθέσιμο στο παράθυρο Time / Enter Single Activity.

Μπορείτε λοιπόν να κάνετε κλικ στο κουμπί Ορθογραφικός έλεγχος για να ελέγξετε ορθά την περιγραφή των σημειώσεων που εισάγετε - κάτι που είναι καλή ιδέα επειδή αυτές οι πληροφορίες θα εμφανιστούν αργότερα σε ένα τιμολόγιο.

Το QuickBooks επιτρέπει επίσης στους υπαλλήλους σας να εισέλθουν άμεσα στον χρόνο τους. Επιλέξτε την επιλογή Πελάτες → Εισαγωγή ώρας → Αφήστε τους υπαλλήλους να εισέλθουν στην εντολή τους για να λάβουν πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας αυτής της υπηρεσίας ιστού.